7 tips voor het managen van een digitaal team

1. Creëer een goede werksfeer

Werken op afstand kan stressvol zijn. Het kan helpen om te investeren in kwalitatief goede werkplekken met thuiswerk hulpmiddelen zoals een goede bureaustoel en een extra scherm. Ook doe je er goed aan om teamleden aan te moedigen door de dag heen soms informele gesprekken te voeren met collega’s en klanten. Dit doe je in het kantoorleven tenslotte ook, daar praat je met elkaar bij de koffieautomaat. Dit gedrag draagt bij aan een goede werksfeer waardoor medewerkers beter in hun vel zitten en makkelijker gefocust kunnen blijven.   

2. Communicatie en documentatie zijn key voor een digitaal team

Wanneer een team op afstand werkt, is het belangrijk om regelmatig teamvergaderingen te houden. Daarnaast is het cruciaal om werkafspraken of voortgang volledig en duidelijk te documenteren, zodat iedereen op één lijn zit. Hoewel vergaderingen productief kunnen zijn moet je ook oppassen dat je teamleden niet alleen maar digitaal vergaderen. Tijdens de coronacrisis had een collega van mij het zelfs al over ‘Zoom zombies’ en ‘Teams terreur’. Dan sla je misschien je doel voorbij. Als teamleden al hun tijd in vergaderingen doorbrengen, zullen ze zich overbelast en opgebrand voelen. Om een juist evenwicht te vinden, creëer je goede documentatie die mensen in staat stelt om ook antwoorden te vinden via passieve communicatie in plaats van enkel actieve communicatie. 

3. Zorg dat alles via 1 bron beschikbaar is

Teams werken beter samen op afstand als ze één plek hebben waar alles wordt opgeslagen. Een plek waar ze met elkaar kunnen communiceren en afspraken kunnen plannen. Microsoft 365 is hier perfect voor. Het heeft alle apps die je nodig hebt om je bedrijf te runnen vanuit verschillende locaties. Denk aan Outlook en Teams maar ook apps als Planner en OneNote. Maar natuurlijk ook je standaard Office-applicaties als Word, PowerPoint en Excel. Je kunt bestanden delen, onlinevergaderingen houden of zelfs tijd inplannen om mensen (virtueel) te laten samenwerken. 

4. Kies voor de beste kanalen en hou de focus op deze

Communicatie is essentieel bij het managen van teamleden en zeker als ze op afstand werken. Er zijn dan ook veel manieren om met een digitaal team te communiceren, denk aan bellen, whatsapp, Teams, email, videobellen, etc. Het is echter het beste om een aantal van deze manieren van communiceren te kiezen en daaraan vast te houden. 

Je voorkomt hiermee dat teamleden verschillende vormen van communicatie gebruiken en er verwarring ontstaat. Het is om die reden dan ook beter om alles zoveel mogelijk gecentraliseerd te houden. 

5. Vastleggen van je processen

Effectieve processen en workflows helpen het digitaal team productiever te zijn. Het vastleggen van die processen helpt je niet alleen nieuwe teamleden snel en makkelijk in te werken, maar zorgt ook voor consistentie binnen het huidige team. Hiervoor kun je checklists, sjablonen en andere hulpmiddelen gebruiken om processen te helpen beheren. 

6. Voorkom micro managen

Als je teamleden zich niet in jouw nabije omgeving bevinden kan het verleidelijk zijn om veel taken die zij uitvoeren op afstand te willen controleren. Doe dit niet te veel, dit kan erg frustrerend zijn.  Een van de beste manieren om je teamleden te helpen slagen, is een omgeving te creëren waarin zij zich prettig en zeker genoeg voelen om hun werk te doen zonder voortdurend toezicht. Vertrouw erop dat je werknemers hun verantwoordelijkheid nemen en hun werk goed uitvoeren.  

7. Respecteer de werktijden ook bij thuiswerken

Ook wanneer teamleden thuiswerken is het belangrijk om hun grenzen te respecteren. Als zij niet naar kantoor komen is er een minder grote scheiding tussen werk en privé. Probeer hen ’s avonds laat daarom niet meer te storen. Je teamleden hebben namelijk ook tijd nodig om na werk te ontspannen en tot rust te komen voor ze aan de volgende werkdag beginnen.  

Meer weten?

Volg ons op LinkedIn om op de hoogte te blijven van nieuwe blogs en ontwikkelingen.