Normaal gesproken maak ik blogs over een thema dat ik voorbij zie komen vanuit Microsoft of over vragen die wij tegen komen bij klanten. Maar voor deze blog pak ik het anders aan! We hebben onderzocht wat de meest gestelde vragen zijn aan Google als het gaat om breakout rooms in Microsoft Teams. Daar ga ik in deze blog antwoord op geven. Sterker nog, heb er een bonus vraag voor je bij gedaan 😉
breakout rooms teams

1. Wat zijn breakout rooms?

Wanneer je tijdens een meeting gebruik maakt van breakout rooms in Teams wordt de groep opgesplitst in kleinere subgroepen. De organisator kan vooraf de samenstelling van de groepen bepalen óf deelnemers automatisch laten toewijzen aan de verschillende groepen. In deze subgroepen is het mogelijk om bijvoorbeeld te brainstormen of een groepsopdracht te maken. Wanneer het weer tijd is om de vergadering met iedereen voort te zetten sluit je de rooms af. Dit kan binnen een vooraf vastgestelde tijd of jij als organisator kan dit op een door jou gewenst moment doen.

2. Waarvoor gebruik je breakout rooms?

Zoals bij de vorige vraag al een beetje beschreven is het mogelijk om in subgroepen te werken in de rooms. Op die manier wordt het makkelijker om meerdere personen actief te laten deelnemen aan vergaderingen, trainingen of lessen. Omdat er met een kleinere groep mensen wordt samengewerkt heeft iedereen de kans om aan het woord te komen.

Iedere breakout room is eigenlijk een aparte Microsoft Teams meeting. Daarom zijn ook alle functionaliteiten die je van een normale teams meeting gewend bent aanwezig. Denk aan het delen van je scherm of het gebruik maken van het Microsoft Whiteboard. Benieuwd wat Microsoft Whiteboard is, klik dan hier!

3. Wie kan breakout rooms aanmaken?

Hoe de rooms aangemaakt kunnen worden vertel ik bij vraag nummer 4. Maar het is eerst handig om te weten wie dit eigenlijk kan doen. Alleen als organisator van de vergadering is het mogelijk om dit aan te maken.

4. Hoe maak je breakout rooms in Teams?

Ben jij al enthousiast geworden over de mogelijkheden die de breakout rooms bieden? Leuk! Een veel gestelde vraag is hoe je breakout rooms in Teams aanmaakt. Dit kan op verschillende manieren en momenten.

 

1. Aanmaken van breakout rooms voor de vergadering.
Weet je voor je vergadering al dat je gebruik gaat maken van rooms dan kan je deze al aanmaken in de voorbereiding naar de vergadering toe. Dit doe je door het openen van de vergaderafspraak in Teams.

breakout_rooms
breakout_room_ruimte
Nadat de ruimtes zijn aangemaakt heb je verschillende opties:

  • De ruimtes een naamgeven
  • Deelnemers van de vergadering toewijzen aan de ruimte – automatisch of handmatig
  • De vergaderopties per ruimte instellen.
 2. Aanmaken van breakout rooms tijdens de vergadering.
Zit je in een vergadering en besluit je om gebruik te gaan maken van de rooms dan kun je deze ook gedurende de vergadering starten. Dit doe je door op de button breakout rooms of aparte vergaderruimten te klikken.
tijdens

Je kunt nu kiezen hoeveel rooms je aan wilt maken en of de personen handmatig of automatisch moeten worden toegevoegd.

5. Wat kan de beheerder tijdens een breakout room sessie?

De breakout rooms zijn nu aangemaakt maar wat nu? Tijdens de vergadering zul je namelijk deze rooms moeten beheren. Voor het beheren van deze rooms heb je verschillende mogelijkheden. Wanneer de breakout rooms gesloten zijn, zijn dit de mogelijkheden die je hebt.
  1.  Het toewijzen van deelnemers.
  2. Het openen van de breakout rooms – wanneer je deze optie gebruikt worden de deelnemers naar de breakout rooms verplaatst en dit is pas mogelijk als er deelnemers aan de ruimtes zijn toegevoegd.
  3. Het aanmaken van een extra ruimte/room
  4. Een aankondiging doen – hiermee verzend je een bericht naar de chat van alle breakout rooms tegelijkertijd.
  5. Het opnieuw aanmaken van ruimtes
  6. Het verwijderen van alle bestaande ruimtes
  7. De instellingen voor de breakout rooms aanpassen.
deelnemers
breakout_ruimte

Zijn de breakout rooms eenmaal gestart dan is het mogelijk om de rooms te sluiten of om als organisator deel te nemen aan een bepaalde ruimte. Bijvoorbeeld als een groep hulp nodig heeft.

6. Wat is het verschil tussen handmatig en automatisch vullen van breakout rooms?

Bij het vullen van de breakout rooms heb je twee opties. Automatisch en handmatig vullen. Wanneer je kiest voor het automatisch vullen van de ruimtes worden de deelnemers evenredig verdeeld over de rooms.

Kies je voor handmatig vullen dan kan jij als beheerder bepalen wie in welke ruimte komt. Dit is bijvoorbeeld handig als de deelnemers in vaste groepen moeten werken.

7. Is het mogelijk meerdere beheerders binnen de breakout rooms aan te wijzen?

Het is mogelijk om meerdere personen de mogelijkheid te geven om de aparte vergaderruimtes te beheren. Hiervoor is het belangrijk dat je een presentator selecteert. Dit kan je doen door het openen van de vergaderopties en te kiezen voor Specifieke personen bij ‘Wie kan presenteren?’.
breakout_rooms_vergaderopties
Wanneer je in dit instellingenmenu personen hebt toegevoegd kun je in de instellingen van de breakout rooms een mede beheerder aanwijzen.

8. Wie kan breakout rooms beheren?

In principe kan je iedereen die in dezelfde omgeving is ingelogd als jijzelf (de organisator van de vergadering) presentator en mede beheerder te maken. Het beheren van de ruimtes is door één persoon tegelijk mogelijk en het beheer kan je van elkaar overnemen.

9. Wat kan een deelnemer tijdens een breakout room sessie?

Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig, omdat het afhankelijk is van de instellingen van de vergadering en de instellingen in je organisatie.
De deelnemer in een breakout room heeft alle functionaliteiten die de deelnemer ook heeft in de hoofdvergadering. Denk bijvoorbeeld aan het delen van het scherm. Mits toegestaan is het voor de deelnemer ook mogelijk om zelf te wisselen tussen de hoofdruimte en de aparte vergaderruimte.
presentator

10. Kunnen deelnemers zelf wisselen van ruimte?

Deelnemers kunnen niet zelf bepalen in welke ruimte zij terecht komen en kunnen ook niet gedurende de vergadering wisselen van ruimte.

11. Een bonus vraag: Waarom kan ik het breakout rooms icoon niet zien in de vergadering?

Wanneer jij niet de organisator bent en niet bent aangewezen als medebeheerder is het icoon niet beschikbaar voor jou.

In deze blog zijn de meest gestelde vragen aan Google over breakout rooms beantwoord maar zeker niet alle instellingen en mogelijkheden zijn aan bod gekomen. Het gebruiken van deze functie geeft je de mogelijkheid om nog meer uit je onlinevergadering te halen!

Meer weten?

Neem contact op met XTRM Development door onderstaand formulier in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

Wil je de hulp van xtrm inschakelen? 

laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP