Naar aanleiding van onze eerdere blogs over ‘Waarom governance cruciaal is in Microsoft Teams‘ en ‘Voordelen voor het gebruik van governance in Teams‘, is het duidelijk geworden hoe cruciaal een goed governance beleid is. Dit geldt ook voor de Microsoft Teams applicatie, waarbij beheersbaarheid en structuur essentieel zijn en behouden moeten worden. Het governance beleid voor Microsoft Teams richt zich specifiek op drie belangrijke aspecten: gebruikersbeheer, databeheer en applicatiebeheer. Om ervoor te zorgen dat ieder aspect op de juiste manier wordt ingericht biedt Microsoft verschillende oplossingen en tools aan om je te ondersteunen bij het inrichten van elk aspect volgens je governance beleid.
In deze blog zullen we uitgebreid ingaan op deze aspecten en je meer inzicht geven in de tools die je kunt gebruiken om je governance beleid in Teams effectief te implementeren en handhaven.
Governance tools voor Gebruikersbeheer
De primaire vraag die binnen het gebruikers domein moet worden beantwoord is: Hoe manage ik mijn gebruikers binnen MS Teams in overeenstemming met het huidige governance beleid? Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden en daar de juiste ondersteunende tool voor te vinden moet we kijken naar een aantal aspecten. Hierbij is het belangrijk inzichtelijk te hebben welke rechten, rollen en werkwijze we willen dat gebruikers hebben.
M365 groepen, beheerrollen en Teams beleid
Om op een effectieve manier je gebruikers de juiste rollen en rechten toe te wijzen, kan je beginnen met het gebruik maken van M365 groepen. Binnen Azure AD kan je nu M365 groepen aanmaken en aan deze groepen specifieke rollen toewijzen. Op deze manier kan je in 1 keer iedereen in de desbetreffende groep dezelfde rol met de daarbij behorende rechten toewijzen.
Bijvoorbeeld als je alle managers van je afdelingen een beheerrol wilt toewijzen m.b.t. tot Teams kan je daar een groep voor maken binnen Azure AD. Eveneens kan je ook groepen maken en geen beheerrollen toewijzen. Dit kan je bijvoorbeeld doen voor alle mensen binnen een bepaalde groep, teams of afdeling. Deze groepen worden dan beschikbaar gesteld om makkelijk beheer uit te voeren m.b.t een Teams beleid.
Een Teams beleid is een beleid dat een bepaalde groep of gebruiker de volgende opties biedt:
- Privékanaal aan te maken,
- Gedeelde kanalen aan te maken
- Externe gebruikers uit te nodigen voor gedeelde kanalen
- Deel te nemen aan extern gedeelde kanalen
Door de M365 groepen te combineren met een teams beleid, kan je effectief beheerrollen toewijzen en gebruikers de juiste rechten toewijzen m.b.t het aanmaken en beheren van Teams.
Governance tools voor Databeheer in Microsoft Teams
Voor het datadomein draait het om hoe we met data omgaan, hoe we data beveiligen en hoe richten we de levenscyclus in van data (hoe archiveren we het). Kort samengevat: beheer, archivering en beveiliging van je data.
Meer weten over het databeheer met Microsoft Teams?
Microsoft Purview
Met Microsoft Purview krijg je alle handvaten om data binnen je omgeving effectief te beheren, te beschermen en compliant in te richten volgens je governance beleid. Dit wordt grotendeels gedaan door bepaalde labels in te richten en hier een passend beleid aan te koppelen en toe te passen.
Om bijvoorbeeld je vertrouwelijke data te classificeren en te beveiligen, kan je vertrouwelijkheidslabel aanmaken. Met vertrouwelijkheidslabel is het mogelijk om, m.b.v. een label, gegevens een bepaalde mate van vertrouwelijkheid toe te wijzen. Hieraan kan je direct ook een set beveiligingsopties koppelen. Bijvoorbeeld kun je een label aanmaken voor gevoelige/vertrouwelijke financiële gegevens genaamd ‘’Vertrouwelijk financieel’’. Als dit label dan wordt toegepast, kan je instellen dat alleen bepaalde mensen toegang tot dit document krijgen zoals bijvoorbeeld de financiële managers. Daarnaast is het mogelijk om een ook een watermerk toe te passen of aangepaste tekst bij de kop/voet header toe te voegen. Hiermee kun je aantonen dat het om een vertrouwelijk document gaat.
Naast het classificeren en beveiligen van data, moet je ook de levenscyclus van je data beheren. Wanneer moet data bijvoorbeeld gearchiveerd worden en wanneer kan het worden verwijderd? Hiervoor heb je retentielabels en bewaarbeleid tot je beschikking om dit goed in te richten.
Optimaliseer databeheer met bewaarbeleid en retentielabels in MS Teams
Met bewaarbeleid kan je dit bijzonder efficiënt doen door dezelfde bewaarinstellingen toe te wijzen op containerniveau (Team, Site of Mailbox) die automatisch worden overgenomen door inhoud in die container (kanaalberichten, documenten, email). Bijvoorbeeld alle items in alle kanaalberichten voor teams die worden gebruikt met Microsoft Teams. Hierbij fungeert een Team dus als overkoepelende container, waarbij je voor alle inhoud ervan een beleid kan toepassen i.p.v. dit per bestand te doen.
Met retentielabels kan bewaarinstellingen per item bepaald worden. Zo wordt er niet per hele container bepaald wat en wanneer gearchiveerd wordt, maar kan je dat per item toepassen. Een groot voordeel van een retentielabel is dat het gekoppeld blijft aan het desbetreffende item en daarmee dus mee verhuist als je het item verplaatst. Dit is bijvoorbeeld handig voor individuele items/documenten die verschillende bewaartermijnen hebben, maar zich wel in dezelfde team/site bevinden.
Door het toepassen van vertrouwelijkheid labels en retentielabels/bewaarbeleid kan je het beheer, de beveiliging en de levenscyclus van de data inrichten volgens je governance beleid.
Teams governance tools voor Applicatiebeheer
Het laatste domein, Applicatiebeheer, draait vooral om het beheren en inrichten van werkbaarheid en provisioning van Microsoft Teams. Hierbij ligt de focus op het voorbereiden van sjablonen om gebruikers te sturen in het gebruik en gebruikersgemak te vergroten.
Leer meer over applicatiebeheer met Microsoft Teams
Teams sjablonen en sjablonenbeleid
Om gebruikersgemak en werkbaarheid te vergroten voor Microsoft Teams kan er gebruik worden gemaakt van team sjablonen. Dit zijn vooraf ingerichte basis instellingen die je kan publiceren en aanpassen naar wens. Hiermee kan je gebruikers bepaalde opties geven voor een teams inrichting waar ze uit kunnen kiezen. In zo een sjabloon kan je vooraf al kanalen en tabbladen inrichten en bepalen welke applicaties er beschikbaar zijn voor gebruikers. Aansluitend aan dit, kan je een sjablonenbeleid toepassen om dus per groep/team te bepalen uit welke team sjablonen ze kunnen kiezen. Zo kan je per groep of afdeling een getailleerde selectie aan team sjablonen beschikbaar stellen. Deze kunnen aangepast zijn aan hun werkwijze, maar ook al volgens het governance beleid is opgesteld. Gebruikers hoeven dan niet zelf nog te puzzelen of hun team in overeenstemming is met het beleid.
Door het toepassen van team sjablonen en een sjablonenbeleid kan je goed het gebruik van je applicatie beheren en controleren. Hierbij ondervinden gebruikers het gemak in vooraf ingestelde keuzes in teams waarbij er niet meer nagedacht hoeft te worden of het wel conform het governance beleid is.
Het toepassen en combineren van deze set aan tools/oplossingen binnen de M365 suite draagt dus bij aan het effectief uitvoeren en implementeren van het governance beleid.
Wil je meer weten over de tools voor governance binnen Microsoft Teams?
Vond je onze ‘Optimaliseer je Teams met deze governance tools’ blog interessant en wil je meer weten over governance in Teams? Klik dan hier en bekijk onze pagina over governance in Teams. Je kunt ook contact met XTRM development opnemen door het formulier onderaan de pagina in te vullen.
Wil je direct op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen rondom governance? Volg ons dan op LinkedIn en zet de melding aan of schrijf je in op onze nieuwsbrief.
Anderen bekeken ook:
Hoe provisioning bijdraagt aan Teams governance
Wat is Teams provisioning? Microsoft Teams is een populaire collaboratie platform die veel wordt gebruikt binnen verschillende bedrijven, instituten, scholen etc. Ondanks de populariteit van Teams is de governance binnen het bedrijf en het beheren van Teams de meest...
Waarom governance cruciaal is in Microsoft Teams
Microsoft Teams blijft groeien als product, maar hoe groeit het binnen jouw organisatie? Het is soms moeilijk hier goed antwoord op te krijgen. Maar waarom zouden we dit willen? Waarom moet IT nu weer alles in handen hebben en houden van een applicatie. Een applicatie...
Voordelen voor het gebruik van governance in Teams
Tijdens de coronapandemie hebben we een versnelde uitrol van Microsoft Teams gezien binnen veel bedrijven om z.s.m. aan te passen aan omstandigheden van toen. Hierbij hebben bedrijven zeker genoten van de voordelen die Microsoft Teams te bieden heeft. Maar ook werd...