Effectief gebruik van Teams met Templates & Policies

Microsoft Teams admin

Microsoft Teams heeft een eigen admin center waar alle onderdelen specifiek voor Teams in te stellen zijn. Deze is te benaderen via het Microsoft 365 admin center, of via een directe link naar het Teams admin center. Het Teams admin center is zeer uitgebreid. Teams apps, Teams phone/rooms devices, telefoonnummers worden hier beheerd. Van de instellingen voor gast gebruikers tot inzicht in de toegepaste policies op gebruikers. Maar ook de dashboards met reporting data zijn hier te vinden, waaronder de Usage Reports en de Call Quality Dashboard. Issues met de kwaliteit van (beeld)bellen? Kijk in het Call Quality Dashboard om te zien of Teams kan pinpointen waar het issue ligt.

De vele opties in het Microsoft Teams admin center is voor een andere keer. Voor nu kijken we specifiek naar twee opties binnen het admin center; Templates & Policies.

Microsoft Teams templates

De naam komt overeen met de verwachtingen. In dit deel van het admin center die te vinden is via Teams > Teams Templates (https://admin.teams.microsoft.com/teams/templates), is het mogelijk om templates te beheren.

Templates? Jazeker, voor ingerichte Teams omgevingen die een gebruiker kan kiezen bij het aanmaken van een nieuwe Teams. Standaard krijg je 15 templates (peildatum Q1 2023) standaard beschikbaar;

Eigen Microsoft Teams Templates

Via ditzelfde admin scherm kun je ook eigen Templates maken. Met “Toevoegen” kun je een Template toevoegen. Hierin heb je 3 mogelijkheden;

1. Maak een nieuwe template: Je begint met een lege template en gaat vanuit daar de template vullen/instellen.
2. Gebruik een bestaande Teams en trek daar de template van: Je hebt reeds een bestaande Teams waarvan je vindt dat deze goed werkt, dan kun je via deze optie van deze Teams een template maken.
3. Gebruik een huidige template: Selecteer één van de huidige templates, trek daar een kopie van en begin naar eigen smaak in te richten.

Wij raden aan om eigenlijk altijd voor optie 2 te gaan. Zo kun je namelijk in de praktijk de Teams helemaal instellen en testen. En zelfs een tijdje gebruiken om in de praktijk te beleven welke delen direct een waardevolle toevoeging zijn en welke beter na aanpassing aansluiten op de medewerkers. Zodra dit in de praktijk ingesteld is, kun je via de tweede optie er een template van maken. Erg handig!

Let wel op. Niet alles wordt opgeslagen in de Template. Gebruikers worden zeker niet opgeslagen en content van apps ook niet. En belangrijk, policies vanuit DLP of retentie worden ook niet meegenomen in de template. Die zullen achteraf opnieuw toegepast moeten worden (als de policies niet zo ingericht zijn dat deze automatisch toegepast worden op de content).

Microsoft Teams Policies

Er zijn meerdere policies (beleidsregels) in te richten binnen Microsoft Teams. Je begint met het instellen wat geldt voor de hele organisatie. Alle policies stel je eerst in op de Global (Org-wide default). Deze instellingen gelden voor iedereen. Vervolgens kun je per policy kijken of je een afwijkende policy wilt instellen en deze op een bepaalde groep wilt toepassen. Bijvoorbeeld voor IT administrators, vakantie krachten of juridisch persoon. Je kunt dit via Group Policy Assignment toepassen op een Microsoft 365 Groep of op een specifiek Teams Kanaal. “Geheim” intern Teams kanaal? Dan kun je daar bijvoorbeeld een andere policy op toepassen voor het toevoegen van accounts dan voor de rest van de Teams.

De algemene Teams policies gaat over de instellingen voor gebruikers functionaliteit. Mag een gebruiker een Privé kanaal aanmaken? Een Shared channel aanmaken? Mogen zij gebruikers toevoegen aan shared channels? En mogen zij uitnodigingen voor externe shared channels accepteren? Standaard laten we deze op “aan” staan, maar waar er meer grip op data en extern gebruik vereist is, is dit de eerste stop voor aanpassingen. Vooral omdat Shared Channels een oplossing is waarbij een Teams zichtbaar is voor gebruikers in Teams van verschillende organisaties zonder te switchen binnen Teams. Erg handig, maar ook verwarrend als er strenge regels gelden voor werken met externen door de gevoeligheid van data bijvoorbeeld.

Microsoft Teams templates policies

In dit deel van het admin center dat te vinden is via Teams > Templates policies (https://admin.teams.microsoft.com/policies/template-policy), stel je in welke templates beschikbaar zijn om te gebruiken door medewerkers. Als je verschillende policies hebt ingesteld voor verschillende groepen gebruikers, kun je per policy instellen welke templates beschikbaar zijn voor deze groepen.

Selecteer de policy en selecteer de templates die je wilt verbergen. Klik vervolgens op verbergen in header en de geselecteerde templates zijn niet meer beschikbaar. Naast de template policies zijn er andere policies in te richten in Microsoft Teams.

Microsoft Teams update policies

In deze policy geef je aan welke update cyclus de groep volgt. Hier is het raadzaam om de medewerkers die de nieuwe functionaliteit moeten beoordelen of testen, een aparte policy toe te kennen. De algemene instelling is het volgen van de standaard uitrol van functionaliteit van Teams. Maar je kunt een aparte groep toegang geven tot de Public Preview, zodat zij de updates eerder ontvangen.

Zo kun je voor de Microsoft Apps (Planner, OneNote, etc.) dit instellen, voor 3^e partij apps (Polly, YouTube, Trello, LucidChart, etc.) en voor custom eigen gebouwde/uitgerolde apps binnen de organisatie.

Dit zorgt ervoor dat data niet via apps kunnen wegvloeien zonder dat de organisatie daar zicht op heeft of dit goedgekeurd heeft. Ook is het zo mogelijk om ervoor te zorgen dat de medewerkers Planner gebruiken als KanBan bord en niet een 3^e partij dienst als Trello gaan gebruiken.

Microsoft Teams Apps setup policies

Via dit overzicht kun je bepalen welke apps er standaard zichtbaar zijn in de Teams omgeving en in welke volgorde deze verschijnen. Deze apps bevinden zich in de linkerbalk in Teams. Op deze manier kun je de meest efficiënte indeling voor medewerkers vaststellen. Wanneer “Calling” niet geïntegreerd is, kun je ervoor kiezen om deze standaard uit het overzicht te verwijderen. Wil je het “Bestanden” overzicht meer promoten? Verplaats hem naar de 1^e positie in de rij.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om in te stellen of gebruikers zelf custom apps mogen (standaard uitgeschakeld: aanbevolen) inladen en of zij zelf apps mogen “pinnen” in de linkerbalk in Teams.  Deze instellingen laten we zoals ze zijn.

De volgende optie is het toevoegen van Apps aan Teams voor alle gebruikers op wie de policy is toegepast. Maakt het bedrijf gebruik van Exact Online Premium? Dan kunnen deze Apps hier breed worden uitgerold en standaard beschikbaar worden gesteld aan alle medewerkers. Op deze manier kun je een digitale werkplek inrichten voor jouw medewerkers.

Microsoft Teams meeting policies

Teams wordt uiteraard enorm veel gebruikt voor online/hybride meetings. Voor het gros van de organisaties raden we aan om deze instellingen ongewijzigd te laten. Echter, in gevallen waarin er strikte regels gelden rondom communicatie en bewaartermijnen van alle “officiële” communicatie, is het raadzaam om deze lijst met instellingen door te nemen.

Interessante opties zijn onder andere het instellen van wie in de wachtruimte plaats moet nemen, het toestaan van opname van vergaderingen en de mogelijkheid om audio/video in te stellen. Vooral de laatste optie is belangrijk als er beperkingen zijn qua bandbreedte. In dat geval kan hier de bandbreedte die Teams gebruikt worden aangepast.

Microsoft Teams messaging policies

De laatste policy die we hier behandelen zijn de messaging policies. Dit is een uitgebreide set aan instellingen betreffende berichten versturen in Teams. Mag een chat verwijderd worden? Mag je zelf je eigen bericht verwijderen? Welke GIF’s staan we toe in posts? Mogen Stickers gebruikt worden in berichten? Vele opties dus om in te stellen. Ook hier bevelen we aan om voor het gros van de organisatie deze ongemoeid te laten. Alleen daar waar er strikte regels rondom communicatie en bewaartermijnen zijn voor alles dat “officiële” communicatie is, is het raadzaam om deze lijst met instellingen door te nemen.

Waarom zou ik Templates & Policies gebruiken?

Ongeacht of de organisatie groot of klein is, is er altijd een bepaalde manier van werken die bepaalde groepen herhalen. We hechten waarde aan consistentie, niet alleen omdat het prettig is, maar ook omdat het de efficiëntie bevordert en succes oplevert. Om deze reden is het verstandig om bijvoorbeeld gebruik te maken van templates. Wanneer een bepaalde structuur succesvol is gebleven voor projecten, campagnes, beheer van werkzaamheden of team management, is het handig om deze structuur in één keer uit te rollen. Geen handleiding of het continu opnieuw uitvinden van het wiel, maar een template die geüpdatet kan worden bij nieuwe inzichten voor nieuwe Teams omgevingen werkt dan geweldig.

Start klein met quick wins. Een project aanpak is meestal goed om mee te beginnen. Richt een Teams in die de projectgroepen allemaal fijn vinden om te gebruiken, maak daar een template van en start met Templates.

Teams policies helpen de organisatie om grip te krijgen op hoe Teams gebruikt wordt. Vooral de Apps policies raden wij aan om in te stellen. Het aanklikken van een externe app is gemakkelijk, maar kan leiden tot extra kosten, data lekken en shadow IT/data. Organisaties met strikte regels rondom data en communicatie helpen we graag om een goede mix van policies in te stellen, zodat de Teams goed functioneert voor medewerkers, maar de wet- en regelgeving niet verstoord wordt.