Frustraties voorkomen binnen Microsoft Teams

Iedereen kent het wel, een Teams meeting waarbij de deelnemers afdwalen van het onderwerp waarvoor de meeting was ingepland. Dit is makkelijk te voorkomen door een duidelijke agenda te maken en de deelnemers deze vooraf toe te sturen. Zorg dat je tijdens de meeting de focus houdt op de agenda en probeer naar de onderwerpen van de agenda te refereren als het gesprek afdwaalt. 

Videobellen zonder goed werkend apparatuur werk niet zo goed. Voor de vergadering kun je even de tijd nemen om de camera en microfoon te testen. Op deze manier zal de vergadering vlotter verlopen en kunnen technische problemen op voorhand al opgelost worden. Het testen van de camera en microfoon kun je gemakkelijk doen via het instellingenmenu in Microsoft Teams.

Wanneer je een Teams videogesprek voert, zorg er dan voor dat je de microfoon uitzet wanneer je niet hoeft te praten. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het voorkomt dat anderen naar jouw achtergrondgeluid luisteren zoals een draaiende wasmachine of een blaffende hond. Voor anderen in het videogesprek kan dit namelijk behoorlijk storend zijn.  

Steeds dezelfde herhalende vragen krijgen via Teams is onhandig. Probeer daarom zoveel mogelijk gebruik te maken van de zoekfunctie. Zo krijg je snel inzicht in de onderwerpen/vragen die al besproken zijn in chats. En is het eenvoudig om een antwoord terug te vinden in een van de bestanden die opgeslagen is in Microsoft Teams.  

In groepschats worden vaak updates en ideeën gestuurd om deze met anderen te kunnen delen. Echter, wordt dit vaak een beetje teveel als iedereen een reactie zoals “goed idee” of “top” gaat sturen in een groepschat met meerdere deelnemers. Stel daarom aan iedereen voor om voortaan ‘vind ik leuks’ zoals een duimpje of andere reactie te sturen als reactie op deze updates en ideeën. Op die manier voorkom je dat de Teams chat overspoeld met onnodige berichtjes en blijft het gesprek meer bij de kern.