Wat is Teams provisioning?
Microsoft Teams is een populaire collaboratie platform die veel wordt gebruikt binnen verschillende bedrijven, instituten, scholen etc. Ondanks de populariteit van Teams is de governance binnen het bedrijf en het beheren van Teams de meest voorkomende punten die niet optimaal zijn ingeregeld. Als bijvoorbeeld elke gebruiker de rechten heeft om een Team aan te maken kan er een wildgroei van verschillende Team portals ontstaan. De organisatie heeft daardoor geen duidelijk overzicht welke Teams en voor welke doeleinden deze zijn aangemaakt. Daarnaast willen we elk Team standaardiseren door governance toe te passen: welke apps zijn er toegestaan, aan welke naming conventions moet de naam van het Team voldoen, etc. Als dit allemaal handmatig gebeurt, kunnen er menselijke fouten ontstaan. Het is daarom efficiënter om dit proces te automatiseren. Dit automatiseren in Teams noemen we provisioning.
Case 1: Teams aanvragen beheren via de beschikbare tools op het M365 platform.
Vaak willen organisaties een oplossing hebben met de reeds beschikbare tools. Maar soms hebben klanten geen idee dat ze met de al aanwezige tools oplossing kunnen realiseren. Als M365 consultant is dit dus een mooie gelegenheid om de mogelijkheden van Microsoft 365 aan de klant te tonen.
Voor dit scenario maken we gebruik van de volgende Microsoft 365 componenten:
1) SharePoint lijst
Deze lijst gebruiken we voor het invoeren van Teams gegevens en het overzicht van Teams aanvragen te beheren.
Hieronder is een voorbeeld van een SharePoint lijst van de aangevraagde Teams. Via deze lijst heb je een overzicht welke teams zijn aangevraagd, welke leden daaraan gekoppeld zijn en wat voor type template aan het Team is toegekend.
2) Power Automate
Hiermee wordt de flow van het Team aanvragen gedefinieerd. Daarnaast wordt deze flow geactiveerd wanneer een aanvraag is ingediend via het SharePoint formulier.
Hieronder is een voorbeeld hoe we een eigenaar aan een Team toevoegen dmv Power Automate en MS Graph. MS Graph is de API van Microsoft waarmee we toegang krijgen tot het M365 platform. Graph kan communiceren met meerdere componenten (OneDrive, SharePoint, Azure, M365 Groups, etc) op het M365 platform. In dit geval gebruiken we Graph voor het aanmaken en bewerken van Teams. Voor meer info over MS Graph kun je de Microsoft documentatie bekijken via (https://docs.microsoft.com/en-us/graph/overview)
3) Azure Automation
Dit is een service waarmee je scripts/programma’s via een extern systeem of applicatie kan laten opstarten. Azure Runbook is een onderdeel van Azure Automation. Voor meer informatie klik je hier. In dit scenario maken we bijvoorbeeld gebruik van de Azure Runbook ProvisionFolders die een Powershell script start. Dit script is verantwoordelijk voor het toevoegen van SharePoint folders in Teams. In het onderstaande voorbeeld wordt via Power Automate de Runbook ProvisionFolders gestart.
Case 2: Teams aanvragen beheren met M365 en Servicedesk/TopDesk
Er zijn organisaties die al gebruik maken van een service management tool als TopDesk of ServiceNow.
Waarom zou je deze tools niet combineren met M365? In dit scenario gaan we de Teams aanvragen via TopDesk laten verlopen om vervolgens via Power Automate automatisch een flow te triggeren om Teams aan te maken.
Voor scenario 2 maken we gebruik van de volgende Microsoft 365 componenten:
- SharePoint lijst: In dit geval wordt deze lijst alleen gebruikt om de voortgang te bewaken. Uiteraard kun je via ServiceNow of Topdesk ook de voorgang bewaken, maar via de SharePoint lijst heb je meer vrijheid wat je als custom log data wilt tonen.
- Power Automate: In deze scenario wordt Power Automate gestart door middel van een service request die vanuit de API van ServiceNow of TopDesk wordt aangeroepen.
Daarnaast kan net als in scenario 1 ook de modules MS Graph en Azure Runbook worden ingezet om Teams aan te maken en te bewerken.
3. Uiteraard kan stap 2 worden overgeslagen en alle logica via Azure Runbook worden afgehandeld. In de volgende blog ‘Power Automate en Azure samen‘ ben ik wat dieper in gaan duiken op de Azure Automation.
Teams governance
1. Hoe gaan we Teams aanbieden aan gebruikers?
a. Via welk proces kunnen gebruikers Teams aanvragen?
2. Aan welke naming convention moet een Team naam voldoen?
3. Moet er onderscheid gemaakt worden tussen een project of algemene teams?
a. Denk hierbij aan de structuur, bewaarbeleid, etc.
4. Wat moeten gebruikers binnen een team kunnen en wat mogen ze niet?
a. Denk hierbij aan het delen van bestanden met externen.
b. Gebruik van Teams Apps, aanpassen tabbladen, berichten in de Channels plaatsen, etc.
5. Hoe gaan we met data om binnen Teams?
a. Moeten deze aan een bewaarbeleid voldoen?
b. Moeten deze om een bepaalde tijd gearchiveerd worden als referentie?
c. Bevat Teams AVG bestanden?
d. Kunnen we labels toepassen d.m.v. dataclassificatie?
Dus naast dat je het Teams aanvraagproces automatiseert, is governance een belangrijk component bij hoe je Teams wilt inzetten binnen de organisatie.
Wil jij jouw Teams governance verbeteren en gebruik maken van onze expertise in het beheren van Teams provisioning? Klik dan op de onderstaande knop of download onze best practice en ontdek hoe je met de beschikbare M365 tools en/of Service Management tools een efficiëntere manier van Teams governance kunt realiseren.
Meer weten over Teams provisioning en governance?
Vond je onze ‘Hoe provisioning bijdraagt aan mijn Teams governance’ blog interessant en wil je meer weten? Klik dan hier en bekijk onze pagina over governance in Teams of lees de vorige blog ‘Waarom governance cruciaal is in Microsoft Teams‘.
Door onderaan de pagina het formulier in te vullen kun je contact opnemen met XTRM development. Wil je direct op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen rondom governance? Volg ons dan op LinkedIn en zet de melding aan of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
Anderen bekeken ook:
Optimaliseer je Teams met deze governance tools
Naar aanleiding van onze eerdere blogs over 'Waarom governance cruciaal is in Microsoft Teams' en 'Voordelen voor het gebruik van governance in Teams', is het duidelijk geworden hoe cruciaal een goed governance beleid is. Dit geldt ook voor de Microsoft Teams...
Waarom governance cruciaal is in Microsoft Teams
Microsoft Teams blijft groeien als product, maar hoe groeit het binnen jouw organisatie? Het is soms moeilijk hier goed antwoord op te krijgen. Maar waarom zouden we dit willen? Waarom moet IT nu weer alles in handen hebben en houden van een applicatie. Een applicatie...
Voordelen voor het gebruik van governance in Teams
Tijdens de coronapandemie hebben we een versnelde uitrol van Microsoft Teams gezien binnen veel bedrijven om z.s.m. aan te passen aan omstandigheden van toen. Hierbij hebben bedrijven zeker genoten van de voordelen die Microsoft Teams te bieden heeft. Maar ook werd...