Je hebt gekozen voor Microsoft Teams, en nu?!
Je hebt gekozen voor Microsoft Teams, en nu?! Waar moet je beginnen? Hoe zorg je voor een goede uitrol? En dan heb ik het niet alleen over een technische uitrol maar ook over de uitrol naar de gebruikers toe. Veel implementaties mislukken omdat er te veel vanuit de technologie gedacht wordt en de gebruikers er pas veel te laat bij worden betrokken.
XTRM development heeft een aanpak ontwikkeld op basis van de Microsoft best practices over het implementeren van Microsoft Teams. In deze blog lees je hoe je dit kunt aanpakken en welke stappen hierbij van belang zijn.
Het slimme van deze aanpak en het stappenplan is dat je de activiteiten kunt uitvoeren met behulp van Teams. Zo ervaren de teamleden direct de kracht van het platform, werk je georganiseerd en overzichtelijk en heb je direct al een mooi verhaal bij de lancering! Wij helpen organisaties bij het succesvol implementeren van Teams maken gebruik van de applicatie zelf. Voor meer info kun je contact met ons opnemen.
Stap 1: Stel je team samen
Stap 2: Prioritering van je use cases
Voordat je start met het uitrollen van functionaliteit raden wij je aan om samen met je projectteam goed te kijken naar de situaties (use cases) waarvoor je Teams wil gaan gebruiken. Door de verschillende use cases te prioriteren krijg je overzicht en structuur in de doelstellingen die je organisatie heeft met de inzet van Teams. XTRM werkt de use cases altijd uit tot het niveau van user stories. Op deze manier weten wij zeker dat we goed inzicht hebben in de behoefte van de medewerkers en dat we werken aan de juiste zaken.
Naast de use cases is het bepalen van spelregels voor Teams voor het gebruik in jouw organisatie van belang. Deze spelregels beschrijven de richtlijnen van Teams, hoe gebruikers omgaan met de tool en hoe het zit met rechten binnen het platform. Hiermee regel je wie toegang heeft tot welke informatie en dat vreemden niet zomaar daarbij kunnen komen. Een veel voorkomende valkuil is het samenwerken met externen. Deze krijgen vaak helemaal geen rechten of juist te veel rechten!
Als je de use cases en spelregels hebt uitgewerkt kun je een planning maken voor de vervolgstappen. Dit zijn stap 3, 4 en 5 zoals hieronder beschreven.
Lees ook: Waarom Wiki geweldig is in MS Teams
Stap 3: Technische aspect
Als laatste stap activeer je Teams voor alle gebruikers, voorwaarde hierbij is wel dat iedereen de juiste Microsoft Office 365 licenties heeft. Dit kun je eenvoudige controleren bij de beheer functies van Office 365.
Stap 5: meten is weten & ga door met adoptie
Wij willen benadrukken dat adoptie en training essentiële onderdelen zijn in het uitrollen van nieuwe platforms. Uit ervaring blijkt dat niet alle gebruikers even handig zijn met nieuwe technologieën en dat workshops, floorwalking, gebruikerscontent en andere vergelijkbare middelen het vertrouwen kunnen geven om met het platform aan de slag te gaan.
XTRM adviseert om het gebruik van Teams goed te monitoren en te meten. Hiervoor heeft Office 365 standaard functionaliteit. Op basis van deze gegevens kun je goed zien of de uitgerolde oplossing goed aansluit bij de wensen en eisen van de gebruikers. Uiteraard hoort hier ook het ophalen van feedback bij gebruikers bij. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het houden van interviews of een poll. Ook voor deze stap kun je Teams inzetten! Hiervan hebben wij voorbeelden beschikbaar.