Microsoft Teams als Hub voor teamwork

Hub functie?

Microsoft positioneert met de slogan “Teams as the hub for Teamwork”. Dit met Teams als het begin punt voor je werkzaamheden en het samenwerken met anderen. Dat is nogal een stelling, want uit onderzoek blijkt dat e-mail nog steeds uitermate veel gebruikt wordt onder alle leeftijden. Een ander onderzoek geeft aan dat e-mail overal het meest gebruikte communicatie middel is binnen organisaties.

Dit is interessant omdat we ook weten dat e-mail een productiviteit-killer is. Uitgebreid onderzoek door Microsoft wijst uit dat productiviteit verloren gaat, doordat men uit de focus gehaald wordt door e-mail. Dit is zeer sterk wanneer de inbox continu open staat en gecheckt wordt. Het grootste verlies ontstaat na het checken van e-mail, omdat het tientallen minuten kost om weer terug in de focus te komen.

Outlook is de plek waaruit we werken, communiceren met anderen en onze taken halen. Het is één van de eerste programma’s die dagelijks wordt gestart door gebruikers. Om deze gewoonte te veranderen zijn vele boeken en methoden uitgebracht. Voorbeelden hiervan zijn “je hoofd en inbox leeg”, “4-hour workweek” en “hamster revolution”.  Maar het feit dat e-mail nog steeds nummer één is wil niet zeggen dat deze methoden niet goed werken. De methoden missen alleen echte impact om verandering voor elkaar te krijgen. Ook ik betrap mezelf er op dat ik niet elke dag “inbox zero” haal en vaker dan 3 vaste momenten mijn inbox open om e-mails te behandelen.

“Inbox zero” is een populaire term. Het doel hierbij is om het liefst op 3 vaste momenten op de dag je inbox te controleren om zo je focus te behouden en je inbox leeg te krijgen. Je behandelt alle binnen gekomen mails en archiveert ze daarna in een aparte map. Zijn ze niet direct te beantwoorden? Plan dan taken voor later om uit te voeren.

Microsoft heeft zichzelf de taak gesteld om deze manier van werken en deze vorm van productiviteit aan te gaan pakken met de visie; “Teams as the hub for Teamwork”.

Hoe ziet deze visie eruit?

Microsoft ziet voor zich dat Microsoft Teams de applicatie is die werknemers primair gaan inzetten voor al hun werkzaamheden. Het helpt natuurlijk dat Microsoft met Windows en Microsoft 365 het overgrote marktaandeel hebben van primaire applicaties/services waar medewerkers gebruik van maken.

Het direct opstarten van Windows en een uitstekende integratie met je (online) werkplek is een technische voorwaarde. Als dit ontbreekt dan is dit natuurlijk geen goede motivator. De visie van Microsoft moet helpen dat gebruikers juist Teams erbij willen gaan pakken en vanuit daar te werk gaan.

De “what’s in it for me” voor de gebruiker zit hem in een soort omni-kanaal strategie. In Teams zijn alle bronnen verzameld die jij nodig hebt om je werk goed uit te voeren. Dat is de visie. “One Application to rule them all”. Laten we dit verder uitpakken;

Omni-kanaal

Omni betekent “alles omvattend”. Microsoft Teams is naast de opvolger voor Skype inmiddels uitgegroeid tot een van de grootste platformen voor de kantoormedewerker. Via diverse wegen zijn integraties en connecties mogelijk. Van het automatiseren van goedkeuringsprocessen via Teams chats, tot het creëren van een app die binnen Teams het dashboard van een 3^e party applicatie toont.

Voeg het icoon toe van de Finance applicatie en je kunt snel schakelen tussen het Teams kanaal om je collega’s up to date te houden. Ook kun je Excel overzichten waarin je enkele berekeningen hebt naar de financiële applicatie sturen voor het importeren en verwerken van kwartaalcijfers.

Werk je als kenniswerker? Milestones kan de verschillende projecten draaien in een scherm in Teams. Jouw taken komen automatisch via een pop-out bij Microsoft ToDo. Je houdt de interne organisatie op de hoogte via updates in kanalen, updates in communicaties via de Viva Engage app en het in Teams geïntegreerde intranet (Viva connections).

Komt een leverancier op bezoek? Ik vraag aan de chatbot die jullie in Teams hebben gebouwd om een parkeerplek te reserveren. Waarna de bot mij nog een paar vagen stelt m.b.t. de datum, tijd, personen en namen. Vervolgens laat de bot mij het ingevulde formulier zien en kan deze na bevestiging direct worden ingediend in de Enterprise Service Management tool die jullie gebruiken. Na bevestiging door de receptie, middels een goedkeuring van werkstroom, ontvang ik een chat van de bot in Teams dat de reservering gelukt is.

Ik kan paragrafen blijven schrijven voor de verschillende mogelijkheden, maar ze wijzen allemaal naar één filosofie. Vanuit Teams heb ik toegang tot interactie met collega’s, data vanuit geïntegreerde applicaties en kan ik vanuit daar andere software starten om in door te werken.

Teams als open platform

Teams is een open platform dat het mogelijk maakt om hier tegenaan te programmeren. Gekoppeld met de aanvullende mogelijkheden van Azure om apps te bouwen, data te verwerken en data te normaliseren voor Teams is het ook mogelijk dat databronnen beschikbaar gemaakt kunnen worden. Pas als een applicatie haar data compleet afsluit voor derden kan Teams de data niet benaderen. 

Voor al die andere databronnen is het mogelijk om data op te halen en aan te laten passen. Op deze manier kan Teams ingezet worden als een hub voor je werk.

Gepersonaliseerd

Dit is de nog het grootste punt van Teams als een Hub. Jij bent het middelpunt in Teams. Het draait om jouw communicatie, jouw kanalen, jouw agenda, jouw informatie en jouw werk. Jij bent ingelogd in Teams en daarmee kun jij je eigen apps installeren en Teams organiseren. Het is je werkaccount waarmee alle content van de Microsoft 365 omgeving direct weet wie je bent en waar je toegang toe hebt. De Apps kunnen via dit mechanisme (SSO) ook weten wie jij bent en tot welk dashboard, data en formulieren je toegang hebt.

Zo wordt Teams een gepersonaliseerde hub voor jouw werk!

Praktische invulling van Teams as a hub

Het zal geen verrassing zijn dat het verwezenlijken van dit beeld niet morgen geregeld is. Omdat deze voor elke organisatie net iets anders is, zal ik een korte algemene aanpak neerleggen.

Basics

Microsoft Teams start als communicatie middel met de chat, group chats, kanalen, video conferences en agenda. Dit is de eerste stap om Teams in de dagelijkse werkzaamheden op te kunnen nemen. De meeste organisaties hebben deze stap in de afgelopen jaren al genomen.

Voorbereiding

Start met definiëren van gebruikersdoelgroepen. Zo kan een gefaseerde aanpak per groep ingericht worden met Teams sjablonen en benodigde applicaties per doelgroep. Dit geeft je meer focus en een roadmap voor de volgende stappen. Dit is een goed moment om het huidige applicatie landschap te evalueren en de data opslag te normaliseren.

Koppelen van apps

Vanuit de Teams store of via (app) links. Dit is een eenvoudige eerste stap om de eerste applicaties te kunnen starten vanuit de Teams app. Deze hoeven nog niet direct in Teams te worden geopend. Een andere mogelijkheid is om deze automatisch toe te voegen aan de eerder gedefinieerde doelgroepen. Hiermee geef je de gebruikers een jump start.

Integratie van apps

Dit is de complexe integratie van applicaties. Hiermee trek je de functionaliteit naar Teams toe. Via een in-app browser. Denk bijvoorbeeld aan een Trello scherm in een browser scherm in Teams openen. Of een app die direct in Teams geladen wordt, waardoor het openen van de applicatie overbodig is.

Tip: Start eerst met de andere Microsoft diensten die je gebruikt zoals Dynamics of Power Apps. Deze zijn het meest eenvoudig om op te zetten.

Het wordt snel complex wanneer de applicatie niet volledig voorbereid is op integratie met Microsoft Teams. Dan zul je dit zelf moeten integreren. Denk hierbij aan het schrijven van webservices om data uit te wisselen of het inrichten van pass-through of linked authentication om de gebruiker de ervaring van SSO te bieden.

Optimaliseren

Nu de applicaties en de bijbehorende werkprocessen in Teams zijn opgenomen is het moment aangekomen om samen met de gebruikers na te denken hoe het werk geoptimaliseerd kan worden. Doordat gebruikers nu de optie hebben om vanuit één hub te werken is het voor hen eenvoudiger te visualiseren hoe werk gekoppeld of geoptimaliseerd kan worden met forms, bots, etc. Dit is een langer traject dat ook meerdere iteraties zal kennen.

Naast het optimaliseren van processen is dit ook het moment om het beleid te updaten naar de nieuwe situatie. Wat zijn de nieuwe beveiligingsrichtlijnen voor data en applicaties die we in de Teams hub plaatsen? Aan welke technische standaarden dienen applicaties te voldoen?

Extra: Adoptie

Betrek je medewerkers. Vertel hun waarom het een goed idee is om Teams as a hub in te zetten en laat hen meedenken over de gebruikersdoelgroepen en welke applicaties ontsloten moeten worden. Zonder gebruikers mee te nemen in de nieuwe koers wordt Teams geen hub voor teamwork maar gewoon nog een applicatie.

Extra: Security

Het Microsoft 365 account zorgt ervoor dat je de security goed kan inregelen. Het inregelen van de security is een vereiste om ervoor te zorgen dat een gebruiker alleen bij haar data kan of data die voor haar bedoeld is. Nog belangrijker is het robuust maken van de bescherming van je omgeving en accounts. In dit scenario, waarbij Teams de centrale hub is voor het consumeren en bewerken van data, wordt Teams en daarmee het Microsoft365 account van de medewerker een single point for failure. Alles komt daar samen wat catastrofaal kan uitpakken als daar een inbraak op plaatsvindt. 

Wij zijn al jaren enorm enthousiast over Microsoft Teams. De visie van Teams as a hub dragen wij uit en streven we na. Wanneer je de updates van Microsoft over het afgelopen jaar bekijkt, zie je dat ze hier stapsgewijs naartoe werken. Neem alleen al de Viva producten. Deze zijn volledig gericht op het integreren van services van Microsoft in Teams. Het feit dat Loop als eerste in Teams toegevoegd werd valt daar natuurlijk ook onder. Teams heeft inmiddels al een prominente plek ingenomen in ons werkende leven, maar deze visie belooft veel goeds!

Klik op de onderstaande knop en werk samen met XTRM development aan jouw plan.

Anderen bekeken ook: