Inrichten en uitrollen van MS Teams

Inmiddels kent bijna iedereen Microsoft Teams als tool om video vergaderen en samenwerken eenvoudiger te maken. En als je Teams niet kent heb je ongetwijfeld gewerkt met een van de concurrerende producten zoals Cisco’s Webex, Slack, Google Hangouts of bijvoorbeeld Zoom. Microsoft Teams is inmiddels hard op weg om de standaard te worden. Dat komt mede door de vergaande integratie met andere Microsoft365 apps zoals Word, PowerPoint, Excel en SharePoint. In deze blog geef ik je de 5 best practices waar je op moet letten als je binnen jouw organisatie wil starten met het inrichten en uitrollen van Microsoft Teams. Bij het inrichten en uitrollen kijken we verder dan alleen techniek. Het implementeren van nieuwe software is tenslotte meer dan alleen een technische uitdaging. Met nieuwe technologie komt namelijk verandering. Sla de onderzoeken er maar op na, maar veel werknemers zitten niet op verandering te wachten.

inrichten-uitrollen-teams

Best practice 1 – Stel het juiste team samen

Verzamel de juiste mensen om je heen als je begint met de uitrol en implementatie van Microsoft Teams. Denk hierbij aan stakeholders op management / directie niveau, IT experts, technologie liefhebbers en enthousiaste gebruikers. Ook mensen uit de organisatie die het meest gebaat zijn bij de nieuwe manier van werken moet je erbij betrekken. Bij het selecteren van je teamleden moet je ook nadenken dat deze verspreidt zitten binnen je organisatie. Zo selecteer je niet alleen teamleden van een bepaalde divisie of afdeling. Het liefst heb je ze over de gehele linie van je organisatie.

Op die manier krijg je een dwarsdoorsnede van mensen en afdelingen en is iedereen vertegenwoordigd. Dit stelt je in staat om feedback op te halen vanuit verschillende perspectieven. Een IT deskundige zal je feedback kunnen geven op het technisch functioneren van Teams terwijl een medewerker vanuit de business zich meer zal focussen op een bepaalde use case.

Het is jouw verantwoordelijkheid om de verschillende teamleden voor te bereiden en enthousiast te maken over wat Teams ze kan brengen.

Best practice 2 – Werk met business scenario’s en prioriteer ze

Wij werken bij een implementatie altijd met business scenario’s. Dit zijn in feite use cases, korte beschrijvingen van hoe een bepaald organisatieonderdeel Teams kan inzetten om het werk efficiënter te laten verlopen. Vervolgens ga je deze scenario’s prioriteren en omzetten naar een planning.

Door op deze manier te werken dwing je jezelf en jouw organisatie om te kijken vanuit het perspectief van de gebruiker. Dit is van groot belang om de adoptie van communicatie en samenwerkingstools te laten slagen.

Bespreek met je team van stakeholders de verschillende scenario’s en kijk hierbij naar mogelijke pijnpunten voor de eindgebruikers en wat Teams hen gaat brengen. Kijk verder dan alleen functionaliteiten van Teams en technische specificaties. Om een scenario goed in beeld te brengen is het van belang om je echt te verdiepen in hoe een afdeling werkt. Alleen op die manier kun je een goede oplossing voor hen ontwerpen. Het kan dus slim zijn om personen van een bepaalde afdeling op te nemen in je team.

Bij het inrichten en uitrollen van Microsoft Teams is het belangrijk om rekening te houden met de voordelen en valkuilen van Teams. Hier hebben wij een infographic voor gemaakt. Vraag hem hieronder aan.

Best practice 3 – Technische uitrol

Om een soepele overgang te garanderen is het verstandig om technisch eerst een en ander te testen voordat je een grote uitrol naar alle gebruikers doet. Mochten bepaalde zaken niet functioneren zoals verwacht, dan geeft dit je de tijd om deze zaken aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld iets zijn aan je netwerk, dat de capaciteit van werken in de cloud niet aan kan of inrichtingskeuzes in Teams die niet uitpakken zoals verwacht. Ook bij de uitrol naar alle gebruikers is technische support of een fall back scenario te adviseren. Bij 70% van de projecten waar in de eerste fase technische problemen ontstaan komt het nooit meer helemaal goed met de adoptie van de technologie.

 

Best practice 4 – Pilot Microsoft Teams

Begin met het uitvoeren van pilots. Selecteer geïsoleerde business scenario’s of selecteer een kleinere groep mensen in je organisatie waarbij je de lancering van Microsoft Teams gaat oefenen. Tijdens een pilot ervaar je dingen waar je vooraf niet aan hebt gedacht en waar je bij de verdere uitrol veel profijt van kunt hebben. Luister naar de feedback van de pilot groep en pas je strategie voor de uitrol verder aan. 

Best practice 5 – Meten is weten

Meet continu het gebruik van Microsoft Teams onder de gebruikers. Het implementeren van nieuwe communicatie en samenwerkingstechnologie is veel meer dan alleen een technologie vraagstuk. Met alleen het neerzetten van de software ga je digitaal samenwerken niet introduceren. Je moet je organisatie blijven stimuleren om de nieuwe technologie te gebruiken en nieuwe business scenario’s blijven ondersteunen. Hierdoor hou je de focus op de gebruikerservaring en voorkom je een IT feestje. In het Microsoft Teams Admin Center kun je vele metrieken raadplegen. Zo kun je hier zien of Teams wordt gebruikt, hoe Teams wordt gebruikt, wat er binnen Teams wordt gebruikt en door wie het wordt gebruikt. Op basis van deze informatie kun je je adoptieplan aanpassen en je organisatie verder helpen bij het omarmen van de nieuwe manier van online samenwerken en communiceren.

Naast het rekening houden met deze 5 best practices is het raadzaam om na deployment van je Teams omgeving onze Health Check uit te laten voeren. Hiermee onderzoeken we je omgeving en krijg je direct feedback op de compliance en security vraagstukken. Hiermee voorkom je dat je per ongeluk jouw Teams omgeving open zet voor onbevoegden.

 

Wil je de hulp van xtrm inschakelen? 

laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP