Microsoft Flow tips

Microsoft Flow tips

In mijn vorige blog heb ik het gehad over Microsoft Flow en waarvoor je het kunt gebruiken. Daarom geef ik in deze blog Microsoft Flow tips.

Je kunt Flow niet alleen geïntegreerd met andere Microsoft producten maar ook met producten van derden. Het kan worden gebruikt met vele apps en services zoals bijvoorbeeld Salesforce, SQL Server, Twitter, Box, DocuSign, Slack, Skype, Dropbox en Google Drive.

Microsoft gebruikt voor het koppelen van deze applicaties ‘connectoren’. Een connector is een API-proxy waarmee deze services verbinding kunnen maken met Microsoft Flow. Dit is hetzelfde principe als voor PowerApps en Azure Logic Apps. Indien je een connector mist of lukt het niet om hem aan de praat te krijgen, laat het mij dan weten! Want ik help je graag op weg.

Er is een uitgebreide bibliotheek met sjablonen die je kunt gebruiken voor je eigen flows. Zo zijn er sjablonen voor:

  • Automatisch opslaan van attachment uit Gmail op OneDrive;
  • Kopieer SharePoint lijsten automatisch naar een CSV op iedere gewenste moment;
  • Stuur automatische updates naar de gebruikers bij een update van een Power BI dashboard;
  • Sla Twitter berichten met een specifieke hastag op in een SharePoint lijst;
  • Krijg push meldingen als je een mail krijgt van een specifieke afzender.

Als geen van de sjablonen past bij het proces dat jij wil automatiseren, dan kun je zelf van scratch een Flow maken. Microsoft Flow is zo ontworpen dat gebruikers zonder technische kennis een workflow kunnen maken. Je hebt dus geen ontwikkelaar nodig!

Microsoft flow connectors populair
Microsoft flow connectors nieuw
Microsoft Flow connectors

Microsoft Flow tips voor beheerders

Als beheerder heb je wellicht ook behoefte aan Microsoft Flow tips. Wees gerust ook aan de beheerders is gedacht. Binnen het Microsoft Flow Admin Center kunnen beheerders gebruikers machtigen en rollen beheren. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat de door medewerkers gecreëerde Flows voldoen aan de regels en richtlijnen van jouw organisatie. Hiermee voorkom je bijvoorbeeld data verlies of een wildgroei aan Flows.

Het zou zelfs een overweging kunnen zijn om een Flow te maken die goedkeuring vraagt aan de beheerder om een Flow van een gebruiker ‘live’ te zetten. Misschien sla je dan wel iets door met automatiseren en werp je extra hindernissen op voor gebruikers om aan de slag te gaan met deze technologie. Maar het kan wel. 😉

Een andere use case is het verzamelen van gegevens. Je kunt Flow inzetten als trigger voor Twitter en automatisch gegevens van Twitter verzamelen. Als Twitter gebruikers iets zeggen over een bepaald onderwerp ontvang je automatisch een melding. Je kunt zelfs zo ver gaan om iedere tweet die geselecteerd is op te slaan in een SQL database. Vervolgens kun je deze data gebruiken en aan de slag gaan met sentiment mining.

Microsoft Flow licenties

Het prijsmodel van Microsoft is momenteel gebaseerd op het aantal runs en het aantal controles. Elke flow die wordt geactiveerd, zowel automatisch als handmatig, wordt gezien als een run. Een controle is de check of de flow uitgevoerd moet gaan worden doordat een trigger geactiveerd is. Microsoft heeft drie verschillende prijsplannen voor Flow die gebaseerd zijn op het aantal runs en controles die je draait. Het aantal flows dat je maakt is in iedere versie onbeperkt.

  • De Flow Free-versie omvat maximaal 750 runs van flows per maand en controle per 15 minuten;
  • Het Flow abonnement 1 ondersteunt 4.500 uitvoeringen van flows per maand en voert controles per 3 minuten uit. Daarnaast krijg je toegang tot de Premium-connectoren;
  • Het Flow abonnement 2 ondersteunt maximaal 15.000 uitvoeringen van flows per maand en voert iedere minuut een controle uit. Daarnaast geeft het je de mogelijkheid voor organisatie brede policy setting en de mogelijkheid om Business Process flows te ontwerpen.

Bij bepaalde versies van Dynamics 365 en Office 365 krijg je Flow er als onderdeel van je pakket bij. Op het moment dat je aan de limiet van jouw versie zit krijg je een melding en heb je de keus om te upgraden.

Hieronder een overzicht van de licentie opties:

Licenties Microsoft Flow

Hoe start ik met Flow?

Mijn advies is om vooral te experimenteren met Flow. Kijk waar je de technologie kunt laagdrempelig kunt inzetten. Pak een proces dat niet al te ingewikkeld is maar waar je wel impact kunt maken door repeterend of eenvoudig werk weg kunt automatiseren. De gratis variant werkt in dat geval prima. Ook kun je deze blog met Microsoft Flow tips gebruiken om je eerste stappen te zetten!

  • De Flow Free-versie omvat maximaal 750 runs van flows per maand en controle per 15 minuten;
  • Het Flow abonnement 1 ondersteunt 4.500 uitvoeringen van flows per maand en voert controles per 3 minuten uit. Daarnaast krijg je toegang tot de Premium-connectoren;
  • Het Flow abonnement 2 ondersteunt maximaal 15.000 uitvoeringen van flows per maand en voert iedere minuut een controle uit. Daarnaast geeft het je de mogelijkheid voor organisatie brede policy setting en de mogelijkheid om Business Process flows te ontwerpen.

Op het moment dat je de meerwaarde hebt ervaren en collega’s van de impact kunt overtuigen kun je ook makkelijker een business case maken voor de betaalde varianten. Op het moment dat je Office 365 of Dynamics 365 hebt dan heb je een voordeel. Je krijgt dan al een uitgebreide gratis variant tot je beschikking.

Het belangrijkste advies is eigenlijk: gewoon doen! Ga aan de slag en probeer het uit. Als je er niet uit komt dan kun je mij mailen. Ik help je graag op weg.

Meer Microsoft blog’s
Bas Veenendaal
Bas Veenendaal

Bas is een gedreven consultant en ontwikkelaar gespecialiseerd in Microsoft technologiën. Hij is goed in het analyseren van nieuwe cases en het ontwikkelen van de juiste, gewenste oplossingen voor zijn opdrachtgevers.