SharePoint als Document Management Systeem (DMS)

Stel je eens voor: het is maandagochtend en je werkweek start. Je opent je computer en staart naar een overweldigende hoeveelheid digitale documenten die verspreid zijn over diverse opslaglocaties en mappen. Een belangrijk document dat je nu dringend nodig hebt, kun je nergens meer vinden. Herkenbaar? Documentbeheer kan uitdagend zijn, zeker als je organisatie groeit en ook de hoeveelheid informatie blijft toenemen. In deze wereld van digitale informatie is een efficiënt Document Management Systeem (DMS) van onschatbare waarde. En daar komt SharePoint om de hoek kijken.

Bij het overwegen van een Document Management Systeem (DMS) is SharePoint vaak een van de opties die overwogen wordt. Voor organisaties die op zoek zijn naar een geïntegreerde oplossing om hun documenten te beheren en samen te werken, biedt SharePoint zowel schaalbaarheid als flexibiliteit. Maar hoe zet je SharePoint in als DMS voor jouw organisatie? In deze blog duiken we dieper in wat SharePoint biedt als DMS.

Lees ook: SharePoint is langzaam, wat nu?

Wat biedt SharePoint als Document Management Systeem?

1. Toegangscontrole: Met SharePoint kun je gedetailleerde toegangsrechten instellen, wat betekent dat je kunt bepalen wie wat kan zien en bewerken.
2. Versiebeheer: SharePoint bewaart automatisch verschillende versies van een document, waardoor je wijzigingen kunt volgen en indien nodig terug kunt gaan naar een vorige versie.
3. Zoekfunctionaliteit: De krachtige zoekfuncties maken het gemakkelijk om de informatie te vinden die je nodig hebt, zelfs in een grote verzameling documenten.
4. Automation: SharePoint kan worden aangepast om te voldoen aan de specifieke behoeften van jouw organisatie, of het nu gaat om workflows (met behulp van Power Automate), formulieren, PowerApps, Document-id’s of andere functies.
5. Metadata: SharePoint heeft uitgebreide functies als het gaat om metadata. Gebruikers kunnen zelf lijsten maken en er kunnen zelfgemaakte metadata velden aan bestanden gekoppeld worden. Deze metadata kan dan centraal beheerd worden per site of bibliotheek, afhankelijk van de wensen van de organisatie.
6. Recordmanagement: Een belangrijke wens van veel grotere organisaties is de mogelijkheid tot archivering en retentiebeleid op SharePoint bestanden. Dit kan gedaan worden met behulp van Microsoft Purview, waarbij de archivering niet alleen toepasbaar is op SharePoint bestanden, maar ook voor de bestanden die worden opgeslagen in Teams of OneDrive.

Lees ook: De kracht van AI in SharePoint

Overwegingen bij het kiezen van SharePoint als Document Management Systeem

1. Complexiteit: SharePoint kan in eerste instantie overweldigend zijn. De aanpassingsmogelijkheden zijn uitgebreid, wat betekent dat je wellicht een expert nodig hebt om het systeem naar wens in te stellen.
2. Kosten: Hoewel er gratis versies van SharePoint zijn (zoals SharePoint Foundation), kunnen de kosten snel oplopen als je kiest voor geavanceerdere versies of als je extra functionaliteiten nodig hebt.
3. Training: Omdat SharePoint veelzijdig en soms complex is, kan het nodig zijn om medewerkers te trainen in het gebruik ervan.

SharePoint kan een krachtig DMS zijn, zeker voor organisaties die al geïnvesteerd hebben in het Microsoft-ecosysteem. De beslissing om het als jouw DMS te gebruiken, moet echter zorgvuldig worden overwogen, rekening houdend met de behoeften, de grootte en het budget van jouw organisatie. Met de juiste planning en implementatie kan SharePoint een waardevol instrument zijn voor documentbeheer en samenwerking binnen de organisatie.

Wil je meer weten over hoe SharePoint jouw organisatie kan helpen? Neem dan vandaag nog contact op voor een persoonlijk advies.

Meer weten over SharePoint als Document Management Systeem?

Wil je meer weten over SharePoint als Document Management Systeem of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook: