SharePoint migratie – hoe voorkom je een nachtmerrie

Help!!! Ik moet mijn SharePoint omgeving migreren, wat nu?

SharePoint migraties kunnen ontaarden in een grote teleurstelling of een verzameling aan frustraties. In deze blog laat ik je zien hoe je ‘fouten’ kunt voorkomen en een soepel migratie kunt voorbereiden. Op deze manier lig je niet wakker van je SharePoint migratie.

Het klinkt misschien eenvoudig maar zorg ervoor dat je de juiste SharePoint migratie strategie kiest voor jouw omgeving. Voordat je een strategie kunt ontwikkelen moet je stilstaan bij je huidige oplossing. Enkele voorbeelden om vooraf bij stil te staan zijn: Welke versie van SharePoint heb je, is het een on-premise of cloud variant en/of heb je te maken met maatwerk.

SharePoint migratie

Vanuit deze antwoorden kun je een plan maken. Er zijn grofweg drie manieren om je content te migreren:

1. Het koppelen van een database.

Voordeel: snelle, complete en veilige data migratie
Nadeel: Je kopieert alle data naar de nieuwe omgeving, inclusief legacy waar je juist vanaf zou willen. Daarnaast is deze optie niet mogelijk als je gebruik maakt of gaat maken van SharePoint Online.

2. Gescripte migratie (bv met een tool)

Voordeel: Zeer nauwkeurig en je bent volledige ‘in control”, kans om inrichtingsfouten uit de omgeving te halen.
Nadeel: Het is een tijdrovende exercitie en neemt veel resources in beslag, voor langere tijd een dubbele omgeving nodig.

3. Handmatige migratie

Voordeel: Net als bij een gescripte migratie zeer nauwkeurig en je bent volledige ‘in control”
Nadeel: Zeer arbeidsintensief en grote belasting op niet IT personeel, zeer foutgevoelig en inconsistent.

Wij zien vaak dat niet een manier van migreren een 100% fit geeft. Daarom kiezen wij vaak voor een combinatie van de beschreven SharePoint migratie manieren. Wil je hier meer over weten neem dan contact met mij op.

Plan je migratiestappen

Bij iedere migratie, ongeacht of het om SharePoint gaat of niet, moet je plannen. Bij deze planning is het van belang om alle stakeholders te betrekken. Denk aan (key) users, IT afdeling, functioneel beheer en eventuele externe partners.

Onderdeel van je migratieplan moet zijn: hoe gaan we informatie met elkaar delen, hoe gaan we metadata inzetten voor het snel en eenvoudig terugvinden van data, hoe gaan we de voortgang van de migratie bij houden en wanneer is de migratie een succes.

Overzicht SharePoint sites

Bij je migratie moet je users betrekken. Je hebt ze hard nodig bij het creëren van overzicht van de huidige situatie. Vooral als de oude SharePoint omgeving al een tijdje draait heb je zeer waarschijnlijk te maken met legacy. Vaak zijn er veel oude sites die wel of niet bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervoor zou wet en regelgeving kunnen zijn. Vaak zie ik ook dat mensen niet meer weten dat informatie op SharePoint staat of dat men in de loop der tijd op een andere manier is gaan werken.

Het maken van een inventarisatie en het identificeren en toewijzen van content eigenaren is essentieel. Het is verstandig om een eigenaar aan te wijzen voor alle content die gemigreerd dient te worden. De eigenaar is verantwoordelijk voor de inhoud gedurende en na het traject.

XTRM heeft de SharePoint Health Check ontwikkeld. Hiermee krijg je geautomatiseerd een compleet beeld van de content en of users deze nog actief gebruiken. Je hoeft dan alleen nog maar de eigenaar te bepalen. Dit kan erg veel tijdwinst opleveren. Lees hier meer over de SharePoint Health Check.

Actie plan per site

Als je inzichtelijk hebt welke content je allemaal hebt en wie ervoor verantwoordelijk is bepaal je wat je wil gaan doen met de content. Hierbij heb je in feite drie smaken. Niet mee verhuizen en verwijderen, migreren naar de nieuwe omgeving of de content mee nemen maar de manier waarop de content aangeboden wordt aanpassen. Bij deze laatste variant kun je denken aan het herstructureren van de data, maken van nieuwe functionaliteit of bugs uit de oude omgeving wegwerken. Hierbij kun je ook direct gebruik maken van PowerApps, Flow of Power BI.

Testen van de SharePoint migratie

Voordat je enthousiast begint is het verstandig om de migratie te testen. Je kunt bijvoorbeeld een proefmigratie doen. Op deze manier kun je alles testen zonder dat dit impact heeft op de werksituatie van de gebruikers.

Rollback scenario

Ik zie nog weleens dat zodra een omgeving is gemigreerd de infrastructuur van de oude omgeving uit gezet wordt of direct hergebruikt voor een ander doeleinde. Dit is een risico omdat je hiermee je rollback scenario onbruikbaar maakt. Het is verstandig om beide omgevingen voor een korte periode in de lucht te houden of de oude omgeving te bewaren. Op deze manier kun je de oude situatie terug zetten mocht het mis gaan.

Kies realistische doelen

Als je een goede SharePoint migratie wil uitvoeren dan inventariseer je eerst over welke omvang je het hebt. Dan bedoel ik volume van content maar ook de werkzaamheden die je moet verrichten. Denk aan eigenaren zoeken, sites creëren, opschonen of aanpassen. Helaas kom ik nog weleens tegen dat men begint met het stellen van een datum waarop de migratie voltooid moet zijn en vervolgens pas gaat inventariseren. Na het onderzoek blijkt de deadline eigenlijk niet realistisch en vliegt men gedurende het project uit de bocht. Dit is te voorkomen door de juiste volgorde aan te houden.

Vergeet niet het menselijke aspect

Vaak zien we dat er flink geïnvesteerd wordt in een nieuwe SharePoint omgeving en veel technische toeters en bellen. Echter het sluitstuk is dan vaak training en adoptie. Als een organisatie van een bepaalde SharePoint versie naar een andere SharePoint versie gaat kan ik mij voorstellen dat men denkt, het is toch hetzelfde product. Echter dat is niet helemaal waar. Microsoft investeert veel in de ontwikkeling en hierdoor verschijnt er vaak nieuwe functionaliteit. Deze hebben op hun beurt weer impact op de manier van werken. Daarom is het verstandig om ook tijd en budget te reserveren voor training en adoptie. Op deze manier wennen gebruikers snel en gaan ze de nieuwe technologie ook echt gebruiken.

Wil je zelf SharePoint gaan migreren maar twijfel je nog over je aanpak? Dan help ik je graag op weg hiermee. Je kunt mij bereiken via bas@xtrm-dev.com.

Meer Microsoft blog’s
Bas Veenendaal
Bas Veenendaal

Bas is een gedreven consultant en ontwikkelaar gespecialiseerd in Microsoft technologiën. Hij is goed in het analyseren van nieuwe cases en het ontwikkelen van de juiste, gewenste oplossingen voor zijn opdrachtgevers.