OneDrive is de online oplossing van Microsoft voor het opslaan en delen van Office-documenten, afbeeldingen en andere bestanden. Ik zal in deze blog uitleggen hoe je OneDrive gebruikt en wat de belangrijkste beheerfuncties zijn in de OneDrive app.
Met OneDrive kun je op een veilige manier bestanden opslaan, bestanden delen met anderen en toegang krijgen tot bestanden vanaf elke locatie op al je apparaten. Standaard blijven de mappen en bestanden in jouw OneDrive privé totdat je besluit deze met anderen te delen. Je kunt de bestanden en mappen die zijn opgeslagen in Windows synchroniseren met OneDrive en samenwerken op SharePoint Team-sites en Microsoft Teams.
Hoe kun je OneDrive gebruiken?
Wanneer OneDrive is ingeschakeld op jouw computer worden standaard het bureaublad, je afbeeldingen en documenten gesynchroniseerd met de Cloud. Deze bestanden na de synchronisatie vanaf iedere locatie en elk apparaat te openen wanneer je inlogt in OneDrive. Eerst bespreek ik enkele functionaliteiten die je beslist moet kennen wanneer je OneDrive gebruikt.
Status van een bestand
Wanneer je OneDrive lokaal gebruikt kun je aan de statuskolom in de verkenner zien of bestanden zijn gesynchroniseerd. Er bestaan verschillende statussen voor je documenten. In onderstaande afbeelding staan de belangrijkste statussen beschreven.
Delen van een bestand
Het is mogelijk om bestanden die opgeslagen staan in jouw OneDrive binnen en afhankelijk van de instellingen in jouw organisatie ook buiten je organisatie te delen. Het voordeel van het delen van OneDrive bestanden is dat er maar één versie bestaat en alle deelnemers over actuele informatie. Het is op verschillende manieren mogelijk om bestanden te delen. Dit kan vanuit de verkenner, het document zelf of via OneDrive Online.
Om vanuit de verkenner een bestand te delen klik je met rechtermuisknop op een bestand en navigeer je naar OneDrive. Daar krijg je de optie delen.
Rechten beheren
In de OneDrive online portal is het mogelijk om te bekijken wie rechten heeft op jouw persoonlijke bestanden. Vanuit hier is het ook mogelijk om deze rechten te wijzigen of te ontnemen. Ondanks dat een collega de link naar het document in bezit heeft kan de collega het bestand niet meer openen. Om de rechten te beheren ga je naar OneDrive Online, daar open je de tab gedeeld en gedeeld door u.
Het synchroniseren van SharePoint of Teams folders
Wanneer je organisatie ook gebruik maakt van Teams of SharePoint is het mogelijk om deze folders te synchroniseren met de verkenner. Dit is handig wanneer je een bepaalde folder veel gebruikt en je in deze folder vaak bestanden en of mappen moet aanmaken. Let wel op dat je enkel de folder die je gebruikt synchroniseert om synchronisatiefouten te voorkomen. Het synchroniseren vanuit teams of SharePoint doe je door de gewenste map te openen en de synchronisatie knop te gebruiken.
Uiteraard zijn dit niet de enige vier functionaliteiten. Maar met kennis van deze vier functionaliteiten kun je aan de slag met het gebruik van OneDrive!
Hoe kun je OneDrive beheren?
OneDrive Online heeft verschillende beheerfuncties beschikbaar. Om deze functies te bekijken en in te stellen ga je naar de instellingen van de OneDrive app op je computer.
Hieronder bespreek ik enkele beheerfuncties van OneDrive.
Synchronisatie stoppen
Wanneer je een synchronisatie van een Teams of SharePoint folder hebt gestart en deze folder wil je weer verwijderen uit je verkenner dan is het zeer belangrijk dat je eerst de synchronisatie stopt. Wanneer je dit niet doet, verwijder je niet alleen de folder uit jouw verkenner maar ook van Teams en/of SharePoint. Het stoppen van de synchronisatie kun je door het openen van de instellingen en onder het tabje account te kiezen voor synchronisatie stoppen.
Configuratie voor synchronisatieconflicten
OneDrive biedt de mogelijkheid om te configureren hoe OneDrive omgaat met synchronisatieconflicten en bestand samenwerkingen. De configuratieopties hiervoor vindt je in de instellingen onder het tabje Office. Voor bestand samenwerking kun je het selectievakje ‘Office-toepassingen gebruiken om Office-bestanden te synchroniseren die ik open’ aanvinken. Door dit te doen, voegt de toepasselijke Office-toepassing automatisch wijzigingen uit verschillende versies van documenten samen. Dit is handig wanneer je met meerdere personen gelijktijdig aan één document werkt.
Als de optie voor bestand samenwerking is aangevinkt, wordt de instelling Synchronisatieconflicten weergegeven. Je kunt kiezen uit één van de twee opties. Als je de optie ‘Laat me kiezen om wijzigingen samen te voegen of beide kopieën te behouden’ kiest, zal OneDrive je vragen of je het bestand in Office wilt openen om de wijzigingen samen te voegen of beide kopieën wilt behouden. Als je de optie ‘Altijd beide kopieën behouden (naam wijzigen van de kopie op deze computer)’ kiest, bewaart OneDrive beide kopieën van het bestand en hernoemt de kopie op die op jouw computer staat. In dat geval wordt de computernaam aan de bestandsnaam toegevoegd.
Bestanden op aanvraag
Wanneer bestanden op aanvraag is ingeschakeld kun je in de verkenner met de rechtermuisknop op een bestand of map klikken. Hierbij kan je dan kiezen voor ‘Altijd op apparaat bewaren’ of ‘Ruimte vrijmaken’. Als je Ruimte vrijmaken selecteert, blijft het bestand of de map in OneDrive Online bewaard. Echter is het niet meer mogelijk het bestand offline te openen of te bewerken. Het bestand of de map wordt pas gedownload wanneer je deze weer opent. Het bestand neemt tot die tijd geen ruimte meer in op je computer.
Meer weten?
Neem contact op met XTRM development door onderstaand formulier in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.