Back-up voor je Microsoft 365 omgeving

Een middagje googlen (of bingen 😉) leert je al snel dat er meer dan 50 leveranciers zijn van oplossingen die je M365 data back-uppen. Als je dan iets verder kijkt kom je er al snel achter dat al deze oplossingen nogal veel van elkaar verschillen. Grootste verschil zit hem in de kwaliteit van de tools en de integratie mogelijkheden met M365. Veel leveranciers zijn partijen die bekend zijn van de on-prem oplossingen die ze hadden. Dit zijn vaak herkenbare oplossingen die zijn doorontwikkeld. Mijn ervaring is echter dat dit niet altijd lekker samenwerkt met de cloudoplossingen die we vandaag de dag gebruiken. Een uitdaging waar iedere leverancier mee om moet gaan zijn de API’s van M365 waar ze tot veroordeeld zijn. Dit heeft gevolgen voor de snelheid en frequentie van back-ups. Ik kom daar laten in dit blog nog even op terug.

Helaas zijn er niet heel veel oplossingen die specifiek voor de cloud zijn ontwikkeld. Best wel gek gezien de enorme groei aan M365 gebruikers. IDC heeft onderzoek gedaan naar de back-up markt en schat in dat de totale back-up markt ongeveer 9 miljard euro is. Terwijl ze schatten dat de markt van M365 back-up oplossingen tussen de 100 en 150 miljoen euro is. Dit is dus maar 1,5 tot 2% van de totale markt voor back-up oplossingen. Gezien de geringe markt en de enorme installed base kun je betwijfelen of veel klanten echt op zoek zijn naar een oplossing. De marktomvang zou anders een stuk groter zijn en leveranciers zouden hier wel op in spelen.

Ik denk dat door de standaard mogelijkheden voor data protectie binnen M365 de noodzaak voor een back-up deels niet aanwezig is. In tegenstelling tot veel on-prem Microsoft oplossingen (Exchange en bijvoorbeeld SharePoint) heeft M365 veel standaard beschikbare functionaliteiten.

Een mooie functionaliteit die een heel groot deel van de noodzaak tot terugzetten van backups overbodig maakt is de dubbele prullenbak binnen M365. Bestanden die je verwijdert uit bijvoorbeeld Microsoft Exchange Online, OneDrive of SharePoint Online zijn tussen de 30 en 93 dagen na verwijdering nog beschikbaar. En als ze uit de prullenbak verdwenen zijn is er voor de beheerder nog een tweede prullenbak beschikbaar waar de bestanden nog benaderbaar zijn. Een beheerder kan als het mis is gegaan deze bestanden nog herstellen. Voor veel organisaties is deze bewaartermijn voldoende om per ongeluk verwijderde bestanden terug te halen. Hierdoor ontbreekt de noodzaak voor extra tools die dit over nemen.

Daarnaast hebben OneDrive en SharePoint ook nog de mogelijkheid om versiebeheer in te richten. Deze functies zijn geïntegreerd in de gebruikers en beheerdersinterface. In feite is dit een extra beschermlaag voor de meest voorkomende problemen zoals bijvoorbeeld het onbedoeld overschrijven van bestanden en andere gebruikersfouten.

Microsoft biedt ook oplossingen voor lange termijn data retention, e-Discovery en archiverings add-ons. Dit kun je terugvinden in het Microsoft Compliance Center, maar ze zijn alleen beschikbaar bij specifieke licenties. Met de juiste licenties maak je het mogelijk om onbeperkt data retention en versiebeheer mogelijk te maken. Wij helpen organisaties met het uitzoeken van de juiste licentie voor jouw organisatie. Neem gerust contact met ons op.

De Microsoft archiveringstools zijn goed geïntegreerd binnen de gehele M365 omgeving. Deze hebben geen last van eventuele beperkingen door API’s. Dit heeft als voordeel dat de oplossingen een zeer hoge snelheid hebben gecombineerd met een hoge beschikbaarheid. Doordat third-party back-up oplossingen wel gebruik moeten maken van de API hebben ze ook te maken met de beperkingen die deze API heeft. Dit heeft impact op de back-up frequentie en dit kan vaak maar x aantal keer per dag en niet real time. Daarnaast dekken ze niet de gehele M365 omgeving af. De standaard Microsoft tools dekken wel de gehele omgeving af en kunnen real time bescherming bieden.

De standaard tools van Microsoft hebben dan wel goede data retention en zoek opties, maar het ontbreekt aan automatische herstelopties. Er is geen knop aanwezig waarmee je geautomatiseerd een complete roll-back kunt uitvoeren. Als je dus gebruik wilt maken van dit soort functionaliteit dien je de data die je wilt herstellen te downloaden om vervolgens handmatig terug te plaatsen binnen je M365 omgeving. Je kunt je voorstellen dat dit niet heel lekker werkt als het gaat om grote hoeveelheden data. Wij hebben hier wel scripts voor ontwikkeld die je een hoop tijd besparen.

De betrouwbaarheidspercentages van de Microsoft services zijn ongelofelijk. In de eerste drie kwartalen van 2020 was de uptime 99,97%. Dit is erg goed en kan eigenlijk niet worden gegarandeerd bij zelf gehoste systemen. Doordat de opslag onder de apps en services draaien op gevirtualiseerde  storage die geografisch redundant is uitgevoerd is de impact van defecte hardware of datacorruptie zo goed als uitgesloten.