Je hebt voor Microsoft Teams gekozen, en nu?!

Je hebt gekozen voor Microsoft Teams, en nu?!

Je hebt gekozen voor Microsoft Teams, en nu?! Waar begin je dan? Hoe zorg je voor een goede uitrol? En dan heb ik het niet alleen over een technische uitrol maar ook over de uitrol naar de gebruikers. Veel implementaties mislukken omdat er sprake is van een technologie push en (toekomstige) gebruikers pas te laat betrokken worden.

XTRM development heeft een aanpak ontwikkeld op basis van de Microsoft best practices over het implementeren van Microsoft Teams. In deze blog lees je hoe je dit kunt aanpakken en welke stappen hierbij van belang zijn.

Het leuke van deze aanpak en het stappenplan is dat je deze activiteiten kunt uitvoeren met behulp van Teams. Zo ervaren de teamleden direct de kracht van het platform, werk je georganiseerd en overzichtelijk en heb je direct al een succesverhaal bij de lancering! Wij helpen organisaties bij het succesvol in gebruik nemen van Teams en zetten daarbij de applicatie zelf vaak in. Voor meer info kun je contact met ons opnemen.

Stap 1: Stel je team samen

Zoals ieder project start je met het samenstellen van je projectteam. Het is van essentieel belang dat je in deze fase al nadenkt over je toekomstige key users. Door deze nu al een rol te geven in het zorg je voor extra betrokkenheid. Ook is het verstandig om personen met verschillende achtergronden en werkzaamheden te selecteren zodat je een goed beeld hebt van de verschillende rollen en breed draagvlak binnen jouw organisatie. Bij organisaties tot 50 medewerkers bestaat het projectteam vaak uit 3 a 4 personen. Grotere organisaties hebben meer key users en dus een grotere projectgroep.

Stap 2: Prioritering van je use cases

Voordat je start met het uitrollen van functionaliteit raden wij je aan om met je project team goed te kijken naar de situaties (use cases) waarvoor je Teams wil gaan inzetten. Door de verschillende use cases te prioriteren krijg je overzicht en structuur in de doelstellingen die je organisatie heeft met de inzet van Teams. XTRM werkt de use cases altijd uit tot het niveau van user stories. Op deze manier weten wij zeker dat we goed inzicht hebben in de behoefte van de medewerkers en dat we werken aan de juiste zaken.

Naast de use cases is het bepalen van spelregels voor Teams voor het gebruik in jouw organisatie van belang. Deze spelregels beschrijven de richtlijnen van Teams, hoe gebruikers omgaan met de tool en hoe het zit met rechten binnen het platform. Hiermee regel je wie toegang heeft tot welke informatie en dat vreemden niet zomaar bij jouw spullen kunnen. Veel voorkomende valkuil is het samenwerken met externen. Deze krijgen vaak helemaal geen rechten of juist teveel rechten!

Als je de uses cases en spelregels hebt uitgewerkt kun je een planning maken voor vervolgstappen. Dit zijn stap 3, 4 en 5 zoals hieronder beschreven.

Stap 3: Technische aspect

Als de planning staat en de uses cases zijn inzichtelijk is het tijd om te kijken of jouw Office 365 omgeving klaar is voor de uitrol van Teams. In principe is het uitrollen van Teams wat klikwerk op de tegels en Teams draait. Echter loop je dan waarschijnlijk in een latere fase tegen problemen aan. Zo is het van belang om te kijken naar instellingen van Exchange Online en SharePoint online. Deze instellingen moeten correct geconfigureerd worden voor een optimale werking van Teams. Ook moet je netwerk klaar zijn voor het gegevensverkeer en is het IP adresbereik van belang anders kunnen niet de juiste mensen bij de juiste informatie.

Tenslotte zijn de instellingen voor URL’s belangrijk bijvoorbeeld in het kader van het gebruik van Teams door externen. Dit is vaak in stap 2 al duidelijk geworden maar heeft grote impact op de technische configuratie van Teams. Zetten we deze functionaliteit open of moeten we dit juist vergrendelen. Op deze manier zorg je er voor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie. Ongenodigde mensen blijven juist op veilige afstand!

Stap 4: Pilot fase en bedrijfsbrede uitrol

XTRM adviseert organisaties een keuze te maken bij de uitrol voor een organisatieonderdeel of afdeling. Een andere optie is het starten met een beperkte groep users. Op deze manier kun je op een voorzichtige manier testen hoe het gebruik van Teams valt binnen de organisatie en je plan eventueel aanpassen.

Deze eerste pilot groep moet de omgeving en alle gewenste features goed testen voordat je begint aan de bredere uitrol. De feedback van deze groep verwerk je in je plannen en neem je direct mee in de uitrol van de rest van de organisatie. Mochten er meerdere nieuwe wensen en eisen bijgekomen zijn of ben je nog niet zeker van je zaak, dan kun je weer een afdeling selecteren en gaan onboarden. Dit proces kun je herhalen totdat je er een goed gevoel bij hebt om alle afdelingen actief deel te laten nemen.

Als laatste stap activeer je Teams voor alle gebruikers, voorwaarde hierbij is wel dat iedereen de juiste Microsoft Office 365 licenties heeft. Dit kun je eenvoudige controleren bij de beheer functies van Office 365.

Microsoft Teams implementatie

Stap 5: meten is weten & ga door met adoptie

Na de implementatie en uitrol van Teams begint de adoptie en training. Om de adoptie te stimuleren organiseren wij vaak workshops om deelnemers kort uitleg te geven over Teams en vragen die ze hebben direct te beantwoorden. Vaak is dit het moment om ook de spelregels voor jullie omgeving uit stap 2 uit te leggen aan de gebruikers.

XTRM adviseert om het gebruik van Teams goed te monitoren en te meten. Hiervoor heeft Office 365 standaard functionaliteit. Op basis van deze gegevens kun je goed zien of de uitgerolde oplossing goed aansluit bij de wensen en eisen van de gebruikers. Uiteraard hoort hier ook het ophalen van feedback bij gebruikers bij. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het houden van interviews of een poll.

Ook voor deze stap kun je Teams inzetten! Hiervan hebben wij voorbeelden beschikbaar.

Advanced gebruik Microsoft Teams

Als je deze stappen hebt doorlopen heb je zeer waarschijnlijk een succesvolle implementatie achter de rug. Daarna kun je nadenken over het toevoegen van functionaliteit zoals het integreren van SharePoint sites, Azure DevOps, PowerApps, Flow en andere applicaties! Wil je meer weten over dit soort advanced mogelijkheden van Teams, neem dan gerust eens contact met mij op!

Meer Microsoft blog’s
Bas Veenendaal
Bas Veenendaal

Bas is een gedreven consultant en ontwikkelaar gespecialiseerd in Microsoft technologiën. Hij is goed in het analyseren van nieuwe cases en het ontwikkelen van de juiste, gewenste oplossingen voor zijn opdrachtgevers.