Microsoft Teams is een handige tool die je kan helpen documenten te delen, samen te werken en te communiceren. Dit alles is plaats en device onafhankelijk! In deze blog geef ik je enkele tips om te helpen productiever gebruik te maken van Microsoft Teams.

1. Zorg voor een agenda voor de Teams meeting
Iedereen kent het wel, een Teams meeting waarbij de deelnemers afdwalen van het onderwerp waarvoor de meeting was ingepland. Dit is makkelijk te voorkomen door een duidelijke agenda te maken en de deelnemers deze vooraf toe te sturen. Zorg dat je tijdens de meeting de focus houdt op de agenda en probeer naar de onderwerpen van de agenda te refereren als het gesprek afdwaalt.
2. Zorg ervoor dat je camera en microfoon werken voordat de Teams meeting begint
Videobellen zonder goed werkend apparatuur werk niet zo goed. Voor de vergadering kun je even de tijd nemen om de camera en microfoon te testen. Op deze manier zal de vergadering vlotter verlopen en kunnen technische problemen op voorhand al opgelost worden. Het testen van de camera en microfoon kun je gemakkelijk doen via het instellingenmenu in Microsoft Teams.
3. Zet de mute knop aan op de juiste momenten tijdens Teams meetings
Wanneer je een Teams videogesprek voert, zorg er dan voor dat je de microfoon uitzet wanneer je niet hoeft te praten. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het voorkomt dat anderen naar jouw achtergrondgeluid luisteren zoals een draaiende wasmachine of een blaffende hond. Voor anderen in het videogesprek kan dit namelijk behoorlijk storend zijn.
Lees ook: Hoe kan je je scherm delen in Teams?
4. Stimuleer het gebruik van de zoekfunctie in Microsoft Teams
Steeds dezelfde herhalende vragen krijgen via Teams is onhandig. Probeer daarom zoveel mogelijk gebruik te maken van de zoekfunctie. Zo krijg je snel inzicht in de onderwerpen/vragen die al besproken zijn in chats. En is het eenvoudig om een antwoord terug te vinden in een van de bestanden die opgeslagen is in Microsoft Teams.
5. Voorkom het spammen van Teams groepchats
In groepschats worden vaak updates en ideeën gestuurd om deze met anderen te kunnen delen. Echter, wordt dit vaak een beetje teveel als iedereen een reactie zoals “goed idee” of “top” gaat sturen in een groepschat met meerdere deelnemers. Stel daarom aan iedereen voor om voortaan ‘vind ik leuks’ zoals een duimpje of andere reactie te sturen als reactie op deze updates en ideeën. Op die manier voorkom je dat de Teams chat overspoeld met onnodige berichtjes en blijft het gesprek meer bij de kern.
Meer weten?
Volg ons op LinkedIn om direct op de hoogte te zijn wanneer we een nieuwe blog publiceren.
Anderen bekeken ook:
Wat je moet weten over Microsoft Lists in Teams
In mijn vorige blog over Microsoft Lists heb je kunnen lezen wat de mogelijkheden zijn met Microsoft Lists. Omdat het gebruik van MS Teams niet meer weg te denken is, willen we deze beide M365 componenten combineren om het samenwerken met teamleden efficiënter te...
Geautomatiseerd Teams creëren
Sinds de start van de corona crisis heeft het gebruik van Teams een enorme vlucht genomen. Veel organisaties zijn Teams gaan gebruiken als middel om digitaal samen te werken en te vergaderen. Hierdoor is er ook meer vraag naar hulp bij het gebruik van Teams. Niet...
Teams: 5 handige functionaliteiten
We werken inmiddels al meer dan een jaar thuis, dus zijn we erg bedreven in het dagelijks gebruik van Teams. Microsoft heeft in de tussentijd niet stilgezeten, goed geluisterd naar gebruikers, data onderzoek gedaan, en de concurrentie bekeken. Continu voeren ze...