De voordelen van Microsoft Teams voor de eindgebruiker
Microsoft Teams is een veelgebruikte applicatie die vaak bij je Microsoft 365 licentie zit. Met dit programma kun je gemakkelijk chatten, videobellen en online samenwerken met je collega’s of met externen. Wel zo handig nu het thuiswerken aan populairiteit wint. Microsoft Teams werkt op alle devices, dus als je even geen laptop in de buurt hebt is dat geen probleem. Maar willen je medewerkers wel Teams gebruiken, en gebruiken ze het op de juiste manier? In deze blog leg ik uit hoe je ervoor zorgt dat je medewerkers Microsoft Teams goed gaan gebruiken.
Benadruk de voordelen van MS Teams bij je medewerkers
Microsoft Teams heeft veel voordelen. Zeker voor de eindgebruiker is het een erg gebruiksvriendelijk product. Daar lees je verderop wat meer over. Als je wilt dat jouw organisatie (meer) gebruik gaat maken van Microsoft Teams, is het belangrijk dat je de voordelen benadrukt. Laat aan je medewerkers zien wat je allemaal met Teams kunt doen. Benadruk functies als scherm delen, notities delen en het whiteboard, naast de bekende functies als chatten en vergaderen. Als de voordelen opwegen tegen de weerstand die ze wellicht hebben tegen de verandering van manier van werken, staan je medewerkers er misschien eerder voor open om ermee te gaan werken.
Wij hebben een infographic gemaakt met de voordelen en valkuilen van Microsoft Teams. Ben je benieuwd? Vraag hem hieronder dan even aan!
Gebruiksvriendelijke interface
Bij veel organisaties circuleert een groot aantal documenten die door verschillende mensen worden bewerkt. Dat maakt het lastig om de meeste recente versie te achterhalen. Bij Microsoft Teams werkt dit gelukkig anders. Je kunt te allen tijde bij de meest recente bestanden. Het is niet meer nodig om continu de aangepaste versie via de mail te versturen. Je kunt namelijk via Teams een bestand uploaden en deze bewerken. Als je hem dan weer opslaat staat hij automatisch geuploaded in Teams. Dit komt de efficiëntie van de medewerkers ten goede, waardoor er geen onnodige tijd verloren gaat. Met behulp van de chat functie binnen Teams kun je je collega eenvoudig een berichtje sturen dat er een nieuwe versie online staat. Een andere optie is om je collega te taggen met behulp van een @vermelding.
Als je Teams opent zie je aan de linkerkant het menu staan. Doordat dit menu zo overzichtelijk is, is Teams erg gebruiksvriendelijk. Hierdoor kunnen medewerkers snel hun benodigde documenten vinden en gaat er weinig tijd verloren. Ook zorgt deze makkelijke interface voor snellere acceptatie door de medewerkers.
Naast deze gebruiksvriendelijke interface is er nog iets wat erg prettig is aan Teams, zeker voor organisaties die gevoelige informatie tot hun beschikking hebben. Binnen Teams kun je ook externen op een veilige manier uitnodigen tot je Teams omgeving met documenten en chats, zonder dat je de controle over je eigen bedrijfsgegevens verliest. Teams is dus erg veilig in gebruik, mits alle rechten goed worden ingericht. We hebben een andere blog geschreven die verder ingaat op de veiligheid van Teams.
Wat moeten de medewerkers dan nog doen?
Je medewerkers hoeven voor de werking van Teams eigenlijk helemaal niks te doen. Dat is het prettige aan Microsoft Teams. Medewerkers kunnen makkelijk uitgenodigd worden voor bepaalde groepen – teams – en hierin kunnen zij alles vinden wat ze nodig hebben.
Zolang je er als organisatie maar voor zorgt dat alle rechten en dergelijken goed staan ingericht, dan kan er eigenlijk bij het gebruiken van Teams niet meer zoveel misgaan.
Mocht jouw organisatie nou tegen bepaalde problemen aanlopen, dan kun je een XTRM professional inschakelen. Doe dit door even contact met ons op te nemen. Wij hebben zowel ervaring met het helpen van organisaties die pas net beginnen met Teams als met organisaties die er al langere tijd mee werken, maar een verdiepingsslag willen maken.