Migreren naar de cloud
Om je organisatie voor te bereiden op de migratie naar de cloud is meer nodig dan alleen het uitrollen van Office 365-apps op alle bedrijfsapparaten. Het gaat ook om het verplaatsen van huidige gegevens en diensten naar een nieuwe cloud omgeving. Belangrijk onderdeel daarbij is het leren omgaan met het nieuwe cloudplatform.
Voorbereiden op Microsoft Office 365 kan een complex proces zijn. Je moet onder andere je huidige situatie in kaart brengen en beoordelen, de nieuwe omgeving voorbereiden en gegevens en accounts migreren. Door deze stappen in stukjes te breken en te verdelen kan ook jij snel en succesvol migreren naar de cloud.
Een succesvolle Office 365 onboarding omvat zeven essentiële stappen:
1. Licenties
Voordat je begint met het migreren van gegevens naar Microsoft 365 of überhaupt de omgeving kunt uitrollen, moet je de benodigde en juiste licenties voor je gebruikersbestand aanschaffen, installeren en activeren. Microsoft heeft handige overzichten waarin je kunt zien wat de verschillende licentievormen zijn en op basis daarvan een keuze kunt maken voor de licenties die passen bij jouw behoefte.
2. Breng de huidige situatie in kaart
Ga na over welke data je beschikt, waar ze zijn opgeslagen en wie er toegang tot deze gegevens heeft. Minimaal net zo belangrijk is het inzicht wie in de organisatie welke apps en diensten gebruikt. Is er ook sprake van speciale maatwerk software? En is je netwerk en internetverbinding geschikt om het werken in de cloud te ondersteunen.
3. Maak een plan
Nu de huidige situatie in kaart is gebracht is het tijd om de uitrol en migratie te gaan plannen. Gebruik de informatie die je hebt verzameld om te bepalen hoe en welke gegevens je wilt migreren. Vervolgens bepaal je ook welke migratiestrategie het beste past bij jullie organisatie. Ga je alles in één keer migreren naar de Microsoft Cloud of ga je dit opdelen in stukken en in delen migreren naar de cloud?
4. Communiceer de aanpak van je migratie
Om de overstap naar Microsoft 365 soepel te laten verlopen, moet je de migratieplannen communiceren aan alle betrokken partijen. Dit is van belang zowel binnen de organisatie als externe stakeholders, op wie de migratie effect heeft. Het is belangrijk om informatie te communiceren naar hen, zoals welke apps en bestanden worden verplaatst, wanneer en voor hoelang de migratie plaatsvindt en wat dit voor hen betekent.
5. Voorbereiden op migratie naar de cloud
Ter voorbereiding op de migratie is het belangrijk om een aantal stappen te voltooien, zodat de migratie kan plaatsvinden met een vliegende start. Denk hierbij aan het activeren van de tenant, het toevoegen van een domein aan de tenant, het verifiëren van het eigendom en het integreren van de tenant met de lokale systemen. Daarnaast is het beschikbaar stellen van de services en het overzetten van pilotgebruikers ook van belang.
Houdt hierbij rekening dat alle Microsoft 365 toepassingen, diensten en producten afzonderlijk ingeschakeld moeten worden. Hiermee wordt onder andere bedoelt: SharePoint online, Exchange Online, OneDrive, Teams, Power BI en meer.
6. De daadwerkelijke migratie naar de cloud
Om succesvol te migreren met zo min mogelijk fouten is het verstandig om eerst een proefmigratie te doen. Hiermee kun je vaststellen of je nog dingen moet wijzigen of voorbereiden voor de daadwerkelijke migratie. Check hierbij of geselecteerde data of apps goed zijn gemigreerd tijdens de proefmigratie. Als je alles hebt gecontroleerd en de proefmigratie ging goed dan kan je starten met de volledige migratie.
Tip: Maak na de migratie een back-up van de nieuwe omgeving en mocht deze gelukt zijn dan kun je de oude omgeving verwijderen. Het is wel raadzaam om dat na een tijdje te doen, zodat je 100% zeker weet dat gebruikers niets missen.
7. Beheer en adoptie
Na de migratie is het van belang om ervoor te zorgen dat de nieuwe omgeving naar behoren functioneert. Ook is het handig om iedereen te trainen zodat ze de nieuwe omgeving optimaal kunnen benutten. Hierin nemen we ook vaak werkafspraken binnen een organisatie mee zodat iedereen op een eenduidige manier werkt.
Zelf migreren naar de cloud of de hulp van een externe partij inschakelen?
Als je besloten hebt dat je naar de Microsoft Cloud wilt migreren kun je ervoor kiezen dit zelf te doen of een externe partij om hulp te vragen. Zeker in situaties waarbij veel gebruikers en veel data gemigreerd moeten worden is het verstandig om een ervaren partij in te schakelen. Die kunnen je ondersteunen bij de juiste aanpak voor jouw overstap. Daarnaast moet je er rekening mee houden dat je intern vaak niet de juiste tooling en functionele capaciteiten bezit waardoor dit tot problemen kan lijden bij de migratie.
Meer weten over onboarding naar de Microsoft 365 Cloud?
Volg ons op LinkedIn en blijf op de hoogte van de nieuwste blogs en ontwikkelingen!