De beste Outlook tips voor een stressvrije inbox

Outlook is bij veel organisaties niet meer weg te denken. Dit veelgebruikte platform biedt de mogelijkheid om mails te versturen en vergaderingen te plannen, twee welbekende en veelgebruikte functionaliteiten van Outlook. Maar laten we ook eens stilstaan bij de andere functionaliteiten van Outlook. In deze blog lees je waardevolle Outlook tips om ervoor te zorgen dat jij het maximale uit dit krachtige communicatiemiddel haalt.

Outlook regels instellen

Met het toevoegen van een regel kan je automatisch berichten verplaatsen naar mappen, markeren en beantwoorden. Hieronder benoem ik de twee meest voorkomende voorbeelden van de vele mogelijkheden die het toevoegen van regels te bieden heeft.

1) CC mails automatisch verplaatsen naar een aparte map

Komt jouw naam regelmatig terug in de CC en stroomt jouw mailbox hierdoor over? Geen probleem, je kunt een regel toevoegen waardoor de mails, waarin jij in de CC vermeld staat, automatisch in een aparte map terecht komen.

Een regel maken in Outlook

1. Klik met de rechtermuisknop op een bestaand bericht en kies ‘Regels > Regel maken’.
2. Kies vervolgens ‘Geavanceerde opties’

3. Klik de optie ‘met mijn naam in het vak CC’ aan en druk op ‘volgende >’.

4. Klik vervolgens op ‘verplaats het bericht naar naam map’. Door op ‘naam map’ te klikken in het onderste vak kun je de map selecteren waar het bericht automatisch naar verplaatst moet worden.

5. Klik tot slot op ‘voltooien’.

Lees ook: Outlook werkt niet! Veelvoorkomende problemen én oplossingen

2) De verzending uitstellen van alle verzonden berichten

Je verstuurt een mail en terwijl je op de knop verzenden drukt, zie je dat je het verkeerde e-mailadres hebt gebruikt. Dit kan je voorkomen door een regel in te stellen welke de verzending voor bijvoorbeeld 5 minuten uitstelt. De mail kan je dan binnen deze 5 minuten verwijderen uit het Postvak UIT.

1. Ga via ‘Bestand’ naar ‘Regels en waarschuwingen beheren’.
2. Maak een nieuwe regel door op ‘Nieuwe regel’ te drukken.
3. Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik verzend’. Klik op ‘Volgende >’ en selecteer het vakje ‘Via het account naam map’.
4. Vervolgens druk je nogmaals op ‘Volgende >’ en vink je het vakje ‘aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen’ aan.

Er zijn nog vele andere opties voor het maken van regels. Van het verplaatsen van berichten op onderwerp tot het automatisch beantwoorden van een mail op basis van de afzender. Neem de tijd om dit zelf eens te verkennen.

Automatisch je Outlook opschonen

Je kent het waarschijnlijk wel. Je verstuurt een mail naar meerdere collega’s. Iedere collega reageert en zo staan er al snel tientallen mails in je postvak IN. Met de functie “Map Automatisch Opschonen” worden automatisch alle dubbele gesprekken verwijderd. Het laatste bericht wordt bewaard, hierin staan namelijk de kopieën van alle eerdere gesprekken. Nu denk je vast, dit moet ik hebben! Maar hoe stel ik dit in?

Ga naar het tabblad ‘Start’. Klik in de groep ‘Verwijderen’ op ‘Opschonen’.

Je kunt ervoor kiezen om je volledige Postvak IN, een door jou geselecteerde map of een door jou geselecteerd gesprek op te schonen.

Outlook planningsassistent

Een vergadering plannen was nog nooit zo eenvoudig als met de planningsassistent. De planningsassistent laat zien wanneer de deelnemers beschikbaar zijn voor een vergadering.

Open een nieuwe vergadering en druk op de tab ‘Planningassistent’. Deelnemers kunnen toegevoegd worden door op ‘verplichte deelnemer’ of ‘optionele deelnemer’ te klikken. De beschikbaarheid van de deelnemer wordt weergeven. Ook kun je ervoor kiezen om te klikken op ‘AutoSelectie’. Met AutoSelectie wordt automatisch de eerstvolgende beschikbare mogelijkheid gezocht.

Dit is een kleine greep uit de functionaliteiten die Outlook te bieden heeft. Mocht je meer willen weten over Outlook raadpleeg dan vooral Microsoft Support Outlook.

Lees ook: Findtime, de meest eenvoudige datumprikker

Wil jij op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen rondom Microsoft 365 of meer handige tips en tricks ontvangen? Klik dan op de onderstaande knop.

Meer Outlook tips ontvangen?

Wil je meer Outlook tips ontvangen of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief en ons te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook: