Gastgebruikers binnen Microsoft Teams

Als we het hebben over het delen van informatie met externen, dan zijn er een aantal zaken waar je wellicht huiverig voor bent. Ten eerste kan het zijn dat je door het uitnodigen van externen binnen je Microsoft Teams omgeving teveel zaken deelt. Zaken die bijvoorbeeld helemaal niet relevant zijn voor de desbetreffende externe personen. Ten tweede kunnen gebruikers gevoelige informatie gaan misbruiken. Ten derde kan er wat weerstand ontstaan vanuit het beveiligingsteam. Tot slot vraag je je misschien af hoe je een externe gebruiker weer kunt verwijderen als deze geen toegang meer nodig heeft tot jouw Teams omgeving.

De belangrijkste kwestie hierbij is dat je al aan het delen bent met externen. De vraag waar het om gaat is: hoe ben je met externen aan het delen?

Als je geen beleidsregels of beveiligingsmaatregelen hebt voor het extern delen, dan laat je de beslissing aan je gebruikers van jullie Microsoft Teams omgeving over om te beslissen over hoe, wat en wanneer er wordt gedeeld. Zodra je gegevens je systeem verlaten, heb je geen controle meer over waar de gegevens terecht komen. En zodra externe gebruikers jouw gegevens hebben, weet je dan nog wel wat ze ermee gaan doen?

Voor het delen met externen kun je dataclassificatie en data loss prevention gebruiken. Met dataclassificatie bepaal je wie van de organisatie of van buiten de organisatie documenten in mogen zien. Met data loss prevention kun je regelen dat, mocht iemand per ongeluk iets versturen, het op basis van bepaalde beleidsregels tegengehouden wordt. Ook kun je heel eenvoudig mailencryptie gebruiken, mocht je iets versturen naar een extern iemand. Op deze manier geef je alleen diegene permissie om het bestand in te zien. En mocht je het idee hebben dat een bestand toch op de verkeerde plek terecht is gekomen, dan kun je binnen Microsoft 365 alle rechten intrekken.

Microsoft heeft voor de dataclassificatie en data loss prevention in deze tabel weergegeven in hoeverre deze gebruikt kunnen worden per type licentie.

Wij hebben een checklist ontwikkeld voor de implementatie van Teams, zodat je bij het toevoegen van gastgebruikers geen belangrijke stappen mist. Vraag hem hieronder aan.

Het is van belang om te weten waar en hoe je gasten toegang kunt geven en hoe je het extern delen configureert in Microsoft Teams. Houd rekening met het feit dat je in je Teams Admin Center-interface de term ‘externe toegang’ kunt tegenkomen. Er is echter een cruciaal verschil tussen de termen ‘externe toegang’ en ‘gasttoegang’.

Externe toegang geeft toegang tot een domein, waarbij de externen geen toegang hebben tot de Teams omgeving van de uitnodigende partij. Gasttoegang daarentegen geeft toegang aan een individu die vervolgens toegang heeft tot onder andere kanalen, discussies en bestanden.