Wat is Delve?
Kort door de bocht is Delve een oplossing van Microsoft om je Microsoft 365 profiel te beheren. Het is echter meer dan dat. Je kan door middel van Delve namelijk de informatie die in jouw Microsoft 365 omgeving staat, op zo’n manier organiseren dat de content die op dat moment voor jou interessant is zichtbaar wordt. Om dit te realiseren maakt Delve gebruik van slimme algoritmes en machine learning van Microsoft Graph. Microsoft Graph is de API die verschillende services van Microsoft aan elkaar verbindt. De content die Graph toont is gefilterd naar de voor jou relevante onderwerpen. Deze kan afkomstig zijn uit de hele Microsoft 365 omgeving, bijvoorbeeld Teams, OneDrive, SharePoint of Outlook.
Afbeelding: relaties en samenwerkingsverbanden worden herkend door MS Graph
Wat kun je met Delve?
Delve kan gebruikt worden als centrale plek voor alle relevante informatie. De plek waar je bestanden kunt zien zoals bijvoorbeeld de bestanden die jehet meest recent hebt geopend. Maar je kunt Delve ook gebruiken als een dynamisch‘smoelenboek’ voor jouw organisatie. Je kunt op die manier informatie over collega’s eenvoudig raadplegen. Ook de beschikbaarheid van collega’s is weer te geven, uiteraard alleen als de collega zijn agenda netjes heeft bijgehouden en toegang heeft gegeven om zijn of haar agenda te delen. Vanuit Delve kun je vervolgens ook eenvoudig contact opnemen met de betreffende collega door snel te schakelen naare-mail, Teams of telefoon.
Waarom Delve gebruiken?
We hebben allemaal steeds meer plekken waar we informatie kunnen vinden. Het is best lastig om door alle bomen het bos nog te zien. De digitale werkplek brengt veel gemak met zich mee maar bij onze klanten merken we toch wel dat dit uitdagingen met zich mee brengt. In dat geval is Delve een handige tool die uitkomst kan bieden. Je hoeft niet te zoeken naar documenten waar je vaak aan werkt. Ook collega’s die je nodig hebt om je werk goed te kunnen uitvoeren kun je snel terugvinden gecombineerd met de informatie waar je samen met die collega aan werkt. Een voorbeeld wat ik zelf laatst tegen kwam is de terugkerende activiteit van het maken en indienen van declaraties. In mijn Delve omgeving komt dit automatisch naar voren als het weer tijd is voor de declaratie. Hij biedt mij het juiste document aan gecombineerd met de contactgegevens van de collega waar ik dit altijd indien.
Binnen Delve zie je alleen bestanden waar je rechten toe hebt. Delve zal niet uit zichzelf toegangsrechten wijzigen. Iedereen ziet dus alleen wat hij of zij mag zien en/of bewerken. Je hoeft dus niet bang te zijn dat de vertrouwelijke documenten van de HR collega opeens in de Delve omgeving van een medewerker opduiken.
Delve in de praktijk
Veel klanten maken gebruik van Office 365 maar nog niet iedereen gebruikt Delve. Niet iedereen ziet in een keer de kracht van de tool en wat het voor de gebruiker kan betekenen. Dit is zonde want het is een slimme oplossing om samenwerking te bevorderen en verbinding tussen verschillende collega’s in je organisatie te leggen.
Zo ook bij een van onze klanten. Zij maakten binnen de (verouderde) intranet omgeving gebruik van een traditioneel ‘smoelenboek’. Dit was erg populair onder de werknemers. Omdat er veel wordt samengewerkt binnen de organisatie en ervaringen worden gedeeld met collega’s uit andere regio’s is het belangrijk om de juiste mensen te vinden binnen de organisatie. Door omstandigheden was er behoefte om het intranet snel te vervangen. Er was niet veel tijd om dit uit te voeren en de opdracht was om vooral gebruik te maken van out-of-the-box functionaliteit. Hierdoor was het oude smoelenboek niet meer beschikbaar. Dit werd gezien als een groot gemis door de werknemers en een alternatief was gewenst. Toen bleek dat Delve dit gat kon opvullen en bovendien al geactiveerd was binnen de omgeving, was het een no-brainer dat de ideale oplossing was.
Delve werd verder geïmplementeerd en wordt nu veelvuldig door de gehele organisatie gebruikt om makkelijk contact te leggen met anderen en onderling kennis te delen. Het voordeel van Delve is daarbij ook dat het altijd actueel is.
Delve tips om te starten
- Check je profiel en vul die waar nodig aan met bijvoorbeeld je profielfoto en informatie zoals je kwaliteiten en bijvoorbeeld speciale projecten waaraan je hebt gewerkt. Een deel van je Delve-profiel wordt namelijk automatisch gevuld (zoals de meeste contactgegevens), maar niet alles. Met een compleet profiel ben je goed vindbaar voor collega’s en zij kunnen dan een goed beeld van je krijgen voor eventuele samenwerking.
- Zoek op onderwerpen waarin je geïnteresseerd bent en kijk wat de resultaten zijn.
- Deel je bord/profiel in door documenten toe te voegen of aan te merken als favoriet.
- Bekijk ook de mobiele app van Delve (beschikbaar voor Android en iOS).
Enthousiast geworden over Microsoft Delve? Bekijk dan onze video over Microsoft Delve Tips om te zien hoe de applicatie werkt.
Meer weten?
Neem contact op met XTRM development door onderstaand formulier in te vullen of schrijf jein voor onze nieuwsbrief. Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door ons op LinkedIn te volgen!