Microsoft Teams Milestones

Bij het openen van het dashboard krijg je een overzicht van alle projecten in de linkerbalk. Het hoofdscherm toont het geselecteerde project ingedeeld in mijlpalen. Het idee is dat een project bestaat uit mijlpalen (deadlines) met taken (werkitems).

Het idee erachter is dat je met een team werkt naar mijlpalen toe, vandaar de naam Milestones. Je wordt door de app niet verplicht om daar expliciet hiërarchisch mee om te gaan. Met andere woorden, je werkt niet specifiek in sprints waar je per keer naar een oplevering werkt. Milestones bekijkt het vanaf de andere kant; je hebt opleveringen met een bepaalde datum, en bepaalt vervolgens waar je aan werkt. Het is aan het team om ervoor te zorgen dat natuurlijk een mijlpaal behaald wordt, maar het sluit niet uit om vooruit te werken.

De interface is intuïtief. Het is mogelijk vanuit het dashboard om projecten aan te maken, werkitems aan te maken, werkitems te openen om te bewerken, en de lijst met werkitems te filteren voor overzicht. Naast de werkitems is er aan de rechterkant ruimte ingericht voor een activiteiten logboek. Hierin worden automatisch de updates getoond aan items (status aanpassing, nieuw toegevoegd, etc.) . Maar je kunt als team ook zelf losse updates aan het logboek toevoegen. Handig om de rest van het team op de hoogte te brengen/houden.

Milestones werkt prima voor kleine teams die aan kleine projecten of middelgrote trajecten werken. Wanneer er development/beheer/onderhoud taken zijn, raad ik voorlopig aan om dit in Azure DevOps uit te voeren, omdat je dan de integratie met Pipelines, Azure Logic Apps, etc hebt. Maar project/trajecten meer gericht op inhoud (financiele rapportage, voortgang personeelsfeest, HR regelingen herschrijven, etc) kun je perfect in Milestones uitvoeren.

Je maakt in het kanaal een project aan, voegt de leden toe, en begint met het aanmaken van mijlpijlen. Welke (deel-)opleveringen zijn er? Hier wordt een datum aan gehangen. Vervolgens voegt men de taken toe, deelt deze in per mijlpaal, en geeft het prioriteit. Elke standup neemt men de lijst door, ziet men de voortgang per mijlpaal, en neem je het logboek door om eventuele vragen/impediments op te vangen.

Milestones verwacht werk van de teamleden. Het verschuiven en daarmee updaten van kaartjes tussen buckets is er niet bij. Je dient de werkitems individueel te openen en aan te passen. Dit vereist dus wat meer administratie, al is dat wanneer je bijvoorbeeld in Planner met deeltaken werkt, niet anders.

Milestones lijkt wel en toch ook weer niet op Planner. Planner maakt echt gebruik van een board om 1 project te volgen met werkitems. Werkitems worden op kaarten bijgehouden en verplaatst naar buckets als deze van status veranderen. Milestones geeft meer de voorkeur voor een benadering vanuit mijlpalen. Er zijn taken/werkitems, die men oppakt vanuit de takenlijst, om te werken naar een mijlpaal. Op het eerste gezicht zijn beide apps weinig onderscheidend. Er is een takenlijst, waar een team naar een resultaat werkt, met een eigen interface.

Het grote verschil zit in de architectuur. Planner heeft een meer gesloten systeem, je krijgt wat je ziet. Het is een aparte service die toegevoegd is aan Microsoft 365, als lichte versie van Project Online, en concurrerend met web diensten als Trello, Asana, en Monday.com. Een weergave van de Planner dienst wordt aangeboden in SharePoint, Teams, en de Planner app.

Milestones is daarin anders. Deze is van de grond opgebouwd op het Power Platform en puur als app voor Teams gebouwd. Hierdoor is het mogelijk om deze als organisatie zelf uit te bouwen/aan te passen met het Power Platform. Hiermee is het dus mogelijk om bijvoorbeeld Automation direct toe te voegen, of velden uit te breiden. Dat maakt het krachtig en veelzijdig. Je kiest voor Milestones als je meer flexibiliteit nodig hebt, liever met deze interface werkt dan de buckets van Planner, en/of er meer projecten gevolgd dienen te worden binnen 1 kanaal.

To do is echt een persoonlijke afvinklijst, die ook te delen is met collega’s. Uitermate geschikt als checklijst, boodschappenlijst, kleine taken. Kleine projecten/opdrachten kunnen prima hier bijgehouden worden, maar het overzicht op voortgang is snel kwijt. Zodra een project meer dan 1 mijlpaal heeft, een team groter dan 3 mensen bevat, en/of sturing nodig heeft, is het beter om over te stappen op Planner of Milestones.

In Milestones is het uiteraard ook mogelijk om afvinklijsten te maken, maar de overige velden en het logboek leiden dan af. De focus die To Do biedt op de pure taakjes, werkt efficiënter. Het feit dat To Do integreert met Outlook taken is een pluspunt om naast je email en kalender, losse taken in te plannen. Milestones zijn grotere doelen waar naartoe gewerkt wordt, en waarvoor je grotere blokken inplant in de agenda om daaraan te werken.

Milestones is wederom een app die Microsoft uitbrengt als productiviteit tool. Naast Project, Project Online, Planner, To Do, en Lists, wordt het wel druk en onoverzichtelijk op dit vlak. Laten we dat zien als luxe probleem, na jaren van enkel de opties Excel of Project Desktop hebben gehad. Daarnaast, zijn er nu wel verschillende apps die aansluiten op verschillende behoeften, waarvoor organisaties hiervoor naar andere diensten uitweken om in de behoefte te voorzien. Het is wel belangrijk om een duidelijke keuze te maken die past bij de inrichting van project management/uitvoering binnen de organisatie.

Het feit dat Milestones gebouwd is op het Power Platform, is erg fijn voor consultants en beheerders, om deze verder af te stemmen op de interne behoefte. Ik zou adviseren om hier in het begin terug houdend te zijn en met de standaard te werken, zodat er voldoende ervaring opgedaan is om duidelijk aan te kunnen geven wat er écht mist.

De app biedt toegevoegde waarde in het huidige aanbod. Flexibeler dan Planner, met een iets andere aanpak voor projecten waarin geen/minimaal development nodig is (gebruik hiervoor Azure DevOps). Vanuit de strategie van Microsoft 365 gezien, past dit helemaal in het plaatje. Teams als HUB voor werk, gebouwd op flexibel low code Power Platform, en simpel in gebruik. Een waardevolle toevoeging die we de komende tijd zeker op de voet zullen volgen.