Migreren naar de Microsoft Cloud

Voordelen voor organisatie en collega’s

Microsoft 365 brengt samenwerken in de Cloud, productiviteitstools en goede databeveiliging samen. Zowel voor jouw organisatie als voor jouw collega’s brengt het veel voordelen met zich mee:

1. Tools om databeveiliging te waarborgen, efficiënt samenwerken, productiviteit zitten allemaal geïntegreerd in één platform.
2. De infrastructuur: Servers, SQLservers, maar ook dataopslag en licenties zijn makkelijk op te schalen en af te schalen. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt en hebt voornamelijk te maken met operationele kosten, waardoor je geen startkapitaal nodig hebt.
3. De data, device en identiteit beveiliging is up to date en blijft verder ontwikkeld worden. Elke maand brengen ze een beveiligingsupdate uit. Er worden je ook tools ter beschikking gesteld om de databeveiliging zelf te testen.
   Via ‘Single Sign On’ principe (1 keer inloggen om gelijk bij al je applicaties te kunnen) blijft het wel werkbaar!
4. Back-up recovery regelt Microsoft voor je. Als je per ongeluk iets belangrijks weggooit kun je het vaak binnen een bepaalde tijd herstellen.
5. Er is integratie mogelijk met applicaties die al binnen het bedrijf bestaan maar nog niet naar de cloud gebracht kunnen worden: De legacy apps
6. Voor de eindgebruiker is het voordelig dat ze alle benodigdheden voor hun werkzaamheden makkelijk kunnen bereiken via het Single Sign On principe.
7. Maar ook door gebruik van MS Teams, waarbij onder andere jouw agenda, overleggen, bestandsopslag, chat en berichtgeving in één tool geïntegreerd zijn. Dat maakt het thuiswerken stukken makkelijker. In de blogs “Migratie van Alfresco naar Microsoft Teams” en “Snel en wendbaar Teams implementeren” gaan we dieper in op Microsoft Teams.

Veel voordelen dus en veel organisaties hebben een migratietraject van fileservers of andere programma’s naar Microsoft 365 erop zitten. Zo’n traject is zeker niet alleen technisch, de functionele kant is net zo belangrijk. Het is een stap voor eindgebruikers om ‘de manier waarop ze altijd werkten’ los te laten.
Daarom raden we aan om een communicatieplan op te stellen en hier ook tijd voor vrij te maken. Denk hierbij aan; hoe communiceren we de verandering naar de Cloud? Wanneer/hoe vaak gaan we trainingen geven? leiden we een kleine groep key users op om de rest op te leiden?

Do’s & Don’ts bij migreren naar de Cloud

Naast het opstellen van een communicatieplan, zijn er nog een aantal belangrijke zaken. Deze geven we je graag mee in de vorm van twee DO’s en twee DON’ts.

Do 1 – De migratie naar de Cloud is een uitstekende gelegenheid om jouw data onder de loep te houden.

Moet alles over? Of kan er data weggegooid worden? Ook data in de Cloud kost geld, het is daarom handig om kritisch te kijken naar wat over moet. Betrek ook de eindgebruikers hierbij.

Do 2 – Denk na over informatiebeveiliging

Moet data geclassificeerd worden? Moeten de rechten op de huidige verouderde documentenstructuur één op één overgenomen worden in de Cloud?

Don’t 1 – Beschouw het niet alleen als een datamigratie.

Dit is een herhaling van wat eerder al is aangegeven, maar aangezien herhaling de sleutel tot leren is, hierbij nogmaals 😉: Microsoft 365 en Office 365 zijn veel meer dan alleen data opslagplaatsen. Het is een digitale werkplek waarmee eindgebruikers efficiënter kunnen werken, indien ze juist geïnstrueerd worden. Bezuinig dus zeker niet op de communicatie rondom dit verandertraject!

Don’t 2 – Ook de technische migratie is niet enkel een ICT feestje.

Betrek een kleine groep key users (het liefst verspreid over verschillende afdeling). Bedenk met elkaar waar in de Cloud de data moet komen te staan, hoe het gestructureerd moet worden. Maar ook de vraag als: Willen we een nieuw Intranet? Welke afdelingen moeten hier nieuwsberichten kunnen plaatsen etc.