Welke content kun je het beste inzetten bij de implementatie?
In een tijdperk waar Microsoft steeds nieuwe technologieën introduceert en uitbreidt kan het voor gebruikers en leidinggevenden op momenten spannend zijn om ervoor te zorgen dat medewerkers het maximale uit de beschikbare technologie halen. Er is niet altijd tijd om een uitgebreid adoptietraject uit te voeren en hoe zorg je er voor dat na de initiële adoptiefase gebruikers op de hoogte blijven van de nieuwe ontwikkelingen. Om gebruikers toch te informeren kan het creëren van gebruikerscontent een goed alternatief zijn om deze groep snel te bereiken en te informeren over de nieuwe mogelijkheden.
Hieronder lees je drie verschillende soorten content die ik vaak gebruik bij mijn adoptietrajecten en daarna.
Microsoft 365 instructievideo’s
Een instructievideo bestaat in verschillende vormen en kun je op verschillende manieren toepassen. Je kunt het bijvoorbeeld inzetten als visuele handleiding om de gebruiker snel op weg te helpen, maar ook om een uitgebreidere boodschap over te brengen. In een digitale wereld waar informatie snel bereikbaar moet zijn, is een instructievideo erg effectief zijn. Ze bieden drie belangrijke voordelen ten opzichte van traditionele trainingsmiddelen zoals papieren handleidingen.
- Gebruikers onthouden de informatie uit een instructievideo beter
Het is inmiddels bekend dat mensen heel visueel zijn ingesteld. Ook blijkt dat instructievideo’s en educatieve video’s beter presteren dan traditionele methodes. Daarom zijn ze ook erg geschikt om snel informatie over te brengen aan de gebruiker.
- Video is laagdrempeliger
Een instructievideo is aantrekkelijker dan een traditionele methode. Een gebruiker zal sneller op “play” klikken en een filmpje van enkele minuten bekijken dan dat hij een dik boekwerk met instructies gaat zitten doorlezen. Je kunt makkelijker zoeken naar het onderwerp waar je hulp bij nodig hebt en kunt snel zien hoe iets werkt. Hierdoor ben je minder kwijt tijd met een video.
- Een beeld zegt meer dan duizend woorden
Met een instructievideo wordt emotie beter overgebracht dan met een tekst. Hierdoor voelt een kijker zich meer betrokken dan bij het lezen van een document. Daarnaast kun je in een video ingewikkelde handelingen beter uitleggen dan met woorden. Denk hierbij aan functionaliteiten die minder gebruiksvriendelijk of voor de hand liggen maar wel heel erg handig zijn.
Wil je voorbeelden van filmpjes voor jouw Microsoft 365 omgeving, kijk dan eens op ons YouTube kanaal.
Microsoft 365 infographics
Infographics zijn overzichten die bestaan uit krachtige korte teksten en illustraties. De informatie wordt op een speelse manier weergegeven. Vaak wordt een infographic bij een artikel gevoegd ter versterking van de informatie. Hieronder nog een aantal voordelen voor infographics om de adoptie van Microsoft 365 binnen jouw organisatie te stimuleren.
-
- “Kort maar krachtig informatie over Microsoft 365
-
Gebruikers willen een onderwerp snel begrijpen. Veel informatie kan snel saai worden, daarom kan een infographic een perfecte manier zijn om een boodschap kort maar krachtig over te brengen aan de lezer. De inhoud en de vorm van de infographic zijn met elkaar verbonden. Met een goede combinatie van tekst en beeldmateriaal is inhoud makkelijk en snel te lezen.
- Infographics worden beter onthouden
-
Informatie in een infographic wordt op een interessante manier gebracht waardoor het ook beter blijft hangen. Ook hier, net als bij video’s, speelt het een rol dat mensen visueel zijn ingesteld. Het gebruik van kleuren helpt mensen om de beelden beter te onthouden. Mensen kunnen tot wel 80% van wat ze zien onthouden.
- Ze zijn makkelijk te gebruiken
-
Een infographic kan voor bijna alle doeleinden worden ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan interne communicatie. Zowel online als fysiek is het een handig middel. Bijvoorbeeld als onderdeel van je nieuwsbrief of als flyer om fysiek uit te delen op de werkplek. Maar ook als onderdeel op je intranet kun je een infographic plaatsen.
Zelf gebruik ik vaak de applicatie “Canva” om een infographic te maken. Ik kan je ook enkele voorbeelden sturen. Onze infographic over het gebruik van Microsoft Teams kun je ook als inspiratie gebruiken.
Handleidingen Microsoft 365
Naast alle manieren om content snel te delen met de gebruikers, is het soms noodzakelijk om een handleiding beschikbaar te stellen. Handleiding blijven nodig omdat de informatie die in een instructievideo of infographic staat vaak beperkt is. Een handleiding geeft je de ruimte om uitgebreider de applicatie te beschrijven en helpen de gebruiker om de juiste stappen te nemen. Hieronder drie redenen waarom je handleiding kunt gebruiken.
- Het vermindert het maken van fouten
Een handleiding is geschikt om het gebruik van een applicatie stap-voor-stap uit te leggen. Je geeft de gebruikers een handvat hoe ze aan de slag moeten gaan. Ze kunnen in hun eigen tempo de handleiding volgen en zelfvertrouwen opbouwen om zelfstandig met de applicatie te werken. Hierdoor maken ze minder fouten wat weer bijdraagt aan de verdere adoptie.
- Met een handleiding heb je duidelijkheid en structuur
Een handleiding zorgt dat de kennis die er binnen jouw organisatie is wordt geborgd. Daarnaast zorgt een handleiding voor een uniforme manier van werken door structuur en duidelijkheid aan gebruikers te bieden.
- Bespaart tijd bij het inwerken of opleiden van nieuwe gebruikers
Het inwerken en opleiden van gebruikers kost vaak veel tijd kosten. Door goede en up-to-date handleidingen beschikbaar te stellen kun je veel tijd besparen. Gebruikers kunnen de applicatie in hun eigen tempo in de vingers krijgen. Ook nog eens op een moment dat hen het beste uitkomt.
Varieer in content om gebruikers te helpen met Microsoft 365
Video’s, infographics en handleidingen zijn drie communicatiemiddelen die je kunt gebruiken om gebruikers wegwijs te maken met de Microsoft 365 technologie en functionaliteit. Vaak wordt er een combinatie van meerdere communicatiemiddelen gebruikt om de informatie zo goed en zorgvuldig mogelijk over te brengen aan de gebruiker. De middelen die ik heb besproken zijn zeer geschikt voor het instrueren van gebruikers. Ze zijn ook te gebruiken om te informeren over de achtergrond, het belang of toepassingsgebied van een bepaalde applicatie. Denk bijvoorbeeld over het gebruik van chat versus email of delen van bestanden via Teams versus een bijlage in de mail.
Benieuwd naar voorbeelden van bovenstaande of andere middelen? Of zelf hele positieve of negatieve ervaringen bij verschillende middelen? Mail me!