Microsoft Forms kan worden ingezet om survey data te verzamelen, maar daarnaast kan je het ook gebruiken om de interactie in je teams vergaderingen te vergroten of om kennis te testen bij de deelnemers. Microsoft Forms is een tool voor het maken van enquêtes, quizzen, polls en vragenlijsten. De maker van het form kan de resultaten in realtime bekijken en de verzamelde gegevens analyseren.
Starten met het gebruiken van Microsoft Forms?
Microsoft Forms is toegankelijk via office.com en onderdeel van de meeste Microsoft / Office 365 abonnementen. Om een formulier te kunnen maken heb je wel een Microsoft account nodig.
Het aanmaken van een formulier gaat volgens de volgende stappen:
Als eerste moet je de app openen. Dit kan op twee manieren.
Stap 1 Log in met je Microsoft account op office.com. Dit kan zowel een zakelijk als educatief Microsoft 365-account zijn.
Stap 2 Zoek “Forms” in de lijst met Microsoft Office 365-toepassingen.
Stap 3 Selecteer “Forms”. Je kunt ook rechtstreeks naar de Microsoft Forms-pagina gaan (https://forms.office.com) en je aanmelden met een Microsoft-account. Boven aan de pagina Forms staat een rij sjablonen met keuzes om een nieuw formulier of een nieuwe quiz te maken.
Heb je al eerder formulieren of quizzen gemaakt? Dan staan deze weergegeven in het tabblad ‘Recent’. Via het tabblad ‘Vastgemaakt’ kun je navigeren naar “Al mijn formulieren” om al je eerdere formulieren te bekijken. Met ‘Gedeeld met mij’ zie je alle formulieren die gedeeld zijn met jou.
Manieren om een formulier aan te maken
Er zijn verschillende manieren en locaties waar je een nieuw formulier kunt starten.
1. Op de homepagina van Forms.
Hier kun je kiezen voor ‘Nieuw Formulier’ of ‘Nieuwe Quiz’.
Je kunt het formulier nu een naam geven, een beschrijving en een afbeelding toevoegen aan het formulier.
Hierna is het mogelijk om vragen toe te voegen. Wanneer je vragen toevoegt heb je een aantal opties.
Naast dat je verschillende soorten vragen kan aanmaken is het ook mogelijk je Form in secties te verdelen. De vragen worden per sectie zichtbaar voor de persoon die het Form invult. Het is mogelijk om het beantwoorden van een vraag verplicht te maken.
Wil je zelf checken hoe je formulier eruit ziet? Dat kan! Gebruik daarvoor de preview button rechts bovenin.
2. Formulieren integreren in Teams
Je kunt aan een team in Teams een de app Forms toevoegen.
Wanneer je dit tabblad toevoegt kun je kiezen om een bestaand formulier toe te voegen óf om een nieuw formulier aan te maken. Het is ook mogelijk om een terugkomend formulier toe te voegen. Hier kom ik later in de blog op terug.
Het aanmaken van vragen gaat in Teams op dezelfde manier als via de Microsoft Forms app.
Wanneer kun je Microsoft Forms Gebruiken?
Je kunt Formulieren en Quizzen aanmaken. Bij een Quiz kun je het goede antwoord aangeven en een score toevoegen. Na het aanmaken van het formulier of een quiz kun je deze delen. Je kunt kiezen tussen ‘Iedereen kan reageren’, ‘Alleen personen in mijn organisatie kunnen reageren’ of ‘Bepaalde personen in mijn organisatie kunnen reageren’. Wanneer je kiest voor ‘Iedereen kan reageren’ zijn de antwoorden automatisch anoniem.
Hoe kun je de resultaten zien?
Wanneer meerdere personen het formulier hebben ingevuld kun je de resultaten te bekijken. Forms heeft een geïntegreerd dashboard waar je realtime de resultaten kunt zien. Wil je een uitgebreidere analyse loslaten op de resultaten dan zijn deze gemakkelijk te exporteren naar Excel. Op het dashboard kun je zien hoeveel personen je formulier hebben ingevuld en hoe lang daar gemiddeld over wordt gedaan. Je kunt direct een samenvatting zien van alle antwoorden die er zijn gegeven. Deze worden visueel weergegeven door gebruik te maken van verschollende diagrammen of grafieken.
Terugkerende vragenlijsten
Zoals eerder aangegeven is het mogelijk om een terugkerende vragenlijst aan te maken. Dit gaat op basis van verschillende (Engelstalige) templates. De templates kan je naar wens aanpassen. Vervolgens kun je door gebruik te maken van Power Automate instellen hoe vaak de vragenlijst moet worden uitgevraagd bij de participanten.
Polls, quiz en woordenwolk gebruiken in je Teams meeting
Voor je vergadering kan je vragen voor je publiek klaarzetten. De vragen kun je stellen aan je deelnemers. Op die manier kan je een discussie starten of kennis testen. De antwoorden voor de poll kun je direct realtime weergeven of op een door jou te bepalen moment.
Hoe doe je dat nou?
Stap 1: Plan een vergadering in Teams.
Stap 2: Voeg Forms toe aan de betreffende vergadering.
Stap 3: Voeg de vragen toe die je gedurende de vergadering wilt stellen. Dit kunnen polls, quizvragen of een woordenwolk zijn. De vragen staan nu in de status draft.
Stap 4: Zet de vragen live! Op het moment dat je de vragen live zet zullen de deelnemers aan de vergadering daar een melding van krijgen. Zij kunnen dan in de vergadering de vraag beantwoorden. Ook zien zij daar de antwoorden terug.
Integreren Microsoft Forms met Power Automate en Power BI
Dat Forms veel mogelijkheden biedt is gedurende de blog wellicht al duidelijk geworden. Maar je kunt de toepassing van Forms nog verder uitbreiden door ze te koppelen aan andere Office 365 apps zoals Power Automate of Power BI. Met behulp van Power Automate is het mogelijk data vanuit Forms op te slaan in bijvoorbeeld een third party database.
Met Power BI heb je de mogelijkheid een uitgebreid realtime dashboard te bouwen op basis van de resultaten uit jouw vragenformulier!
Voordelen van Microsoft Forms
Er zijn verschillende gebruiksopties voor Microsoft en deze kunnen dan ook verschillende voordelen met zich meebrengen. Ondanks dat het initieel is ontwikkeld om te gebruiken door docenten en trainers zijn er ook genoeg toepassingsmogelijkheden voor zakelijk gebruik.
- Je kunt een poll, quiz en enquête maken om de voorkeuren van je collega’s te peilen of om gestructureerde input van teams te verzamelen.
- Gebruik afbeeldingen en video’s in je polls en quizzen en maak verschillende vragen op basis van de inhoud van die visuele componenten.
- Door het toepassen van verschillende secties kan je bepalen welke secties de respondent wanneer te zien krijgt.
- Het is eenvoudig om polls en quizzen te delen en verspreiden. Je kunt de toegang beperken tot collega’s in je organisatie of het formulier voor iedereen beschikbaar maken.
Meer weten?
Volg ons op LinkedIn om direct op de hoogte te zijn wanneer we een nieuwe blog publiceren.