Nazorg na Microsoft 365 migratie

Na het feest…

Een live-gang c.q. oplevermoment is een feestje. Het is de afsluiting van een traject waar veel mensen een hoop energie en tijd in hebben gestoken, het proces spannend hebben gevonden en waarbij een nieuw platform in gebruik is genomen. Deze afsluiting is een vereiste, maar betekent niet dat het werk gedaan is.

Na een feest dien je ook op te ruimen en zo is het na een migratie essentieel dat er ook opgeruimd wordt. De omgeving waarvandaan gemigreerd is, is overbodig geworden nu we live zijn op Microsoft 365. Als we de stappen juist hebben gevolgd is er gevalideerd voor live-gang en kan er opgeruimd worden. Dit is ook een moment waarop besparingen behaald gaan worden die ten grondslag liggen aan de business case voor migratie. Waarom dan direct starten met de nazorg activiteiten?

Nut van nazorg

Na het lange traject en de ontlading van energie met de live-gang is het gebruikelijk dat de motivatie en energie niet altijd aanwezig is om meteen de nazorg door te pakken. Net als de ochtend na een feestje, heb je eigenlijk ook geen zin om op te ruimen. Toch is dit belangrijk om de volgende redenen;

1. Opgeruimd staat netjes
2. Een marathon, geen sprint
3. Business case volbrengen

Opgeruimd staat netjes

Met het starten op een nieuw platform, is er een product bijgekomen. En aangezien het een bestaand platform vervangt draai je ook nog dubbel. Aangezien het een digitaal product is en het niet fysiek “in de weg” staat bestaat de oude omgeving nog wel. Hiervoor draaien nog resources, wordt er aandacht gevraagd van beheerders voor updates e.d., komt deze langs als er gekeken wordt naar omgevingen en worden er rekeningen voor betaald. Om goed te starten op het nieuwe platform is het daarom goed om dat in een opgeruimde setting te doen. Geen losse eindjes om aan te denken met het oude platform. Het helpt niet om vol van start te gaan als je nog met één been in de oude omgeving staat of daardoor afgeleid wordt.

Start daarom direct na de live-gang met het opruimen/afbouwen van de oude omgeving. De energie en kennis is op dat moment paraat aanwezig. Nog belangrijker is dat het doel helder is op dat moment. Ik wil naar mijn nieuwe huis, maar eerst de oude schoon opleveren. Een goede nazorg dus.

Een marathon, geen sprint

De live-gang is geweest, de werkprocessen zijn aangepast, mensen opgeleid en iedereen staat klaar om te werken op Microsoft 365. We staan nu eigenlijk op het hoogste punt van de hype cycle, de “peak of inflated expectations”, het hoogtepunt van de hype.  Men is enthousiast en gaat met dit enthousiasme aan de slag met het platform. Maar zoals we weten komt na de hype de teleurstelling van té hoge verwachtingen. Het is daarom belangrijk na de live-gang nog vol door te pakken op de nazorg van de gebruiker.

Adoptie activiteiten dienen eerder geïntensiveerd te worden i.p.v. af te bouwen. Door extra te investeren in de nazorg voorkom je dat de gebruiker gedesillusioneerd raakt en daarmee het platform niet ten volste omarmt en ingezet wordt. Door een goede nazorg eindig je op een zo hoog mogelijke “plateau of productivity”. Het is dus geen sprint naar de lancering, maar een marathon naar het “plateau of productivity”.

Als het goed is heb je een adoptie plan dat al vol op in uitvoer is. Welke activiteiten voeren we uit bij de nazorg? Hieronder vallen werkzaamheden als;

Project portal -> support portal

• • Tijdens het project is er een portal ingericht met de informatie over het traject. Hierop is naast de planning en de activiteiten ook trainingsmateriaal geplaatst. Bouw deze portal om naar een support portal te gaan. Hierop kan men terugvallen om ondersteuningsmateriaal te vinden dat hier is ingezet. Handig om terug te kijken/lezen of voor nieuwe medewerkers om mee te starten (dit is een onderschat punt!).
    Maar gebruik de portal ook om materiaal te verzamelen en te communiceren dat na de lancering ingezet wordt. Op deze wijze heb je een centraal punt waar men terecht kan en vanuit gecommuniceerd wordt. Het geeft ook het gevoel dat er ook na de lancering aandacht is voor een optimale adoptie door de medewerker.
    De portal bevat trainingsmateriaal, informatie wie gecontacteerd kan worden, flyers met informatie, filmpjes met adoptiemateriaal etc.

Tips & tricks

• • Stuur regelmatig en op vaste momenten een bericht met tips en tricks. Dit kunnen stukjes nieuwe functionaliteit zijn ter introductie of tips van gebruikers die voor anderen ook handig zijn en tricks voor efficiënter gebruik van huidige tools.
    Bijvoorbeeld de optie om een e-mail te verslepen naar je agenda om direct een agenda afspraak aan te maken met de inhoud van de e-mail. Dit soort kleine tips en tricks houden de aandacht van de gebruiker vast over langere periode en men leert continu iets nieuws.

Feedback

• • Vraag feedback van de gebruikers. Laat hen vertellen hoe succesvol de kennisoverdracht en ondersteuning tot nu toe is geweest en welke vervolgstappen zij nodig hebben om nóg succesvoller te zijn. Via feedback kun je toetsen of extra training nodig is of juist meer gebruikersbijeenkomsten voor het uitwisselen van kennis of men vraagt om verdere verdieping.
    Ongeacht de antwoorden is de uitkomst eigenlijk altijd positief. Dit komt omdat het je inzicht geeft. Is er een duidelijke hulpvraag en moeten we méér doen? Missen we communicatie naar bepaalde groepen? Zijn de toon en tempo van de trainingen correct geweest? Al deze antwoorden zorgen ervoor dat je kan sturen.

Meten is weten

• • Zet hiervoor de Microsoft 365 rapporten in zoals deze in het admin center staan, maar vooral het Microsoft 365 gebruikersanalyse rapport voor Power BI. Hierin kun je terugvinden wat het gebruik is. Hoeveel mensen (geanonimiseerd natuurlijk) maken gebruik van Outlook? Hoeveel Teams calls worden er gepleegd? Hoeveel licenties zijn uitgegeven ten opzichte van aangekochte? Deze cijfers vertellen je hoe succesvol de implementatie is en welke onderdelen meer aandacht verdienen. Een hoog gebruik van Outlook gecombineerd met een laag gebruik van Teams laat zien dat business doelen voor minder e-mail extra aandacht verdienen.

Mijlpalen vieren

• • Het is belangrijk om niet alleen aan te tonen dat de lancering belangrijk was, maar dat we blij zijn wanneer de gebruiker geholpen is. Uiteindelijk is er hopelijk ook voor Microsoft 365 gekozen omdat het enige vorm van verbetering voor de gebruiker met zich mee bracht. Laat dan ook zien dat je als organisatie dankbaar bent voor de inzet van de gebruiker.
    Dit doe je bijvoorbeeld door een welgemeende “dank je wel” te sturen naar de organisatie wanneer bijvoorbeeld het aantal verzonden e-mails gedaald zijn en men meer in Teams werkt. Snij ook een taart aan als de oude omgeving volledig uitgeschakeld is en kosten gemoeid met die omgeving wegvallen. Dat kon alleen doordat de organisatie in staat is gesteld om de oude omgeving los te laten.

Business case volbrengen

Voordat de migratie gestart is, is er (hopelijk) uiteraard een business case vooraf aan gegaan. De business case bepaalt namelijk de waarom we het doen en met welk doel. Eén van de onderdelen is het kostenaspect. In vele scenario’s komt naar voren dat een migratie naar Microsoft 365 een kostenbesparing oplevert. Meestal doordat er bespaard wordt op licenties, door bepalen naar gebruik en hoge investeringen voor eigen hardware en beheer wegvallen.

Het is zaak om deze niet te vergeten na de lancering van Microsoft 365, want de kosten voor onderhoud en beheer voor een oude omgeving lopen nog en de besparingen treden pas in werking wanneer deze echt afgekoppeld en afgestoten zijn. Wacht er dan ook niet te lang mee en gebruik de energie die vrij komt bij de lancering om de oude omgeving op te ruimen, want ook hier is de nazorg erg belangrijk. Vernietig digitale assets (servers, bestanden, databases, etc), zeg contracten op, verkoop hardware, etc. Daarna begint namelijk pas het terugverdien termijn voor de kosten van dubbel platform draaien en de kosten voor de migratie.

Tip; als de oude hardware afgeschreven is denk dan na over de mogelijkheid om dit te schenken aan een goed doel als ITDonations.nl of IT4Kids.nl .

Het echte werk begint na de verhuizing

Zoals we gezien hebben begint het echte werk nadat de verhuizing voltooid is. Na de verhuizing zit je wel in je nieuwe huis, maar het duurt nog even voordat het een thuis is. Zo is het ook met je nieuwe Microsoft 365 huis. Het is nog even wennen, heeft extra aankleding en tijd nodig om routines in te slijten. Maar zodra dit gebeurd is en dit met elkaar doet zul je je helemaal thuis voelen. Veel plezier!

Meer weten?

Vond je onze ‘Nazorg na Microsoft 365 migratie’ blog interessant en ben je benieuwd naar meer blogs in de blogreeks over migraties? Bekijk dan eens onze migratiepagina of lees de eerste blog over “Migreren naar de Microsoft Cloud”. Wil je direct op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen? Laat dan hieronder je gegevens achter en volg ons op LinkedIn.