Migratie fileshares naar M365

Tools en middelen

Voor de migratie maken we gebruik van handige tools die het migratieproces ondersteunen:

1. ShareGate: Dit is de migratietool om bijvoorbeeld data van On-Premise naar de Cloud te migreren
2. TreeSize: Handige tool om de omvang van de netwerkbestanden te analyseren. Deze geeft bijvoorbeeld weer hoeveel bestanden in een map aanwezig zijn en de grootte van de map. Bij de betaalde versie genereert hij ook een mooi diagram die toont wanneer en welke bestanden voor het laatst zijn gewijzigd. Dit is handig om te bepalen welke data er eerder gemigreerd kunnen worden.
3. Migratieserver: Wat vaak vergeten wordt is het faciliteren van een migratieserver. Op deze server wordt het migratieproces uitgevoerd. Er kan hierop dus 24 uur per dag een migratie worden uitgevoerd, zonder dat je werk verstoord wordt.
4. Powershell: Eventueel kunnen er Powershell scripts worden gebruikt die het migratieproces automatiseren.

Voor de migratie maken we gebruik van handige tools die het migratieproces ondersteunen: 

1. Zorg ervoor dat je beschikt over de juiste Admin accounts om data te kunnen benaderen op de netwerkschijf en om data te kunnen migreren naar SharePoint of Teams.
2. Via ShareGate kan een analyse worden uitgevoerd op de netwerkmappen en -bestanden.
   Denk hierbij aan te lange padnamen, het aantal bestanden in folders die te groot zijn, geen toegang tot bepaalde mappen.
3. Bepaal welke data eerder gemigreerd kunnen worden, zodat de migratie al deels kan worden uitgevoerd, zonder dat het huidige proces van de klant wordt verstoord.
4. Bepaal welke netwerkmappen persoonlijke data bevatten. Wij adviseren dat de gebruikers zelf hun data naar OneDrive migreren, omdat zij beter zicht hebben op welke data van hun nog wel en niet relevant zijn.
5. Bereken de geschatte doorlooptijd, zodat de Business rekening kan houden met de livegang, controle en freeze periode.

In blog 7 van de blogreeks “Migraties” worden de “Meest gemigreerde systemen naar M365” besproken. Hierin komen migraties van een fileshare naar Microsoft 365 ook aan bod.

Beperkingen SharePoint

Als we naar SharePoint, Teams of OneDrive migreren in de back-end blijft het altijd SharePoint die de de bestanden verwerkt.

Hieronder een aantal tips om rekening te houden met wanneer een groot aantal bestanden naar de bovengenoemde platformen wordt gemigreerd:

1. SharePoint kan alleen 5000 items per view in een bibliotheek tonen. Analyseer daarom het aantal bestanden die gemigreerd worden en hoeveel items/bestanden in de netwerkmappen aanwezig zijn.
2. Bestanden die te lange padnamen hebben in SharePoint kunnen niet rechtstreeks worden geopend. Verkort daarom de padlocaties van de netwerkmappen. Gebruik ShareGate die deze analyses uitvoert.
3. Moet de te migreren map unieke permissies bevatten, controleer dan of de map niet meer dan 5000 bestanden bevat.  Als een bibliotheek een map heeft die meer dan 5000 items/bestanden bevat kunnen er geen unieke permissies op die bibliotheek worden toegepast. De workaround is om die map te verwijderen en dan pas de unieke permissies in te zetten. De verwijderende map haal je vervolgens weer uit de prullenbak.

Voor een SharePoint migratie hebben we nog een specifieke blog geschreven: “SharePoint migratie, voorkom nachtmerries“