Een migratie van lokale of netwerk bestanden naar M365 kan een simpele klus zijn, maar zonder een goede voorbereiding kan dit snel uitlopen tot onverwachte zaken. (Lees meer over de voorbereidingen in onze vorige blog “Voorbereidingen voor migraties naar Microsoft 365.”) Denk hierbij aan de omvang van de bestanden, het aantal bestanden die gemigreerd moeten worden of rechten en permissies die op de netwerklocaties geregeld zijn en overgenomen moeten worden naar de Cloud. Deze voorbeelden zijn belangrijke punten om een goede live gang van de gemigreerde bestanden te waarborgen. Daarnaast kunnen deze punten ook impact hebben op de doorlooptijd van de migratie.

Tools en middelen
Voor de migratie maken we gebruik van handige tools die het migratieproces ondersteunen:
- ShareGate: Dit is de migratietool om bijvoorbeeld data van On-Premise naar de Cloud te migreren
- TreeSize: Handige tool om de omvang van de netwerkbestanden te analyseren. Deze geeft bijvoorbeeld weer hoeveel bestanden in een map aanwezig zijn en de grootte van de map. Bij de betaalde versie genereert hij ook een mooi diagram die toont wanneer en welke bestanden voor het laatst zijn gewijzigd. Dit is handig om te bepalen welke data er eerder gemigreerd kunnen worden.
- Migratieserver: Wat vaak vergeten wordt is het faciliteren van een migratieserver. Op deze server wordt het migratieproces uitgevoerd. Er kan hierop dus 24 uur per dag een migratie worden uitgevoerd, zonder dat je werk verstoord wordt.
- Powershell: Eventueel kunnen er Powershell scripts worden gebruikt die het migratieproces automatiseren.
Voorbereidingen bij fileshares migratie
Voor de migratie maken we gebruik van handige tools die het migratieproces ondersteunen:
- Zorg ervoor dat je beschikt over de juiste Admin accounts om data te kunnen benaderen op de netwerkschijf en om data te kunnen migreren naar SharePoint of Teams.
- Via ShareGate kan een analyse worden uitgevoerd op de netwerkmappen en -bestanden.
Denk hierbij aan te lange padnamen, het aantal bestanden in folders die te groot zijn, geen toegang tot bepaalde mappen. - Bepaal welke data eerder gemigreerd kunnen worden, zodat de migratie al deels kan worden uitgevoerd, zonder dat het huidige proces van de klant wordt verstoord.
- Bepaal welke netwerkmappen persoonlijke data bevatten. Wij adviseren dat de gebruikers zelf hun data naar OneDrive migreren, omdat zij beter zicht hebben op welke data van hun nog wel en niet relevant zijn.
- Bereken de geschatte doorlooptijd, zodat de Business rekening kan houden met de livegang, controle en freeze periode.
In blog 7 van de blogreeks “Migraties” worden de “Meest gemigreerde systemen naar M365” besproken. Hierin komen migraties van een fileshare naar Microsoft 365 ook aan bod.
Beperkingen SharePoint
Als we naar SharePoint, Teams of OneDrive migreren in de back-end blijft het altijd SharePoint die de de bestanden verwerkt.
Hieronder een aantal tips om rekening te houden met wanneer een groot aantal bestanden naar de bovengenoemde platformen wordt gemigreerd:
- SharePoint kan alleen 5000 items per view in een bibliotheek tonen. Analyseer daarom het aantal bestanden die gemigreerd worden en hoeveel items/bestanden in de netwerkmappen aanwezig zijn.
- Bestanden die te lange padnamen hebben in SharePoint kunnen niet rechtstreeks worden geopend. Verkort daarom de padlocaties van de netwerkmappen. Gebruik ShareGate die deze analyses uitvoert.
- Moet de te migreren map unieke permissies bevatten, controleer dan of de map niet meer dan 5000 bestanden bevat. Als een bibliotheek een map heeft die meer dan 5000 items/bestanden bevat kunnen er geen unieke permissies op die bibliotheek worden toegepast. De workaround is om die map te verwijderen en dan pas de unieke permissies in te zetten. De verwijderende map haal je vervolgens weer uit de prullenbak.
Voor een SharePoint migratie hebben we nog een specifieke blog geschreven: “SharePoint migratie, voorkom nachtmerries“
Meer weten?
Ben je benieuwd naar de volgende blog in de blogreeks over migraties? Bekijk dan eens onze migratiepagina of lees de volgende blog over “Migratie van Alfresco naar Microsoft Teams”. Wil je direct op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen? Laat dan hieronder je gegevens achter en volg ons op LinkedIn.
Anderen bekeken ook:
SharePoint Migratie, voorkom nachtmerries
Help!!! Ik moet mijn SharePoint omgeving migreren, wat nu? SharePoint migraties kunnen ontaarden in een grote teleurstelling of een verzameling aan frustraties. In deze blog laat ik je zien hoe je ‘fouten’ kunt voorkomen en een soepele migratie kunt voorbereiden. Op...
Migratie van Alfresco naar Microsoft Teams
Een van onze klanten had de wens om data vanuit het Alfresco platform te migreren naar Microsoft Teams als onderdeel van een bredere implementatie van het Microsoft 365 platform. (Lees in deze blog "Snel Microsoft Teams implementeren" meer over het implementeren van...
Voorbereidingen voor migraties naar M365
Een goede voorbereiding voor een migratie is key voor het slagen van een migratie traject en die voorbereiding begint bij het opzetten van de projectorganisatie en het kiezen van de juiste expertise en tools. In dit deel van de blogreeks worden deze aspecten...