Wildgroei bij Microsoft Teams

Microsoft Teams is een gebruiksvriendelijke tool, dus veel mensen kunnen hier zelf ver mee komen. Naast het feit dat Teams gebruiksvriendelijk is, zijn er nog andere zaken van meerwaarde. Zo kun je één op één chatten en je kunt zowel binnen als buiten de organisatie vergaderen. Ook is er een centrale bestandsopslag met behulp van SharePoint en kun je zowel met collega’s als met mensen van buiten je organisatie aan documenten samenwerken. Maar er zitten ook wat nadelen aan Microsoft Teams. Zo kan er bijvoorbeeld wildgroei aan teams, kanalen, tabs en integraties ontstaan. Dit zijn zaken waar je zeker rekening mee moet houden als je jouw omgeving onder controle wil houden en problemen later wil voorkomen.

Geef een gebruikerstraining

Het gebruik maken van, en communiceren met/via Microsoft Teams werkt heel anders dan het communiceren in real life. Het is daarom verstandig om een training aan je medewerkers te geven met betrekking tot Microsoft Teams. Er zijn verschillende onderwerpen die je hierin naar voor kan laten komen. Bijvoorbeeld hoe je je kanalen en tabs moet gebruiken, maar ook welke integraties er allemaal kunnen plaatsvinden. Daarnaast is het slim om afspraken voor de gehele organisatie te maken. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Grote groepen (>10) = webcam en microfoon uit;
  • Kom op tijd;
  • Communiceer via de chat als je aanvullingen hebt.
MS-teams-instructie

Wildgroei

Het kan lastig zijn om je Microsoft Teams omgeving vorm te geven zodat er structuur in zit. Het komt namelijk vaak voor dat er wildgroei ontstaat. Je Teams omgeving zal in de basis een weerspiegeling zijn van je organisatiestructuur. Daarnaast krijg je nog een laag met flexibele teams voor tijdelijke samenwerkingen, projecten of bijvoorbeeld afdelingsactiviteiten. Het is verstandig om vooraf te bepalen wie welke rechten krijgt.

Ook kun je privé kanalen aanmaken. Hiermee heb je de mogelijkheid om binnen een team mensen wel of geen toegang te geven op kanaalniveau. Dit wordt met name gebruikt om informatie te scheiden.

Beveiliging

Maak met de mensen binnen jouw organisatie duidelijke afspraken over het delen van informatie met mensen van buiten de organisatie. Lees ook onze blog over werken met teams en externen. Dit is van belang zodat alle medewerkers op de hoogte zijn van wat ze wel en niet mogen delen. Met data classificatie wordt voorkomen dat medewerkers fouten maken. Hierdoor blijft de data die niet naar buiten mag ook daadwerkelijk binnen de muren van je organisatie.

Ook de Multi-Factor Authenticatie is een belangrijk onderdeel. Hiermee moet men twee stappen doorlopen voordat ze toegang krijgen tot gegevens. Dit is dus extra veilig!

Externe personen die wel toegang nodig hebben tot de Teams omgeving van jouw bedrijf, kun je toegang verlenen binnen Teams. Houd er rekening mee dat deze rechten blijven staan tot je deze verwijdert. Hier kan eventueel misbruik van worden gemaakt, dus let daar goed op.

 

Wie mag de MS Teams omgeving beheren?

Het aanmaken van Teams kan op meerdere manieren gebeuren. Je kan kiezen om het proces te automatiseren, een selecte groep mensen aan te stellen of je kan het de eindgebruiker zelf laten doen. Maar welke manier past het beste binnen jouw organisatie?

Of je nu een (middel)groot bedrijf hebt of actief bent in het MKB, zonder richtlijnen bestaat de kans dat er een wildgroei ontstaat. Hierdoor weet je niet meer waar welke data staat en wie waar bij kan. Om te zorgen dat je deze situatie voor blijft is het goed om na te denken welke manier van teams aanmaken het beste bij jouw organisatie past. 

Als eerste optie gaan we ervan uit dat iedereen een team mag aanvragen. Het goedkeuren en aanmaken gebeurt vervolgens via een vooraf bepaalde flow. Dit noemen we “Teams Provisioning”. We borgen dit proces vervolgens in een vooraf bepaald proces. Binnen Teams mogen eindgebruikers een team aanvragen. De aanvraag zal vervolgens naar een vooraf bepaalde afdeling of medewerker doorgezet worden (dit kan ook je manager zijn) ter goedkeuring. Na goedkeuring wordt het team automatisch aangemaakt met behulp van “Power Automate”. In dit proces worden automatisch de naamgevingsconventies meegenomen, mocht je deze hebben ingesteld. Een positief pluspunt aan deze optie is dat de lijst met aanvragen wordt opgeslagen en verwerkt in SharePoint. Er is dus altijd een log aanwezig van de aangevraagde teams, de daarbij behorende eigenaar en de reden van aanvraag.  

De tweede optie om een selecte groep mensen aan te wijzen is vooral aantrekkelijk voor kleinere organisaties. In het admin center Microsoft 365 kan je dan een beveiligingsgroep aanmaken. Deze groep geef je rechten om Microsoft 365 groepen aan te mogen maken. Door mensen toe te voegen aan deze groep, wordt automatisch in Teams de optie voor de rest van de organisatie geblokkeerd om teams aan te mogen maken. Men zal dus naar de betreffende persoon moeten komen of een verzoek moeten insturen om een team te krijgen. Houd hierbij rekening dat hierdoor een drempel wordt gecreëerd bij het gebruik van Teams. In de praktijk wordt hierdoor vaak gebruik gemaakt van alternatieve tools waar men geen goedkeuring voor nodig heeft. 

Als derde en laatste optie zou je ervoor kunnen kiezen om het aanmaken van nieuwe teams vrij te geven voor iedereen. Hiervoor zijn goede en duidelijke afspraken nodig. Deze regels en afspraken noemt men ook wel governance. Hierin bepaal je voor welk doel een team aangemaakt mag worden, wie erbij moeten/mogen kunnen en welke data beschikbaar mag zijn binnen een team. Wanneer de omgeving open staat om samen te werken met externen, is het niet wenselijk dat bedrijfsgevoelige informatie aanwezig is in de teams met externen. 

Mocht je nu twijfelen over de juiste aanpak voor jouw organisatie? XTRM development kan je helpen met deze keuze en met bijvoorbeeld de aanpak van het uitrollen en implementeren van MS Teams. Neem vooral eens contact met ons op. 

Wil je de hulp van xtrm inschakelen? 

laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP