ROI van Microsoft Teams
In april 2019 heeft onderzoeksbureau Forrester in opdracht van Microsoft onderzoek gedaan naar ‘The Total Economic Impact Of Microsoft Teams- Improved Employee And Company Performance’. Eigenlijk hebben ze onderzocht: wat heb je nu aan Teams en wat levert het op. Een terechte vraag die veel klanten ook regelmatig aan ons stellen.
Na de aanschaf van Office 365 krijgen klanten een complete suite met mooie tools. Maar de vraag die onbeantwoord blijft is: ‘wat heb ik eigenlijk gekocht en waar zet ik deze tools voor in?’. In deze blog bespreek ik conclusies die Forrester heeft getrokken zodat je niet zelf het 30 pagina’s tellende rapport hoeft door te nemen. Mocht je dat wel willen kun je het rapport bij mij aanvragen.
Wat is Microsoft Teams?
Voordat we de bevindingen van Forrester bespreken leg ik graag even uit wat Teams is. Het is een oplossing van Microsoft waarmee je kunt samenwerken en communiceren. Dit alles binnen het Microsoft 365 platform. Als het ware is het een digitale werkruimte. Je kunt hier zowel met collega’s als externe partijen in samenwerken. Teams biedt functionaliteit om te chatten, te bellen, webmeetings op te zetten, discussies met elkaar te voeren en bestanden te delen.
Het mooie van Teams is dat het volledig integreert met andere oplossingen van Microsoft zoals Planner of SharePoint. Maar ook oplossingen van andere leveranciers of zelf ontwikkelde applicatiecomponenten. Daarbij blijven de voordelen voor beheer van Office 365 intact. Deze voordelen zijn op het gebied van bijvoorbeeld performance, security en beheersbaarheid.
Forrester onderzoek naar Teams
Forrester heeft opdracht van Microsoft gekregen om onafhankelijk onderzoek te doen naar de ‘Total Economic Impact’ (TEI) en te onderzoeken wat de ‘Return on Investment’ (ROI) is. Het doel van het onderzoek is om mensen die Teams overwegen handvatten te bieden om de potentiele (financiële) waarde van een implementatie te bieden.
Om goed inzicht te krijgen in de voordelen, risico’s en de kosten heeft Forrester vier klanten geïnterviewd. Daarnaast hebben ze survey ’s uitgezet bij nog eens 260 klanten die Teams gebruiken. Ook eerdere onderzoeken van andere bureau’s over de TEI zijn mee genomen in de bevindingen. Bij deze onderzoeken zaten nog eens meer dan 45 interviews naar het gebruik van de verschillende aspecten van Microsoft Teams. Daarmee kun je wel stellen dat het een gedegen en representatief onderzoek is.
Bevindingen Forrester bij onderzoek naar Microsoft Teams
De voordelen die naar voren kwamen bij de organisaties die deel uitmaakten van het onderzoek zijn ongeveer op te delen in vier categorieën:
- Communicatie, met functionaliteiten zoals chat, vergaderen en telefonie;
- Samenwerken, met collega’s, externen en Office 365 integratie;
- Aanpassen en uitbreiden, denk aan werken met apps van derden, processen en apparaten;
- Zorgeloos samenwerken, met in het achterhoofd aandacht voor: security, compliance en beheersbaarheid.
Communicatie
Medewerkers brengen het aantal vergaderingen en de duur van vergaderingen terug met de komst van Teams. Door de betrouwbaarheid en de hoge video en audio kwaliteit kiezen medewerkers sneller voor een online / virtuele meeting. Hierdoor zijn ze minder tijd kwijt met het geklungel met conference systemen. Doordat vaak ook documentatie en informatie beschikbaar is in de virtuele meeting room kunnen medewerkers sneller ter zake komen en hoeven ze niet op zoek te gaan naar informatie.
Bij organisaties die Teams inzetten ziet Forrester een daling in kosten met andere communicatie systemen en telefoonkosten. Het gebruik van teams leidt tot afname van het gebruik van mobiele telefoons, vaste lijnen (als je die nog gebruikt ten minste 😊) en andere webmeeting-systemen.
Als laatste punt binnen het kopje communicatie geeft Forrester aan dat het aantal reizen met overnachting is gedaald. In een land als de Verenigde Staten kan ik mij dat voorstellen maar in Nederland is dit niet echt van toepassing. Wel kan ik mij goed voorstellen dat het aantal reisbewegingen van medewerkers vermindert door het gebruik van teams. In plaats van af te spreken dat de ene collega de ander opzoekt hebben ze eenvoudig contact via Teams, ieder vanaf de eigen locatie.
Samenwerken met Microsoft Teams
Informatiewerkers besparen 4 uur per week aan tijd doordat ze sneller en beter kunnen samenwerken en informatie kunnen uitwisselen. Specifiek de functionaliteit voor ‘coauthoring’, versiebeheer, zoeken van documenten en de online gespreksmogelijkheden zorgen hiervoor. Dat al deze functionaliteiten op één plek aanwezig zijn voor de medewerker is een belangrijke factor hierin. Voor niet-informatiewerkers heeft Forrester een besparing van ongeveer 45 minuten per week vastgesteld.
Beslissers binnen organisaties kunnen 17,7% sneller een keuze maken. Dit komt doordat de informatie die nodig is voor een bepaalde keuze direct beschikbaar is via Teams. Daarnaast gaven de geïnterviewden aan dat ze meer tijd kunnen besteden aan discussies welke keuze de juiste is doordat men minder tijd kwijt was aan het zoeken van de juiste informatie.
Grappig laatste punt in deze categorie is een hogere medewerkerstevredenheid en lagere cijfers over uitval van medewerkers. Bij de geïnterviewde bedrijven is een daling van 11,8% naar 11,4% in verloop van personeel geconstateerd na de introductie en adoptie van Teams. Daarnaast helpt het nieuwe medewerkers sneller up-to-speed te komen doordat informatie makkelijker te vinden is.
Teams is altijd beschikbaar
Geen gedoe meer met het vooraf boeken van bijvoorbeeld de vergaderfaciliteiten. Het altijd online beschikbaar hebben van deze functionaliteit zorgt ervoor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn met randzaken. Dit zou een tijdwinst betekenen voor medewerkers van 14,6%.
De bedrijven uit het onderzoek zijn minder inspanning en kosten kwijt op het gebied van compliance en eDiscovery. Dit komt omdat alles transparant en snel beschikbaar is in teams. In totaal is de besparing op de kosten 13,2%.
Teams aanpassen en uitbreiden
Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het wisselen van applicaties. Ze hebben een centrale plek voor informatie en werkzaamheden. Per dag besparen informatiewerkers hier 15 minuten mee. Andere medewerkers besparen 5 minuten per dag doordat alle informatiebronnen gekoppeld zijn aan Teams. Om deze besparingen te kunnen berekenen is er gekeken hoeveel tijd het kost om de ene applicatie in te wisselen voor de andere en hoeveel tijd onze hersens nodig hebben om weer op snelheid te komen in de nieuwe applicatie.
Samenwerken met externen bespaart zeer veel tijd. Teams kan zo aangepast worden dat klanten, leveranciers of andere externen met jouw organisatie kunnen samenwerken in Teams. Dit scheelt tijd en verhoogt volgens het onderzoek ook de klanttevredenheid.
Grappig laatste punt in deze categorie is een hogere medewerkerstevredenheid en lagere cijfers over uitval van medewerkers. Bij de geïnterviewde bedrijven is een daling van 11,8% naar 11,4% in verloop van personeel geconstateerd na de introductie en adoptie van Teams. Daarnaast helpt het nieuwe medewerkers sneller up-to-speed te komen doordat informatie makkelijker te vinden is.
Wat zijn de kosten van Microsoft Teams?
Doordat Teams als onderdeel van Office 365 komt zijn er geen kosten voor licenties van toepassing. De kosten die gemaakt worden zitten op het gebied van adoptie en training. Indien een organisatie migreert van Skype for Business naar Teams is de kans groot dat er extra expertise nodig is (dus extra kosten) om dit soepel te laten verlopen.
Veel partijen die aan de slag gaan met Teams huren hierbij wel een partner in om de implementatie, adoptie en training te begeleiden. Hierbij zijn uiteraard kosten gemoeid.
Forrester sluit af met spierballentaal en een ongelofelijke ROI. Forrester geeft aan dat op basis van de deelnemende bedrijven de ROI maar liefst 832% is binnen drie jaar. Dus voor elke euro die je uitgeeft aan Teams geef je in een periode van drie jaar er € 832,- minder uit….
Ik denk dat deze ROI wel heel erg rooskleurig is, maar dat Teams helpt om efficiënter en sneller te werken staat voor mij absoluut vast.
Weten wat de ROI van Teams voor jou organisatie is?
Vraag dan onze ROI calculator aan via ons contactformulier.
Veel partijen die aan de slag gaan met Teams huren hierbij wel een partner in om de implementatie, adoptie en training te begeleiden. Hierbij zijn uiteraard kosten gemoeid.
Nog wel leuk om te overdenken is het volgende: Microsoft heeft met Teams een oplossing gevonden om het leven van de informatiewerker een stuk eenvoudiger te maken. Met welke applicaties doen we 50% – 75% van ons werk? Word, Excel, Powerpoint, Skype…. toch? De huidige manier van werken met deze oplossingen is vaak complex en verre van ideaal. Dus eerst veroorzaakt Microsoft een probleem en vervolgens komen ze met de oplossing… Niet verrassend dat er een positieve ROI op zit!
Anderen bekeken ook:
Hoe houd je structuur in je Teams omgeving?
Microsoft Teams heeft zich gevestigd als een onmisbare tool voor samenwerkingen binnen organisaties. Mede door de ontwikkelingen van Teams en de integratie met andere software en data is het gebruik sterk toegenomen. Hierdoor is er behoefte aan structuur binnen Teams,...
Optimaliseer je Teams met deze governance tools
Naar aanleiding van onze eerdere blogs over 'Waarom governance cruciaal is in Microsoft Teams' en 'Voordelen voor het gebruik van governance in Teams', is het duidelijk geworden hoe cruciaal een goed governance beleid is. Dit geldt ook voor de Microsoft Teams...
Hoe provisioning bijdraagt aan Teams governance
Wat is Teams provisioning? Microsoft Teams is een populaire collaboratie platform die veel wordt gebruikt binnen verschillende bedrijven, instituten, scholen etc. Ondanks de populariteit van Teams is de governance binnen het bedrijf en het beheren van Teams de meest...