6 essentiële Power BI tips!
Power BI is de interactieve tool van Microsoft voor het visualiseren van jouw data. In Power BI kun je op een eenvoudig en laagdrempelig manier data omzetten naar visuele weergaven. Hiermee kun je inzicht krijgen in bijvoorbeeld jouw bedrijfsprestaties. In deze blog geef ik je 6 essentiële Power BI tips zodat jouw BI traject een vliegende start krijgt!
Begin met een duidelijk doel, wat wil je laten zien?
Breng in kaart wat je wilt laten zien. In Power BI zet je op een makkelijk manier ruwe data om in een visuele weergave. Na het uploaden van data of het koppelen van een databron, kies je in het ‘Report’ scherm een visualisatie. Als vooraf bekend is welke inzichten je wilt verkrijgen kun je hier met de juiste visualisaties op een makkelijk manier naartoe werken. Veel organisaties vergeten deze stap. Mijn tip is dan ook om te beginnen met de 3 w’s en de h. Nu vraag je je wellicht af, waar heb je het over… Voordat ik aan de slag ga met een BI traject beantwoord ik: Wat gaan we doen?, Voor wie doe we dit?, Waarom doen we dit? Hoe doen we dit? Het beantwoorden van deze vragen helpt je dit inzicht te krijgen!
Maak de data bruikbaar zonder hier te veel tijd in te steken
Met Excel kun je de waarde van een cel weergegeven. Bijvoorbeeld bij een datum. Als deze wordt weergegeven als een getal, dan wordt de datum niet getoond. Hetzelfde is van toepassing op valuta, percentages, etc. Maak je data bruikbaar door deze goed te controleren en te corrigeren. Zet hiervoor de Power Query in van Power BI. Hierin zit een ETL functionaliteit wat het makkelijk maakt om deze mutaties uit te voeren. Met deze functie is het ook mogelijk om logica aan te brengen in de data. Koppel de datasets door inhoudelijke waarden aan elkaar te verbinden.
Gebruik buttons om snel te filteren
Alle rapporten in Power BI zijn interactief. Verander je bijvoorbeeld het filter naar een andere geografische locatie, dan zie je dit in alle rapporten binnen je Power BI dashboard terug. Bij de presentatie kan het zijn dat je data wil laten zien maar je niet goed weet welke filtering nodig is. Door het gebruik van buttons kun je de gebruiker zelf de filtering laten toepassen. De button moet je zien als vooraf gedefinieerde filter. Zo kan je meerdere filter naast elkaar zetten zodat snel geschakeld kan worden tussen de verschillende weergaven.
Gebruik een online databron voor realtime inzicht
Naast de standaard Excel bestanden en data dumps, kun je Power BI ook koppelen aan SharePoint-lijsten en SQL-databases. Naast de oude gegevens lees je ook realtime
gegevens in uit de database van je systemen in je zelfontwikkelde Power BI dashboard.
Wist je dat Power BI ook gebruikt kan worden om bijvoorbeeld Facebook prestaties te monitoren. Koppel je facebook account en krijg inzicht in de activiteiten rondom je Facebook berichten!
Deel je gepubliceerde dashboards!
Een ideale manier om je data-analyses te verspreiden is via een dashboard. Een dashboard is een publicatie weergave waarop je zelf aan kunt geven welke onderdelen van je rapport op het Power BI dashboard moeten komen. Op deze manier filter je automatisch de juiste data voor de juiste doelgroep. Het verspreiden van het dashboard naar de doelgroep kan via het ‘delen’ menu. Waar je vroeger nog alles als bijlage meestuurde, kun je nu mensen uitnodigen voor het bekijken van de analyses. Hierdoor kun je het dashboard ook publiceren via SharePoint en Teams. Op deze manier beheer je de toegang tot het bestand en blijft iedereen op de hoogte.
Til je data analyse naar een hoger niveau
Wanneer je gebruikmaakt van een Office 365 omgeving, is het mogelijk om meerdere Microsoft oplossingen aan elkaar te koppelen. Maak een koppeling tussen Flow, Powerapps en Power BI om data snel te verwerken en te verzamelen. Waar Power BI een analyse tool is, zijn PowerApps en Flow applicaties die het werkproces ondersteunen. Zo kan je PowerApps gebruiken als in- en output voor Power BI en automatiseer je het verwerkingsproces met Microsoft Flow. SharePoint Online kun je in dit geval weer gebruiken als Cloud opslag locatie. Zo heb je met Office 365 al alle tools in huis om voortvarend te starten met je project!
Wil je zelf met Power BI aan de slag? Heb je naast deze Power BI tips aanvullende vragen? Ik help je graag verder op weg. Je kunt mij mailen op info@xtrm-dev.com.