Hoe kan mijn organisatie digitaal gaan samenwerken met Teams?
Organisaties willen steeds vaker digitaal gaan samenwerken. Een organisatie waarbij je elke werkdag van 9-17u op kantoor moet zijn is steeds minder gebruikelijk. Het is daarom wel van belang dat online samenwerken goed verloopt. Zo is het verstandig om medewerkers op de hoogte te houden van alle mogelijkheden die er binnen Teams zijn. Op die manier valt er het meest te winnen met het gebruiken van Microsoft Teams.
Er zijn veel voordelen om digitaal te gaan samenwerken met Teams. De belangrijkste voordelen som ik hieronder even voor je op, met de nodige uitleg natuurlijk.
Productiviteitswinst en uitgebreide communicatie
Microsoft 365 biedt een breed scala aan samenwerkingshulpmiddelen. Echter is dit scala zo breed, dat het ervoor kan zorgen dat je medewerkers wat gedesoriënteerd raken. Teams verhoogt de productiviteit door alle samenwerking, zoals chats, online vergaderingen en gedeelde bestanden, beschikbaar te maken in één interface. Medewerkers kunnen binnen Teams samen in één Word document werken en hebben altijd de meest recente en actuele versie tot hun beschikking.
Naast de veelgebruikte apps van Microsoft, heb je een breed scala aan apps van derden die in Teams geïntegreerd kunnen worden. Hierdoor hoeven je medewerkers nog maar één platform te gebruiken. Via dit platform wordt het digitaal samenwerken makkelijker gemaakt voor medewerkers.
De interface van Microsoft Teams is naast functioneel ook nog eens leuk om te gebruiken. Zo is een moderne vorm van communicatie mogelijk – met ondersteuning voor likes, gifjes, emoticons et cetera. Het maakt het werken toch net wat leuker als je dat ene katten- of hondenfilmpje naar je collega kunt sturen.
Lees ook: 7 tips voor het managen van een digitaal team
Betere focus op je werk
Met Microsoft Teams kun je je aandacht makkelijk richten op werkgerelateerde onderwerpen en je tijd beter prioriteren. Je hoeft niet meer van het ene medium te switchen naar het andere medium, maar je kan gewoon binnen Teams blijven werken. Door de verschillende kanalen binnen Teams is het makkelijk om gesprekken, vergaderingen en documenten te ordenen. Hierdoor krijg je geen wirwar aan informatie door elkaar, zoals in je mailbox wel vaak gebeurt. Dit scheelt ook weer tijd qua het wekelijks opschonen van je mailbox. Win win denk ik zo.
Meer transparantie
Het is vaak een uitdaging voor organisaties om iedereen op de hoogte te stellen en het gevoel te geven te weten wat er binnen de organisatie speelt. Dit wordt met Teams een stuk makkelijker. Je hoeft hier namelijk niet na te denken over aan wie je je mail allemaal richt, of wie je moet uitnodigen voor een vergadering. Met Microsoft Teams plaats je je bericht in het relevante kanaal. Je kunt nog mensen taggen door ze te @vermelden, en de overige personen binnen dit kanaal kunnen het bericht gewoon lezen als ze dat willen. Vergaderingen kunnen zichtbaar worden gemaakt voor iedereen, dit levert een hoop extra transparantie op.
Eenvoudige overgang naar een digitale werkplek
Het fijne van Microsoft Teams is dat het een volledig cloud gebaseerde oplossing is. Hierdoor is de overstap naadloos. Het grootste zakelijke voordeel van Teams is dat alle medewerkers vanaf elke locatie en elk apparaat toegang hebben tot de informatie. Ook kun je gebruik maken van big data en artificial intelligence om slimmer te werken.
Mocht jouw organisatie meertalig zijn, dan kun je ook nog profiteren van automatische vertalingen van gesprekken. Dit kan je inschakelen in de werkbalk. Sinds kort is ook Nederlands beschikbaar. Een gemiste vergadering is geen probleem meer, doordat je de vergadering kunt opnemen. Je kunt zelfs zoeken naar een specifiek deel van de vergadering, door op bepaalde woorden te zoeken die dit onderwerp weergeven.
Nieuwe teamleden kunnen sneller starten
Met Teams heb je een flexibele werkplek waardoor je medewerkers in principe vanaf elke plek kunnen werken. Je kunt snel nieuwe medewerkers op de hoogte brengen van wat er speelt en ze kunnen makkelijk deelnemen aan werken in bijvoorbeeld projectgroepen. Het samenwerken via Teams gaat erg eenvoudig. Het maakt tegenwoordig dus niet meer zoveel uit waar de medewerkers van een organisatie zich bevinden. Met behulp van Teams zijn ze altijd bereikbaar.
Samenwerken met externen
Het laatste voordeel is zeker niet het minste voordeel: je kunt met Teams erg makkelijk samenwerken met externen. Je nodigt ze eenvoudig uit in je Teams omgeving en kunt op die manier samenwerken door te bellen, videobellen of chatten.
Wij hebben een infographic gemaakt waarin de voor- en nadelen van Microsoft Teams naar voren komen. Vraag hem hieronder aan!
Nadelen van Microsoft Teams
Als je met jouw organisatie een overstap wilt maken naar digitaal werken, pas dan wel op voor de nadelen van Microsoft Teams. Als je op de hoogte bent van de belangrijkste nadelen van Teams, is het niet zo lastig om hier een geschikte oplossing voor in te richten. Mocht je dat niet lukken, dan kun je altijd even contact met ons opnemen.
Structuur van bestanden kan gebruikers verwarren
De wat jongere generaties geven er over het algemeen niet zoveel om waar bestanden worden opgeslagen. Zij zoeken gewoon wat ze nodig hebben en kunnen dit vaak snel vinden. Maar veel mensen in een organisatie willen weten waar de bestanden zich bevinden en zoeken deze bestanden vaak via een mappenstructuur.
Dit is niet hoe het in Microsoft Teams werkt. Daardoor kan het soms lastig zijn om documenten terug te vinden. Alles wat naar chats wordt geüpload, wordt direct in de hoofdmap van dat kanaal geplaatst. Als iemand vervolgens structuur in deze documenten wilt aanbrengen en ze in mappen gaat plaatsen, dan wordt de bestandskoppeling in de chat verbroken. Hierdoor kun je de bestanden vervolgens niet meer via deze linkjes terugvinden en moet je echt gaan zoeken.
Belemmering van de acceptatie van Teams
Ondanks het feit dat Microsoft hard heeft gewerkt om de Skype for Business functionaliteiten in Teams op te nemen en ze dit goed hebben gedaan, is de beleving nog niet optimaal. Er zijn enkele dingen die niet erg intuïtief gaan en dit zorgt helaas niet voor de promotie van de capaciteiten die er zijn binnen Teams voor meetings, zoals het maken van aantekeningen in OneNote tijdens je vergadering.
Als je wilt dat je medewerkers online vergaderingen echt gaan gebruiken en omarmen, is het van belang dat zij zich echt comfortabel voelen met de tools die je ze aanbiedt. Een duidelijke uitleg van de functionaliteiten is dus wel op zijn plaats.
Uitdagingen wat betreft specifieke toegang
Een van de belangrijkste voordelen van Teams is dat het delen van bestanden zo makkelijk gaat. Elk lid van een team heeft automatisch toegang tot alle kanalen en bestanden in dat team. Waaronder het OneNote notitieboek. Dit is natuurlijk ideaal, want dan kan iedereen de gemaakte aantekeningen bekijken.
Maar er is ook een keerzijde. Soms wil je namelijk niet dat iedereen toegang heeft tot alle documenten en wil je de toestemming wat specifieker krijgen. Dit is nu nog niet mogelijk. Wel kun je privékanalen maken binnen een team om unieke rechten voor dit specifieke kanaal te maken, maar je kunt geen gastgebruikers uitnodigen voor kanalen. Als je een externe consultant wilt inschakelen voor één specifieke opdracht, dan kan de desbetreffende consultant alle andere projecten ook zien. Wat wel mogelijk is, is dat je alle andere kanalen privé maakt. Hier zitten helaas weer erg veel beperkingen aan gebonden.
Dit zou je moeten oplossen met vertrouwelijkheids labels, deze zorgen ervoor dat je vertrouwelijke documenten niet met iedereen kan delen. Het principe zou moeten zijn “open unless”.
De beperkte flexibiliteit kan leiden tot extra werk
Als je met je bedrijf gaat starten met Teams, dan heb je niet meteen een goede structuur liggen. Je weet vaak niet welke kanalen je collega’s nodig hebben en welke teams je moet maken. Dit komt wel met de tijd.
Maar Teams is nog niet erg flexibel. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om kanalen tussen verschillende teams te verplaatsen. Wel is het mogelijk om in SharePoint de bestanden in bulk te verplaatsen naar het nieuwe team. Maar ook dit resulteert vaak in tijdverspilling. Een voorbeeld: als je een kanaal hebt aangemaakt en je beseft je later pas dat je hier een apart team met extra teamleden voor moet aanmaken, moet je nu een nieuw team aanmaken en handmatig alle informatie uit dat kanaal kopiëren of verplaatsen.
Dus, hoe krijg je je organisatie mee naar het digitale werken?
Microsoft Teams heeft zoals je hebt gelezen ontzettend veel mogelijkheden, maar het heeft hier en daar ook haar beperkingen. De nadelen van Teams zijn gerelateerd aan Teams zelf en Microsoft is ontzettend veel tijd en energie aan in het investeren in het oplossen van deze problemen. Wel is het van belang om op de hoogte te zijn van de beperkingen die er zijn en om je werknemers hiervan op de hoogte te stellen en ze erin te begeleiden. Als je dat niet doet, dan zul je maar minimaal van de voordelen kunnen profiteren. Maar als je genoeg tijd en energie investeert in het optimaliseren van je digitale werkplek, dan kan jouw organisatie een heleboel halen uit het digitale samenwerken.
Als je hulp nodig hebt bij de transformatie naar een digitale werkplek of bij de adoptie hiervan, dan kun je altijd even contact opnemen met XTRM development. We kijken dan samen even naar een geschikte oplossing.