Breakout rooms Microsoft Teams

Wanneer je tijdens een meeting gebruik maakt van breakout rooms in Teams wordt de groep opgesplitst in kleinere subgroepen. De organisator kan vooraf de samenstelling van de groepen bepalen óf deelnemers automatisch laten toewijzen aan de verschillende groepen. In deze subgroepen is het mogelijk om bijvoorbeeld te brainstormen of een groepsopdracht te maken. Wanneer het weer tijd is om de vergadering met iedereen voort te zetten sluit je de rooms af. Dit kan binnen een vooraf vastgestelde tijd of jij als organisator kan dit op een door jou gewenst moment doen.

Zoals bij de vorige vraag al een beetje beschreven is het mogelijk om in subgroepen te werken in de rooms. Op die manier wordt het makkelijker om meerdere personen actief te laten deelnemen aan vergaderingen, trainingen of lessen. Omdat er met een kleinere groep mensen wordt samengewerkt heeft iedereen de kans om aan het woord te komen.

Iedere breakout room is eigenlijk een aparte Microsoft Teams meeting. Daarom zijn ook alle functionaliteiten die je van een normale teams meeting gewend bent aanwezig. Denk aan het delen van je scherm of het gebruik maken van het Microsoft Whiteboard. Benieuwd wat Microsoft Whiteboard is, klik dan hier!

Hoe de rooms aangemaakt kunnen worden vertel ik bij vraag nummer 4. Maar het is eerst handig om te weten wie dit eigenlijk kan doen. Alleen als organisator van de vergadering is het mogelijk om dit aan te maken.

Ben jij al enthousiast geworden over de mogelijkheden die de breakout rooms in Teams bieden? Leuk! Een veel gestelde vraag is: ‘hoe maak je breakout rooms in Teams?’ Dit kan op verschillende manieren en momenten.

 

1. Aanmaken van breakout rooms voor de vergadering.
Weet je voor je vergadering al dat je gebruik gaat maken van rooms dan kan je deze al aanmaken in de voorbereiding naar de vergadering toe. Dit doe je door het openen van de vergaderafspraak in Teams.

Nadat de ruimtes zijn aangemaakt heb je verschillende opties:

• De ruimtes een naamgeven
• Deelnemers van de vergadering toewijzen aan de ruimte – automatisch of handmatig
• De vergaderopties per ruimte instellen.

De breakout rooms zijn nu aangemaakt maar wat nu? Tijdens de vergadering zul je namelijk deze rooms moeten beheren. Voor het beheren van deze rooms heb je verschillende mogelijkheden. Wanneer de breakout rooms gesloten zijn, zijn dit de mogelijkheden die je hebt.

Bij het vullen van de breakout rooms heb je twee opties. Automatisch en handmatig vullen. Wanneer je kiest voor het automatisch vullen van de ruimtes worden de deelnemers evenredig verdeeld over de rooms.

Kies je voor handmatig vullen dan kan jij als beheerder bepalen wie in welke ruimte komt. Dit is bijvoorbeeld handig als de deelnemers in vaste groepen moeten werken.

Het is mogelijk om meerdere personen de mogelijkheid te geven om de aparte vergaderruimtes te beheren. Hiervoor is het belangrijk dat je een presentator selecteert. Dit kan je doen door het openen van de vergaderopties en te kiezen voor Specifieke personen bij ‘Wie kan presenteren?’.

Wanneer je in dit instellingenmenu personen hebt toegevoegd kun je in de instellingen van de breakout rooms een mede beheerder aanwijzen.

In principe kan je iedereen die in dezelfde omgeving is ingelogd als jijzelf (de organisator van de vergadering) presentator en mede beheerder te maken. Het beheren van de ruimtes is door één persoon tegelijk mogelijk en het beheer kan je van elkaar overnemen.

Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig, omdat het afhankelijk is van de instellingen van de vergadering en de instellingen in je organisatie.

Deelnemers kunnen niet zelf bepalen in welke ruimte zij terecht komen en kunnen ook niet gedurende de vergadering wisselen van ruimte.

Wanneer jij niet de organisator bent en niet bent aangewezen als medebeheerder is het icoon niet beschikbaar voor jou.

In deze blog zijn de meest gestelde vragen aan Google over breakout rooms beantwoord maar zeker niet alle instellingen en mogelijkheden zijn aan bod gekomen. Het gebruiken van deze functie geeft je de mogelijkheid om nog meer uit je onlinevergadering te halen!