FindTime in het kort
Microsoft heeft een tijd geleden een invoegtoepassing gelanceerd die FindTime heet. FindTime is vergelijkbaar met de, bij velen bekende, datumprikker. Hiermee kan je een poll met verschillende tijdstippen uitsturen naar meerdere mensen waaruit vervolgens een voorkeurstijd komt. Het voordeel van FindTime is dat het geïntegreerd is in Outlook. Wanneer er een tijdstip is waarmee alle genodigden instemmen, dan wordt er op dat moment ook direct een vergadering ingepland. Ideaal toch?
Hoe werkt FindTime?
Wanneer FindTime als invoegtoepassing is geïnstalleerd is deze te vinden in de balk van Outlook. Wanneer je een nieuwe e-mail maakt of wanneer je een mail beantwoordt vind je de knop in de balk bovenin:
Bij een nieuwe mail vul je eerst de ontvangers en het onderwerp (je uiteindelijke meeting krijgt dezelfde naam) in en druk je vervolgens op de ‘Meeting Poll’ knop.
Bovenaan bij ‘duur’ kun je de geplande tijd van de afspraak aangeven. Daarnaast kun je ook aangeven of de afspraak tijdens de werkuren valt of niet. Deze staat als standaard ingesteld van 08.00 tot 17.00 uur. Dit is erg handig, omdat het aantal keuzes dat je moet maken dan beperkt is. Vervolgens heb je nog de optie op jouw tijdzone te selecteren door op het wereldbolicon met de timer te klikken.
Zoals te zien is op de afbeelding staat weergegeven welke maand je op het moment geselecteerd hebt. Met de pijlen aan weerszijden van de maand kunt u naar een andere maand navigeren. Door op de linker pijl te klikken gaat u een maand terug en door op de rechter pijl te klikken gaat u een maand vooruit. Daaronder staat de week weergegeven. Ook bij de weekoptie is het mogelijk d.m.v. de pijlen om een week terug of vooruit te navigeren.
Tot slot is het ook mogelijk om te sorteren op ‘Beschikbaarheid’ of ‘Tijd’. De mogelijke datum waarbij de meeste beschikbaarheid is, zal als eerste verschijnen.
Tijd aangeven
Wil je een tijd kunnen aangeven als optie, dan hoef je hier alleen maar op te klikken. Deze optie verschijnt vervolgens dan in het groen. Dit is per optie mogelijk. Wanneer je tevreden bent met alle opgegeven opties klik je vervolgens op Volgende. Let op! Belangrijk om rekening mee te houden is dat je maximaal 20 opties kunt opgeven.
Wanneer je tevreden bent en alles is ingevuld klik je op Invoegen in de e-mail. Jouw geselecteerde opties zullen dan worden toegevoegd aan de e-mail. Mocht je nog bepaalde punten willen wijzigen dan is dit uiteraard nog mogelijk. Dit kun je aanpassen aan de rechterzijde bij de instellingen of wanneer je de opties wilt wijzigen, klik je op ‘Bewerken’.
Tip: houd er rekening mee dat je op de juiste plek in de e-mail staat. Daar waar je cursor staat wordt de informatie toegevoegd.
Wanneer iedereen gereageerd heeft krijg je een e-mail. Klik vervolgens op ‘See status/Update times’ om de vergadering te kunnen plannen.
De opties worden automatisch uit je agenda gehaald en de gekozen afspraak zal definitief gemaakt worden. De genodigde krijgt hier ook een melding van en kan deze Accepteren/Weigeren zoals bij een regulier vergaderverzoek. Het kan zijn dat dit enige tijd kan duren.
Heeft de ontvanger nog niet gereageerd of heb je de e-mail niet gekregen (of verwijderd)? Je kunt altijd naar https://findtime.microsoft.com gaan en daar klikken op ‘Aanmelden’. Hier krijg je een volledig overzicht van de lopende afspraken te zien.
Afspraak wijzigen
Het onderwerp, de locatie en de duur van de afspraak kunnen later nog gewijzigd worden. Klik daarvoor op de knop ‘Bewerken’.
Ook kan een gemaakte afspraak eventueel nog geannuleerd worden. Om dit te realiseren klik je op het onderwerp om de afgegeven opties te wijzigen, de uitnodiging te annuleren of de genodigden aan te passen.
Meer informatie vind je ook op de supportsite van Microsoft: FindTime artikelen (microsoft.com).
Meer weten over FindTime?
Anderen bekeken ook:
Waarom een Secure Mail oplossing noodzakelijk is
Tegenwoordig speelt e-mail een essentiële rol bij communicatie en gegevensuitwisseling. Microsoft 365 biedt met Outlook/ Exchange een krachtig e-mailplatform, maar het verzenden en ontvangen van gevoelige informatie brengt risico's met zich mee. Om de privacy en...
Starten als Microsoft 365 consultant bij XTRM
Starten als Microsoft 365 consultant Onlangs ben ik gestart aan een nieuw hoofdstuk in mijn carrière, namelijk die als Microsoft 365 consultant bij XTRM development. Mijn doel binnen deze rol is om de kloof tussen IT en Business te verkleinen en organisaties te helpen...
Is Bing Chat Enterprise de toekomst voor zakelijk contact?
Op het Microsoft partner event Inspire dat onlangs plaatsvond waren er diversen aankondigingen. Een van deze aankondigingen was Bing Chat Enterprise. Een nieuwe vorm van Bing die vooral interessant is voor zakelijk gebruik en die sinds juli beschikbaar is in Preview....