Help!!! Ik moet mijn SharePoint omgeving migreren, wat nu?
SharePoint migraties kunnen ontaarden in een grote teleurstelling of een verzameling aan frustraties. In deze blog laat ik je zien hoe je ‘fouten’ kunt voorkomen en een soepele migratie kunt voorbereiden. Op deze manier lig je niet wakker van je SharePoint migratie.
Het klinkt misschien eenvoudig, maar zorg ervoor dat je de juiste SharePoint migratie strategie kiest voor jouw omgeving. Voordat je een strategie kunt ontwikkelen moet je stilstaan bij je huidige oplossing. Enkele voorbeelden om vooraf bij stil te staan zijn: Welke versie van SharePoint heb je, is het een on-premise of cloud variant en/of heb je te maken met maatwerk.
Vanuit deze antwoorden kun je een plan maken. Er zijn grofweg drie manieren om je content te migreren:
Voordeel: snelle, complete en veilige data migratie.
Nadeel: Je kopieert alle data naar de nieuwe omgeving, inclusief legacy waar je juist vanaf zou willen. Daarnaast is deze optie niet mogelijk als je gebruik maakt of gaat maken van SharePoint Online.
2. Gescripte migratie (bijvoorbeeld met een tool)
Voordeel: Zeer nauwkeurig en je bent volledige ‘in control”, kans om inrichtingsfouten uit de omgeving te halen.
Nadeel: Het is een tijdrovende exercitie en neemt veel resources in beslag, voor langere tijd een dubbele omgeving nodig.
3. Handmatige migratie
Voordeel: Net als bij een gescripte migratie zeer nauwkeurig en je bent volledige ‘in control”.
Nadeel: Zeer arbeidsintensief en grote belasting op niet-IT personeel, zeer foutgevoelig en inconsistent.
Wij zien vaak dat niet één manier van migreren een 100% fit geeft. Daarom kiezen wij vaak voor een combinatie van de beschreven SharePoint migratie manieren. Wil je hier meer over weten, neem dan contact met mij op.
Plan je migratiestappen
Bij iedere migratie, ongeacht of het om SharePoint gaat of niet, moet je plannen. Bij deze planning is het van belang om alle stakeholders te betrekken. Denk aan (key) users, IT afdeling, functioneel beheer en eventuele externe partners. In de 3e blog van de blogreeks “Migraties” bespreken we uitgebreid de voorbereidingen die getroffen moeten worden voordat een migratie begint.
Onderdeel van je migratieplan moet zijn: hoe gaan we informatie met elkaar delen, hoe gaan we metadata inzetten voor het snel en eenvoudig terugvinden van data, hoe gaan we de voortgang van de migratie bij houden en wanneer is de migratie een succes.
Overzicht SharePoint sites
Bij je migratie moet je users betrekken. Je hebt ze hard nodig bij het creëren van overzicht van de huidige situatie. Vooral als de oude SharePoint omgeving al een tijdje draait heb je zeer waarschijnlijk te maken met legacy. Vaak zijn er veel oude sites die wel of niet bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervoor zou wet en regelgeving kunnen zijn. Vaak zie ik ook dat mensen niet meer weten dat informatie op SharePoint staat of dat men in de loop der tijd op een andere manier is gaan werken.
Het maken van een inventarisatie en het identificeren en toewijzen van content eigenaren is essentieel. Het is verstandig om een eigenaar aan te wijzen voor alle content die gemigreerd dient te worden. De eigenaar is verantwoordelijk voor de inhoud gedurende en na het traject.
XTRM heeft de SharePoint Health Check ontwikkeld. Hiermee krijg je geautomatiseerd een compleet beeld van de content en of users deze nog actief gebruiken. Je hoeft dan alleen nog maar de eigenaar te bepalen. Dit kan erg veel tijdwinst opleveren. Lees hier meer over de SharePoint Health Check.
Actieplan per site
Als je inzichtelijk hebt welke content je allemaal hebt en wie ervoor verantwoordelijk is bepaal je wat je wil gaan doen met de content. Hierbij heb je in feite drie smaken. Niet mee verhuizen en verwijderen, migreren naar de nieuwe omgeving of de content mee nemen maar de manier waarop de content aangeboden wordt aanpassen. Bij deze laatste variant kun je denken aan het herstructureren van de data, maken van nieuwe functionaliteit of bugs uit de oude omgeving wegwerken. Hierbij kun je ook direct gebruik maken van PowerApps, Power Automate of Power BI.
Testen van de SharePoint migratie
Rollback scenario
Ik zie nog weleens dat zodra een omgeving is gemigreerd de infrastructuur van de oude omgeving uit gezet wordt of direct hergebruikt voor een ander doeleinde. Dit is een risico omdat je hiermee je rollback scenario onbruikbaar maakt. Het is verstandig om beide omgevingen voor een korte periode in de lucht te houden of de oude omgeving te bewaren. Op deze manier kun je de oude situatie terug zetten mocht het mis gaan.
Kies realistische doelen
Als je een goede SharePoint migratie wil uitvoeren dan inventariseer je eerst over welke omvang je het hebt. Dan bedoel ik volume van content maar ook de werkzaamheden die je moet verrichten. Denk aan eigenaren zoeken, sites creëren, opschonen of aanpassen. Helaas kom ik nog weleens tegen dat men begint met het stellen van een datum waarop de migratie voltooid moet zijn en vervolgens pas gaat inventariseren. Na het onderzoek blijkt de deadline eigenlijk niet realistisch en vliegt men gedurende het project uit de bocht. Dit is te voorkomen door de juiste volgorde aan te houden.
Vergeet niet het menselijke aspect
Wil je zelf SharePoint gaan migreren, maar twijfel je nog over je aanpak? Dan help ik je graag op weg hiermee. Je kunt mij bereiken via sjef@xtrm-dev.com.
Meer weten?
Ben je benieuwd naar de volgende blog in de blogreeks over migraties? Bekijk dan eens onze migratiepagina of lees de volgende blog over “Meest gemigreerde systemen naar M365”. Wil je direct op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen? Laat dan hieronder je gegevens achter en volg ons op LinkedIn.
Anderen bekeken ook:
Meest gemigreerde systemen naar M365 (7/10)
Nu Microsoft 365 bij de meeste organisaties gebruikt wordt, is het noodzakelijk dat de data uit de oude document systemen gemigreerd wordt naar de nieuwe Teams en SharePoint Online omgevingen. Hieronder vind je een overzicht van de systemen van waaruit het meeste...
Migratie van Alfresco naar Microsoft Teams
Een van onze klanten had de wens om data vanuit het Alfresco platform te migreren naar Microsoft Teams als onderdeel van een bredere implementatie van het Microsoft 365 platform. (Lees in deze blog "Snel Microsoft Teams implementeren" meer over het implementeren van...
Migratie fileshares naar M365
Een migratie van lokale of netwerk bestanden naar M365 kan een simpele klus zijn, maar zonder een goede voorbereiding kan dit snel uitlopen tot onverwachte zaken. (Lees meer over de voorbereidingen in onze vorige blog "Voorbereidingen voor migraties naar Microsoft...