Als je SharePoint omgeving langzaam is dan is dat erg frustrerend voor gebruikers. Dit heeft direct gevolgen voor het gebruik en de adoptie van het platform. Hoe komt het dat SharePoint langzaam is en hoe zou je dit kunnen voorkomen?
Veel organisaties stappen over van traditionele fileshare omgevingen naar (cloud) oplossingen. We zien dat het vaak mis gaat met het inrichten van deze nieuwe technologie. Zo kwamen we onlangs nog bij een grote overheidsinstelling waar ze SharePoint Online en OneDrive for Business hadden geïmplementeerd en ingericht. Deze omgeving was echter zo langzaam dat er een onwerkbare situatie was ontstaan. Aan mij de taak om dit vlot te trekken en te optimaliseren.
Problemen met SharePoint
- Gebrek aan overzicht over de bibliotheken, sites en subsites;
- Rechten staan niet goed geconfigureerd waardoor toegang niet correct is ingeregeld;
- Gebruikers zijn zeer veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste informatie;
- Oude en ongebruikte content neemt een groot gedeelte van de omgeving in beslag;
- Het delen van informatie met derden die geen toegang horen te hebben tot deze informatie;
- Niet kunnen voldoen aan AVG / GDPR wetgeving door het gebrek aan inzicht;
- Het niet kunnen aantonen dat een organisatie voldoet aan bewaarplicht en vernietigingsplicht;
- Wie is eigenaar en dus verantwoordelijk voor welke content?
Dit zijn maar enkele voorbeelden die we bij meerdere klanten zijn tegen gekomen. Nu denk je wellicht: “hè, dit zijn niet allemaal performance issues”. Dat klopt helemaal, maar ik verzeker je dat deze problemen bijdragen aan de prestaties van je omgeving.
De belangrijkste oorzaak van deze problemen is dat de nieuwe technologie was ingericht en werd gebruikt op de manier waarop de organisatie gewend was met de oude systemen te werken. Het lastige voor klanten is dat ze vaak maar één omgeving van SharePoint hebben en geen zicht hebben op best practices of andere ervaringen om de omgeving te optimaliseren. Hierdoor neemt het onderzoeken, vergelijken en optimaliseren van SharePoint veel tijd in beslag. Mocht je zelf willen starten met het optimaliseren van SharePoint kun je de best practices van Microsoft gebruiken.
Eenvoud van SharePoint zorgt voor nieuwe problemen
SharePoint snel optimaliseren
Omdat het oplossen van de problemen met SharePoint veel werk en inspanning vraagt heb ik samen met collega’s de SharePoint Health Check ontwikkeld. De Health Check geeft je inzicht in de staat van je SharePoint omgeving. Het begin met een contentanalyse. Op basis daarvan geven we je een stappenplan hoe je de content weer onder controle kunt krijgen en houden!
Ook kijken we naar de performance van je omgeving. Waarom is SharePoint langzaam? Staan settings goed? Kun je de techniek optimaliseren? Zo ontstaat er een checklist waarmee je binnen no time de omgeving weer op volle toeren hebt draaien.
Als laatste belangrijke punt analyseren we de beveiliging. We komen helaas nog eens tegen dat dit niet goed op orde is en dat er personen toegang hebben tot content waarbij dit helemaal niet de bedoeling is.
Met de Health check creëren we een 360 gaden view van jouw SharePoint omgeving. We zorgen voor een stappenplan waarmee je zelfstandig je SharePoint omgeving kunt optimaliseren. Natuurlijk voeren we de optimalisatie ook regelmatig uit voor klanten, maar dit kan je ook zelfstandig uitvoeren!