Sinds de start van de corona crisis heeft het gebruik van Teams een enorme vlucht genomen. Veel organisaties zijn Teams gaan gebruiken als middel om digitaal samen te werken en te vergaderen. Hierdoor is er ook meer vraag naar hulp bij het gebruik van Teams. Niet alleen vanuit gebruikers, maar zeker ook vanuit beheerders.
Wij kregen van verschillende klanten de vraag of het mogelijk is om automatisch Teams aan te maken. En dan op zo’n manier dat deze Teams direct werden ingericht met onderdelen waar de specifieke organisatie behoefte aan had. Denk hierbij aan vooraf gedefinieerde naamgeving (prefixes), metadata, templates, vooraf bepaalde kanalen en mappen en nog veel meer.
Vragen vanuit de business waren vooral: Hoe verzekeren we dat men alleen bij die data mag die men mag zien? Hoe zorgen we ervoor dat alle benodigde onderdelen van een team of een kanaal aanwezig zijn? En hoe maken we dit proces zo kort en eenvoudig mogelijk?
Hierop bedacht ik samen met mijn collega Dennis Huijbrechts een Teams provisioning app, die aan al deze vragen zou kunnen voldoen. Technologieën die we daarvoor gebruiken zijn onder andere SharePoint, Power Automate en Azure Runbooks.
Trigger bij Teams provisioning
De app moet ergens beginnen en dat is waar de trigger voor dient. Het betekent simpelweg dat er ergens een formulier met de benodigde data ingevoerd moet worden zodat duidelijk is wat er binnen Teams aangemaakt moet worden. Hiervoor hebben we twee mogelijkheden bedacht: via een SharePoint formulier of via TopDesk. Die laatste is belangrijk (aangezien veel organisaties dit gebruiken voor hun IT support. Maar het kan uiteraard ook een andere ITSM oplossing zijn). De aanvragen komen vervolgens in de SharePoint aanvragenlijst terecht. Hier kan, men ook bijhouden welke Teams er door wie aangevraagd zijn en wat de status is van het aanmaakproces. Van hieruit wordt het proces gestart. We hebben gekozen om het proces aan de achterkant op te bouwen in modules. Op deze manier kunnen we voor iedere klant, snel een oplossing op maat configureren.
Modules Microsoft Teams provisioning
Op zijn minst moet er een naam en een team eigenaar zijn om een nieuw team aan te kunnen maken. Dus deze twee onderdelen zijn altijd aanwezig. Verder zijn er de volgende mogelijkheden:
- Goedkeuring. Als gebruikers zelf Teams mogen aanvragen is het verstandig om een goedkeuringsflow toe te voegen zodat er geen wildgroei aan Teams ontstaat.
- Prefixes. Om het uiteindelijk beheer van alle Teams makkelijker te maken kunnen er automatisch toegekende prefixes aan de teamnaam toegevoegd worden.
- Templates. Standaard heeft Teams een public of private template, maar we kunnen ook custom templates toevoegen. Hier kunnen bijvoorbeeld kanalen en tabbladen vooraf in gedefinieerd worden.
- Leden. Een lijst met leden die automatisch aan het team toegevoegd worden.
- Folders. Hiermee kunnen we automatisch folders aanmaken in kanalen.
- Metadata. Aan deze folders en kanalen kan ook automatisch metadata toegevoegd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vertrouwelijkheidslabel.
- Kanalen. Zoals ook al aangegeven bij templates kunnen we automatisch kanalen toevoegen aan een team.
- Tabbladen. Zoals ook al eerder aangegeven kunnen tabbladen automatisch toegevoegd worden.
Uiteindelijk resultaat
Met deze aanpak en modules kunnen we in een groot aantal behoeftes voorzien. Maar er zijn natuurlijk nog altijd meer onderdelen te bedenken die we toe kunnen voegen en dat zijn we dan uiteraard ook aan het doen. We hebben bij de ontwikkelingen vooral nagedacht over gebruiksvriendelijkheid en om de impact op de eindgebruiker zo klein mogelijk te houden. Dit is goed gelukt en inmiddels maken er al meerdere klanten naar volle tevredenheid gebruik van!
Wil je meer informatie of heb je interesse in de app? Neem dan even contact met ons op.
Meer weten?
Volg ons op LinkedIn om direct op de hoogte te zijn wanneer we een nieuwe blog publiceren.