Een van onze klanten had de wens om data vanuit het Alfresco platform te migreren naar Microsoft Teams als onderdeel van een bredere implementatie van het Microsoft 365 platform. (Lees in deze blog “Snel Microsoft Teams implementeren” meer over het implementeren van Teams.) Alfresco is een Enterprise Content Management Systeem vergelijkbaar met Microsoft SharePoint. Alfresco heeft componenten om:
- portals aan te maken die folders en bestanden kunnen bevatten
- Rechten en permissies toekennen aan deze portals en folders
- Metadata toekennen aan bestanden
De klant gaf aan graag alle bestande componenten mee te willen nemen naar de nieuwe Teams omgeving. Alleen de data overzetten naar het nieuwe platform kent al de nodige uitdagingen maar dit gaf de migratie nog een extra dimensie.
Voorbereiding data migratie Alfresco
Voordat we konden gaan migreren vanuit Alfresco was het belangrijk om vast te stellen wat er precies gemigreerd moest worden. Na een grondige analyse samen met de klant kwamen we tot de volgende conclusies:
1) De Alfresco portals: Deze portals moesten worden omgezet naar nieuwe teams binnen Teams.
2) In de back-end van Teams wordt SharePOint gebruikt om bestanden op te slaan in de bibliotheek
3) De metadata van de bestanden: De metadata moest worden overgenomen voor bestanden die in Teams terecht komen. Denk hierbij aan metadata zoals: datum, aangemaakt door, gewijzigd door, maar ook custom metadata zoals bijvoorbeeld documenttype.
Beperkingen in Microsoft Teams
MS Teams is beperkt tot twee rollen namelijk Administrator en Leden. Er is geen rol Bezoekers in Teams met bijvoorbeeld alleen leesrechten. Om alleen leesrechten toe te kennen aan een map moet je gebruik maken van SharePoint. In de Teams interface is dit onmogelijk,
Daarnaast zitten de bestanden in Teams in de map General / Algemeen in de SharePoint bibliotheek Shared Documents / Gedeelde Documenten. Hierbij dien je rekening te houden bij de migratie. Je moet dus altijd bestanden naar de map General migreren om het zichtbaar te laten maken bij kanaal Algemeen/General.
Wil je bestanden migreren naar een andere kanaal, dan moeten de bestanden gemigreerd worden naar de corresponderende map van die kanaal.
Powershell en ShareGate Migratie tools en taken
Om de migratie tot een succes te brengen hebben we gebruik gemaakt van standaard tools zoals ShareGate en zelf scripts gemaakt met behulp van Powershell.
1) ShareGate is gebruikt voor het migreren van data.
2) Powershell is ingezet voor het automatiseren van de ShareGate taken.
3) We hebben Powershell ook gebruikt voor de XML metadata conversie naar Excel. Deze XML data
komt vanuit Alfresco. De XML data bevat de structuur van de portal en de metadata van de bestanden. De XML konden we vervolgens inlezen in ShareGate dat daarmee de bestanden juist kon migreren en direct de metadata toe kon voegen.
4) Powershell voor het aanmaken van Teams.
5) Powershell voor het toekennen van gebruikers aan Teams.
Inzet PowerAutomate: Flow van het migratieproces
We hebben een flow gemaakt met PowerAutomate om het gehele migratieproces verder te automatiseren. De flow bestond uit drie hoofdonderdelen:
1) Ophalen XML data per Alfresco portal
Haal XML data vanuit Alfresco.
Converteer Metadata (XML) naar Excel-bestand voor ShareGate.
2) Aanmaken Teams
Maak teams aan + implementeer custom kolommen in de bibliotheek.
Voeg leden toe aan Teams.
3) Migreren naar Teams
Migreer data aan de hand van het Excel-bestand via ShareGate.
Het voordeel van deze aanpak is dat punt 1 en 2 al eerder uitgevoerd kunnen worden, voordat werkelijk het migratieproces wordt uitgevoerd. Dit is efficiënter en minder foutgevoelig dan wanneer je alle drie de punten in één keer gaat uitvoeren.
Tips voor migratie van Alfresco naar Microsoft Teams
Als klapper van de week willen we je een aantal gratis tips meegeven die handig zijn voor het gehele migratietraject.
1) Mail rules aanzetten in Exchange, voordat gebruikers aan een team worden toegevoegd.
Als gebruikers worden toegevoegd aan teams, krijgen ze automatisch een e-mail uitnodiging van Teams. Stel dat een gebruiker tijdens de migratie aan 50 Teams wordt toegevoegd, krijgt hij 50 e-mails binnen. Dit kan dus worden voorkomen door een regel in Exchange te definiëren om deze e-mails te blokkeren. Nadat de migratie is afgerond, kan deze regel worden uitgezet.
2) Freeze periode
Stem duidelijk een freeze periode af met de klant. Op deze manier zijn dan de gemigreerde data gelijk aan de bron. De bron blijft dan ongewijzigd omdat gebruikers in die periode niet meer in de oude omgeving kunnen werken.
3) Incrementele migratie
Ondanks dat er een freeze periode is afgesproken, kan het zijn dan sommige bronnen altijd beschikbaar moeten zijn voor de gebruikers. In dit geval is een incrementele migratie mogelijk. ShareGate kan hier slim mee omgaan. Tijdens de incrementele migratie kan ShareGate bepalen welk bestand vanuit de bron nieuwer is dan datgene dat gemigreerd is. Daarnaast controleert ShareGate ook welke bestanden nog niet gemigreerd zijn.
4) Communicatie + Adoptie
Om eerlijk te zijn, is dit een punt wat snel over het hoofd wordt gezien. Terwijl dit eigenlijk net zo belangrijk is dan het migratieproces zelf. Je kunt een mooie oplossing bieden aan de gebruikers, maar als de gebruikers er niet van op de hoogte zijn en niet worden ingewerkt en ondersteund dan lever je iets op dat wellicht met tegenzin wordt gebruikt en kan zorgen voor ontevredenheid. Nieuwe technologie is altijd mooi, maar uiteindelijk draait het om de mensen.
Meer weten?
Ben je benieuwd naar de volgende blog in de blogreeks over migraties? Bekijk dan eens onze migratiepagina of lees de volgende blog over “SharePoint migratie, voorkom een nachtmerrie”. Wil je direct op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen? Laat dan hieronder je gegevens achter en volg ons op LinkedIn.
Anderen bekeken ook:
Meest gemigreerde systemen naar M365 (7/10)
Nu Microsoft 365 bij de meeste organisaties gebruikt wordt, is het noodzakelijk dat de data uit de oude document systemen gemigreerd wordt naar de nieuwe Teams en SharePoint Online omgevingen. Hieronder vind je een overzicht van de systemen van waaruit het meeste...
Migreren naar de Microsoft Cloud (1/10)
Denk je na over een datamigratie naar de Cloud van Microsoft? Houdt dan vooral onze blogreeks in...
Is mijn migratie naar M365 geslaagd? (9/10)
Valideren van de gemigreerde data is een taak die niet vergeten dient te worden. Dan komt de vraag: Hoe kunnen we er zeker van zijn dat alle bestanden 100% zijn gemigreerd? Gelukkig zijn er migratie tools die de migratie voortgang bijhouden en de compleetheid van...