Hoe houd je structuur in je Teams omgeving?

Teams aanmaken in je Microsoft Teams omgeving

In de aanmaakfase van een Team ligt de focus vooral op het inrichten van een desbetreffend team dat passend is voor het bedoelde doeleinde. Voor organisaties zijn er in deze fase vaak 2 manieren hoe een inrichting wordt opgepakt die we veel terug zien komen. Hierbij wordt het aanmaken van een team gedaan door een IT afdeling middels provisioning of door een eindgebruiker zelf. Om hier structuur aan te brengen is het handig om in een governance beleid op te nemen wie bevoegd is om een team aan te maken en wanneer dat geoorloofd is.

Eveneens helpt het om te definiëren wat de beste inrichting is voor een team per doeleinde dat regelmatig terug komt. Neem hierbij als voorbeeld projecten, audits, management meetings of sales overleggen. Zo voorkom je dat er een team wordt aangemaakt zonder dat het een duidelijk doel heeft. Dit zorgt er dus voor dat er een wildgroei aan teams in je omgeving komt.

Je kunt gebruik maken van Teams sjablonen en een sjablonenbeleid om meer structuur m.b.t. de inrichting in deze fase aan te brengen.

Het beheer binnen je Microsoft Teams omgeving

In de beheerfase van de cyclus ligt de focus vooral op het gebruik en omgang van de actieve (en eventueel inactieve) Teams en de actieve data binnen de M365 omgeving. Organisaties stellen hiervoor vaak een governance beleid op om hier eenduidige richtlijnen in te definiëren en toe te kennen aan de eindgebruikers.

In deze fase gaat het vooral om het correct toewijzen van rechten, rollen en verantwoordelijkheden. Om er zo voor te zorgen dat er correct om wordt gegaan met gevoelige data en dat de medewerkers weten wat ze wel en niet mogen binnen Microsoft Teams.

Om meer structuur aan te brengen in je Microsoft Teams omgeving fungeert het governance beleid als primaire richtlijn. Een dergelijke governance beleid schept voor de hele organisatie een beeld wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de gewenste werkwijze binnen Teams is.

Om in deze fase meer structuur aan te brengen is het goed om de volgende rollen toe te wijzen:

• Teams beheerder
• Teams eigenaren

Een teams beheerder kan op technisch gebied ervoor zorgen dat de Microsoft Teams applicatie aan de achterkant correct is ingesteld en beheert. Ook kan hij er eventueel voor zorgen dat er technische beleidsstukken zoals een sjablonenbeleid of machtigingsbeleid zijn.

De rol van team eigenaar kan worden toegewezen aan de projectleider of managers die een team aansturen. Deze mensen hebben dan de mogelijkheid om leden aan hun team toe te voegen. Verder hebben ze ook toegang tot de archief omgeving binnen Microsoft Teams om eventueel teams te herstellen of binnen teams naar documenten te zoeken en deze vervolgens te herstellen. Team eigenaren weten tevens wanneer een team niet meer nodig is en kan aan de team beheerder aangeven wanneer een team kan worden gearchiveerd of verwijderd.

Creëer structuur in je Microsoft Teams omgeving door verwijdering/archivering van teams

De eindfase van de teams cyclus focust zich op het correct verwijderen/archiveren van de teams, nadat is vastgesteld dat het geen doel meer dient. Door structuur en beleid aan te brengen bij het verwijderingsproces van een team, wordt het duidelijk wanneer en hoe een team moet worden verwijderd. Hiermee voorkom je dus dat teams langer actief zijn dan gewenst is of dat ze helemaal niet worden verwijderd. Verder voorkom je met een goed werkende structuur ook dat data onbedoeld verloren gaat als een team onbedoeld wordt verwijderd.

Om meer structuur in deze fase aan te brengen is het handig om wederom in het governance beleid goed aan te geven wie bevoegd is om teams te mogen verwijderen en wie niet.

Eveneens kan je gebruik maken van een bewaarbeleid en retentielabel. Dit geeft je de mogelijkheid om een bewaartermijn vast te stellen en daar een verwijderingsflow te starten. Gegeven dat hier een proces voor wordt opgesteld, kan je dus structuur aanbrengen dat het verwijderen/archiveren beheersbaar maakt.