Hoe beheer ik mijn SharePoint omgeving?

Een goed beheerde SharePoint omgeving is essentieel voor het succes en de effectiviteit van het platform. Denk bijvoorbeeld aan het optimaal faciliteren van de samenwerking, documentopslag en kennisdeling in de organisatie. Alleen, hoe beheer je deze krachtige tool op een effectieve manier? In deze blog verkennen we de belangrijkste richtlijnen en overwegingen die gemaakt moeten worden bij het beheer van een SharePoint omgeving.

Benieuwd hoe gezond jouw SharePoint omgeving is op basis van performance, usability en security?

1. Begrijp de unieke functionaliteiten en kenmerken van SharePoint

Voor het beheer van de SharePoint omgeving is het essentieel om een basiskennisniveau te hebben van de elementen waar SharePoint uit opgebouwd is. Duik in de terminologie zoals sites, bibliotheken, lijsten en workflows om effectief te kunnen navigeren door de SharePoint omgeving. Met deze kennis wordt het mogelijk om de vertaalslag te maken van gebruikersbehoeften naar SharePoint functionaliteiten.

2. Stel duidelijke doelen en richtlijnen op

Een goed beheerde SharePoint omgeving begint met een duidelijke visie en strategie. Definieer concrete doelen die je wilt bereiken met het platform. Denk hierbij aan functionaliteiten, de manier van samenwerken, communicatie, documentbeheer of procesautomatisering. Ook is het belangrijk voor het beheer om richtlijnen op stellen over het gebruik van de SharePoint omgeving.

Bij het inzetten van SharePoint als intranet is het bijvoorbeeld van groot belang om veel aandacht te besteden aan de navigatiestructuur, waar data staat opgeslagen en welke (web)applicaties er worden aangeboden.

3. Beheer gebruikers en machtigingen

Voor effectief toegangsbeheer is het onderhoud van de rechtenstructuur essentieel. Maak hiervoor beslissingen in de manier waarop toegang gegeven dient te worden. Denk hierbij aan het volgende:

• Welke groepen moet ik aanmaken? Kan ik mogelijk bestaande groepen gebruiken?
• Zijn er locaties op SharePoint die unieke rechten moeten bevatten?
• Wie krijgt lees-, bewerk- of beheerrechten op SharePoint?
• Handmatig of geautomatiseerd?

Zorg ervoor dat medewerkers alleen het machtigingsniveau toegekend krijgen die relevant zijn voor hun specifieke werkzaamheden. Onderhoud ook regelmatig de rechtenstructuur om ervoor te zorgen dat de dagelijkse bedrijfsprocessen onverstoord door kunnen gaan. Op deze manier hebben onbevoegden geen toegang tot onbedoelde bronnen.

4. Het classificeren van content

Een goed georganiseerde inhoudsstructuur heeft vele voordelen voor de gebruikers van een SharePoint omgeving. Door het gebruik van een logische sitestructuur, metadata en labels wordt content keurig gecategoriseerd wat de doorzoekbaarheid op het platform bevorderd. Dit helpt medewerkers om snel en efficiënt de informatie te vinden die zij nodig hebben.

5. Monitor de beveiliging, het gebruik en de performance

SharePoint biedt veel ingebouwde tools om het gebruik, beveiliging en de prestaties van het platform te monitoren. Voer periodiek analyses uit om te garanderen dat data veilig is gesteld, dat de omgeving snel genoeg presteert en dat gebruikers worden voorzien in hun behoeften. Identificeer mogelijke problemen en pas, indien nodig, de benodigde resources of instellingen aan.

Lees ook: SharePoint is langzaam, wat nu?

6. Bied ondersteuning en trainingen aan

Effectief beheer van SharePoint omvat ook het aanbieden van ondersteuning aan gebruikers. Zorg voor duidelijke instructies, trainingssessies en helpdeskondersteuning om ervoor te zorgen dat gebruikers het platform optimaal benutten. Een goed geïnformeerde gebruiker draagt bij aan het succes van de SharePoint omgeving.

7. Houd governance en compliance in gedachten

Informatie-governance en naleving van de wet- en regelgeving zijn essentieel voor het behouden van de integriteit van je SharePoint omgeving. Stel een duidelijk beleid op, zowel technisch als functioneel voor het maken, bewerken en verwijderen van inhoud. Om de mogelijkheden van het Microsoft platform maximaal te benutten kun je gebruik maken van functionaliteiten zoals vertrouwelijkheidslabels, gevoelige dataherkenning en retentiebeleid.

Al met al, een goed beheerde SharePoint omgeving heeft vele voordelen met betrekking tot de digitale werkomgeving van medewerkers. Het draagt bij aan het bevorderen van samenwerking, communicatie, kennisdeling en optimale beveiliging van data.

Heeft jouw organisatie hulp nodig bij het beheren of inrichten van de SharePoint omgeving? Onze experts staan klaar om jouw organisatie hierin te ondersteunen.

Meer weten over het beheer van een SharePoint omgeving?

Wil je meer weten over het beheer van jouw SharePoint omgeving of heb je een andere vraag over SharePoint? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook: