Back-up voor je Microsoft 365 omgeving, noodzaak of overbodige luxe?

Een van de meest gevoerde discussies die ik tegenkom bij klanten na het inrichten van de M365 omgeving is: hoe gaan we om met een back-up van de data?

Vroeger toen we on-prem of vanuit een datacenter werkten was het volstrekt logisch om back-up faciliteiten in te richten. Tegenwoordig bij het werken in de cloud zijn er steeds meer mensen die hier vraagtekens bij zetten. Maar is het nu niet of juist wel nodig? In deze blog probeer ik die vraag voor je te beantwoorden en de verschillende standpunten te belichten.

back-up

Wat voor oplossingen zijn er eigenlijk om te back-uppen?

Een middagje googlen (of bingen 😉) leert je al snel dat er meer dan 50 leveranciers zijn van oplossingen die je M365 data back-uppen. Als je dan iets verder kijkt kom je er al snel achter dat al deze oplossingen nogal veel van elkaar verschillen. Grootste verschil zit hem in de kwaliteit van de tools en de integratie mogelijkheden met M365. Veel leveranciers zijn partijen die bekend zijn van de on-prem oplossingen die ze hadden. Dit zijn vaak herkenbare oplossingen die zijn doorontwikkeld. Mijn ervaring is echter dat dit niet altijd lekker samenwerkt met de cloudoplossingen die we vandaag de dag gebruiken. Een uitdaging waar iedere leverancier mee om moet gaan zijn de API’s van M365 waar ze tot veroordeeld zijn. Dit heeft gevolgen voor de snelheid en frequentie van back-ups. Ik kom daar laten in dit blog nog even op terug.

Helaas zijn er niet heel veel oplossingen die specifiek voor de cloud zijn ontwikkeld. Best wel gek gezien de enorme groei aan M365 gebruikers. IDC heeft onderzoek gedaan naar de back-up markt en schat in dat de totale back-up markt ongeveer 9 miljard euro is. Terwijl ze schatten dat de markt van M365 back-up oplossingen tussen de 100 en 150 miljoen euro is. Dit is dus maar 1,5 tot 2% van de totale markt voor back-up oplossingen. Gezien de geringe markt en de enorme installed base kun je betwijfelen of veel klanten echt op zoek zijn naar een oplossing. De marktomvang zou anders een stuk groter zijn en leveranciers zouden hier wel op in spelen.

Standaard beveiliging Microsoft 365 als back-up functionaliteit?

Ik denk dat door de standaard mogelijkheden voor data protectie binnen M365 de noodzaak voor een back-up deels niet aanwezig is. In tegenstelling tot veel on-prem Microsoft oplossingen (Exchange en bijvoorbeeld SharePoint) heeft M365 veel standaard beschikbare functionaliteiten.

Een mooie functionaliteit die een heel groot deel van de noodzaak tot terugzetten van backups overbodig maakt is de dubbele prullenbak binnen M365. Bestanden die je verwijdert uit bijvoorbeeld Microsoft Exchange Online, OneDrive of SharePoint Online zijn tussen de 30 en 93 dagen na verwijdering nog beschikbaar. En als ze uit de prullenbak verdwenen zijn is er voor de beheerder nog een tweede prullenbak beschikbaar waar de bestanden nog benaderbaar zijn. Een beheerder kan als het mis is gegaan deze bestanden nog herstellen. Voor veel organisaties is deze bewaartermijn voldoende om per ongeluk verwijderde bestanden terug te halen. Hierdoor ontbreekt de noodzaak voor extra tools die dit over nemen.

Daarnaast hebben OneDrive en SharePoint ook nog de mogelijkheid om versiebeheer in te richten. Deze functies zijn geïntegreerd in de gebruikers en beheerdersinterface. In feite is dit een extra beschermlaag voor de meest voorkomende problemen zoals bijvoorbeeld het onbedoeld overschrijven van bestanden en andere gebruikersfouten.

Standaard archivering Microsoft 365 als back-up oplossing

Microsoft biedt ook oplossingen voor lange termijn data retention, e-Discovery en archiverings add-ons. Dit kun je terugvinden in het Microsoft Compliance Center, maar ze zijn alleen beschikbaar bij specifieke licenties. Met de juiste licenties maak je het mogelijk om onbeperkt data retention en versiebeheer mogelijk te maken. Wij helpen organisaties met het uitzoeken van de juiste licentie voor jouw organisatie. Neem gerust contact met ons op.

De Microsoft archiveringstools zijn goed geïntegreerd binnen de gehele M365 omgeving. Deze hebben geen last van eventuele beperkingen door API’s. Dit heeft als voordeel dat de oplossingen een zeer hoge snelheid hebben gecombineerd met een hoge beschikbaarheid. Doordat third-party back-up oplossingen wel gebruik moeten maken van de API hebben ze ook te maken met de beperkingen die deze API heeft. Dit heeft impact op de back-up frequentie en dit kan vaak maar x aantal keer per dag en niet real time. Daarnaast dekken ze niet de gehele M365 omgeving af. De standaard Microsoft tools dekken wel de gehele omgeving af en kunnen real time bescherming bieden.

De standaard tools van Microsoft hebben dan wel goede data retention en zoek opties, maar het ontbreekt aan automatische herstelopties. Er is geen knop aanwezig waarmee je geautomatiseerd een complete roll-back kunt uitvoeren. Als je dus gebruik wilt maken van dit soort functionaliteit dien je de data die je wilt herstellen te downloaden om vervolgens handmatig terug te plaatsen binnen je M365 omgeving. Je kunt je voorstellen dat dit niet heel lekker werkt als het gaat om grote hoeveelheden data. Wij hebben hier wel scripts voor ontwikkeld die je een hoop tijd besparen.

Waarom waren back-up oplossingen bij on-prem systemen dan onomstreden?

De meest voor de hand liggende reden waarom back-up onomstreden was, was het uitvallen van de onderliggende hardware. Op het moment dat de hardware waarop het systeem draaide uitviel kon de data verloren raken of ‘corrupt’ worden. In zo’n geval was je alles kwijt indien er niet een goede back-up voorhanden was. Maar met de komst van managed cloud services is dit verleden tijd. Microsoft neemt deze zorg volledig uit je handen. Zij nemen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de infrastructuur en de applicaties en services die daarop draaien.

De betrouwbaarheidspercentages van de Microsoft services zijn ongelofelijk. In de eerste drie kwartalen van 2020 was de uptime 99,97%. Dit is erg goed en kan eigenlijk niet worden gegarandeerd bij zelf gehoste systemen. Doordat de opslag onder de apps en services draaien op gevirtualiseerde  storage die geografisch redundant is uitgevoerd is de impact van defecte hardware of datacorruptie zo goed als uitgesloten. 

Waarom zou je dan wel een back-up gebruiken?

De enige reden die ik kan bedenken is een papieren argument. In de contracten en Service Level Agreements zetten cloud leveranciers, om zichzelf in te dekken, dat de online services af en toe onderbroken kunnen worden. Daarnaast adviseren ze om regelmatig een back-up te maken van je data. Op die manier zijn zij juridisch gezien niet aansprakelijk als er toch iets mis zou gaan, maar echt realistisch is dit niet. Sterker nog, je zou je kunnen afvragen of we niet veel grotere problemen op aarde hebben als de cloud diensten stoppen met werken. Ons complete moderne leven zal stil vallen, dus ik vermoed dat Microsoft er alles aan doet om dat te voorkomen! 

Moet ik nu wel of geen back-up bijhouden?

In principe heeft Microsoft dus voldoende tools voor je beschikbaar om je data veilig te houden. Indien je om wat voor reden dan ook toch kiest om via een third-party oplossing back-ups te maken moet je wel eerst goed onderzoek doen naar de mogelijkheden. Er zijn veel aanbieders met onderling grote verschillen.

Veruit de meeste klanten die ik zie hebben geen alternatieve oplossing voor back-ups. In het eerder genoemde onderzoek van IDC komt naar voren dat de meeste Microsoft 365 gebruikers geen back-up oplossing van derden gebruiken. Hieruit zou je kunnen afleiden dat een extra back-up oplossing niet nodig is voor het grootste gedeelte van de organisaties die M365 gebruikt. Mocht je toch redenen zien waarom je organisatie de uitzondering op de regel is dan zou ik dat echt nog een keer kritisch bekijken!

Wat wel van belang is, is dat de beheerder van jouw M365 omgeving goed de data recovery functionaliteiten van de omgeving kent en kan beoordelen of de instellingen goed staan om jouw data te beschermen.

Wij kunnen je helpen om de juiste oplossing te selecteren of om jouw M365 omgeving zo te configureren dat jouw data veilig is!

Wil je de hulp van xtrm inschakelen? 

laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP