Wat is een Microsoft Teams live event?
Teams live event is functionaliteit van Microsoft Teams welke voortbouwt op de standaard vergaderfunctionaliteit van een Teams meetings. De vergaderfunctionaliteit van de Teams meetings zijn bij de meeste organisaties welbekend, of het nu komt door het remote werken tijdens de Coronapandemie of omdat jouw organisatie de digitale werkplek al heeft geadopteerd.
Organisaties zoeken in beide gevallen een goede en gebruiksvriendelijke oplossing om online te vergaderen, waarbij Microsoft Teams een logische keus is.
Teams geeft je mogelijkheden om samen te werken, vergaderen, bellen of zelfs te chatten. De Live-evenementen van Teams zijn een uitbreiding van Teams meeting. Je kunt hiermee video- en vergaderingsinhoud uitzenden naar een groot online publiek.
Wat kun je met Teams live event?
Teams live event is bedoeld om webinars te houden voor een groter publiek dan een normale Teams meeting. In Teams live events kunnen namelijk tot 10.000 deelnemers aanwezig zijn, terwijl bij een traditionele Teams meeting dit er ‘slechts’ 300 zijn. Je kan bij events bepalen welke soorten groepen mogen deelnemen en zo kunnen er ook diverse opties ingesteld worden met betrekking het delen van jouw content. Maar daarover hieronder meer.
Voorbeeld van het zenden van een videofeed naar het live event
Waarom Teams live event gebruiken?
Wil je een webinar houden of een algemene meeting met een grote doelgroep? Dan is een Teams live event ideaal. Bij een groot webinar wil je natuurlijk de regie houden over het verloop en welke content er gepresenteerd wordt. Dit kan bijvoorbeeld door de ‘Queue’, oftewel de wachtrij gebruiken om content in een bepaalde volgorde weer te geven. Dit heet binnen Teams het produceren van het live event. Het voordeel van een Teams live event is dat je strakker de regie kunt voeren over de online bijeenkomst. Zo kunnen deelnemers niet spreken, in tegenstelling tot een traditionele Teams meeting. Dit zorgt ervoor dat het overzichtelijk blijft en deelnemers niet door elkaar heen praten. Dit maakt het makkelijker voor de groep om zich op het onderwerp te concentreren. Dit is bij grotere groepen vaak een behoorlijke uitdaging.
De chat optie in een Teams live event wordt vervangen door een Vraag- en Antwoord sectie (de ‘Q&A’). De Q&A is een optie waarbij deelnemers een vraag kunnen insturen en de presentator deze gezamenlijk kan beantwoorden in de presentatie. Door deze functie te gebruiken kan er een beter overzicht behouden worden over de vragen en/of opmerkingen die er leven bij de deelnemers.
De organisatoren van het live event kunnen zich onderverdelen in rollen als producent of presentator. Een live event kan wel tot 10 producenten of presentatoren hebben. Maar wat is nu een producent of presentator en wat kunnen zij?
De producent
Een van de rollen, tevens ook een hele belangrijke, is de rol van producent. Deze gebruiker is de regisseur van het live event. De producent heeft de mogelijkheid om:
- Het event te starten en te beëindigen
- Gegevens bij te houden over het aantal deelnemers
- Te chatten met andere producenten en presentatoren
- Het scherm te kunnen delen en in te zetten als een moderator voor de Q&A
- Bij het opzetten van het live event de content, zoals de presentaties, uploaden en in de wachtrij zetten
Het plaatsen van content in de wachtrij van een live event
Na afloop van het event is de producent ook degene die het aanwezigheidsrapport kan downloaden.
De presentator-view tijdens het presenteren
De presentator
Nog een andere belangrijke rol is die van de presentator. De presentatoren zijn de personen op de achtergrond die het event tot een succes maken. Als presentator heb je veel overeenkomsten met de producent wat betreft de mogelijkheden waar je wel of geen toegang voor hebt. Je kunt uiteraard zelf je content presenteren, maar hebt wel minder invloed op bijvoorbeeld de video feeds van andere mede-presentatoren en het verloop van het live event zelf.
De view vanuit de ‘producent’ van het live event; alles (content, presentatoren en jijzelf) is zichtbaar in één beeld
Lees ook: Hoe kan je je scherm delen in Teams?
Maar hoe werkt live event dan?
Het opzetten en instellen van een live event
Een live event kan eenvoudig worden aangemaakt in de agenda-view in de Teams applicatie. In plaats van te kiezen voor een nieuwe vergadering, kies je bij het maken van de meeting voor live event. Deze staat rechts bovenin weergegeven.
Vervolgens kan je zaken als titel, locatie, datum begin- en eindtijd of een omschrijving ingeven.
Dit is ook de plek waar je de presentatorerdere presentatoren of extra producenten toevoegt. In de volgende stap geef je aan of het een live event is voor specifieke personen, iedereen in jouw organisatie of dat het event voor iedereen buiten jouw organisatie toegankelijk is.
Activiteitenopties
De activiteitenopties welke je automatisch te zien krijgt bij het aanmaken van een live event, geven je ook de mogelijkheid om het event op te nemen. Deze staat al, zoals te zien is op de afbeelding. De opneemfunctie zal wel aangezet moeten worden als deze ook beschikbaar mag zijn voor de deelnemers. Tenslotte kan er nog gekozen worden voor andere activiteitenopties zoals ondertitels, het aanwezigheidsrapport en of er wel of geen Q&A mogelijkheid in het event moet komen. Als je ondertitels aanzet, kan het live event worden ondertiteld, waardoor het event bijvoorbeeld voor deelnemers die geen geluid kunnen gebruiken of slechthorend zijn toch goed te volgen is.
Het aanwezigheidsrapport geeft inzicht in wie het event heeft bijgewoond en hoelang. Hierbij is het ook belangrijk om te vermelden dat de deelnemers van het live event al deze opties zelf niet kunnen instellen, wat bij een standaard Teams meeting wel het geval is. Bij zo’n normale Teams meeting heeft een deelnemer namelijk wel de mogelijkheid om zelf een opname in Teams te starten.
Je kunt al deze opties ook op centraal niveau laten beheren door de IT beheerder. Dan zijn de activiteitenopties niet instelbaar door de persoon die het live event aanmaakt. Zo ook te zien bij de bovenstaande afbeelding, waarbij ‘opname voor producenten en presentatoren’ en ‘ondertitels’ geen keuze mogelijkheid is.
Lees ook: Waarom Wiki geweldig is in MS Teams
Belangrijk om te weten voordat je start met live event
- Check of je de juiste licenties hebt. De licenties die Teams live event ondersteunen zijn Office 365 E1, E3, of E5 of Office 365 A3 of A5)
- Check of je de juiste rechten hebt om live events te kunnen organiseren. Dit is te zien in het Microsoft Teams admin center.
- Bepaal je doelgroep van je meeting om te bepalen of een Teams Live Event de juiste keus is. Kenmerken van een Teams Live event zijn: >300 deelnemers, gericht op informatie zenden naar een groot publiek in plaats van een normaal meerzijdig overleg, niet samenwerken aan documenten, specificeren van producers en (externe) presentatoren, gemodereerde Vraag- en Antwoord mogelijkheid (Q&A),
- Verwijs de rollen aan de juiste personen (Producer, Presentator of Deelnemer)
- Bepaal of de meeting openbaar mag zijn of juist niet
- Bedenk of je interactie met je publiek wilt via de Q&A
- Denk ook aan de afloop; wil je het beschikbaar maken voor deelnemers die niet live aanwezig konden zijn?
Meer weten?
Neem contact op met XTRM development door onderstaand formulier in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.