Snel en wendbaar Microsoft Teams implementeren

Tegenwoordig hebben we allemaal wel een tool tot onze beschikking om vanuit de cloud tijd en plaats onafhankelijk samen te werken of te vergaderen. De meest gebruikte tool hiervoor is Microsoft Teams. Een ideale app voor het opzetten van online meetings, chatten, videobellen, scherm delen en samenwerken aan documenten. In de eerste blog van deze blogreeks “Migreren naar de Microsoft Cloud” worden nog meer voordelen benoemd.

Veel organisaties willen na het lezen van deze functionaliteiten direct aan de slag met Microsoft Teams. Organisaties willen tegenwoordig steeds sneller nieuwe technologie introduceren en flexibel zijn bij het implementeren van deze technologie. Maar bij het implementeren zijn er wel enkele belangrijke zaken om in acht te nemen. Doe je dat niet, dan krijg je daar later last van!

Implementeren van Microsoft Teams

Te snel implementeren

Het nadeel van het snel en ongecontroleerd implementeren van Teams is dat je instellingen op een verkeerde manier neerzet waardoor je onnodige risico’s creëert, zaken inricht die je later opnieuw moet doen of zelfs onherstelbare schade toebrengt aan je omgeving.

Potentiële problemen die een te vluchtige implementatie met zich mee brengen zijn:

  • Een datalek doordat informatie op plekken terecht komt waar het niet hoort. Dit kan zowel bij collega’s zijn maar ook bij derden.
  • Onbeheersbare omgeving door een explosie aan teams, kanalen en tabs.
  • Foutieve en niet te herstellen instellingen in de basis. Denk hierbij aan de indeling van teams en bijvoorbeeld de autorisaties die hierbij komen kijken.
  • Teveel (onnodige) functionaliteit.
  • Geen adoptiestrategie en daardoor gebruikers die afhaken.

Hoe implementeer je Teams wel snel?

Nu zijn er uiteraard scenario’s te bedenken waardoor je niet uitgebreid de tijd hebt om goed en weloverwogen Teams te gaan implementeren. Denk bijvoorbeeld aan het acute thuiswerken door de coronacrisis. In dat geval wil je snel de tool beschikbaar stellen aan gebruikers zodat zij hun werkzaamheden kunnen hervatten en dat de IT goed voor elkaar is. In zo’n situatie adviseren wij om Teams op te knippen in drie verschillende hoofdfunctionaliteiten:
  1. Het communicatiegedeelte met (video)bellen, chatten, vergaderen en schermdelen;
  2. Online samenwerken en documenten delen;
  3. Automatiseren processen.

In geval van een crisis focus je je op punt 1 en wellicht punt 2. Echter het derde punt parkeer je totdat je in rustig vaarwater bent aanbeland.

Hoe pak je dit aan?

Eigenlijk is het eenvoudiger dan het vooraf lijkt, mits je de juiste tools en spullen voorhanden hebt. Zo hebben wij checklists ontworpen die je helpen bij het maken van de juiste keuzes voor jouw omgeving. Hiermee krijg je een goed overzicht van de stappen die je moet doorlopen om een veilige en stabiele omgeving neer te zetten. 

Daarnaast implementeren we nieuwe teams omgevingen altijd uit via provisioning. Dit is het automatisch creëren en configureren van Teams omgevingen zonder dat een persoon dit allemaal handmatig moet doen. Het grote voordeel hiervan is dat de gebruiker op basis van het beantwoorden van een aantal vragen geautomatiseerd (eventueel na tussenkomst van een beheerder) zijn gewenste resultaat krijgt. Hierdoor is ieder team op dezelfde manier ingericht. Dit voorkomt een wildgroei en komt de beheersbaarheid ten goede. Door middel van templates kunnen we Team portals standaardiseren.

Het laatste punt is eigenlijk de meest logische. Ondersteun je eindgebruikers met de (juiste) manier van gebruiken van de tool. XTRM heeft veel instructie filmpjes online staan op Youtube en daarnaast hebben we online trainingen beschikbaar die gebruikers kunnen volgen. Ook zou je ervoor kunnen kiezen om onze Teams hulp chatbot uit te rollen om zo geautomatiseerd vragen van gebruikers af te vangen.

Hoe snel ben ik live?

Door deze aanpak te volgen is het zelfs mogelijk om binnen twee dagen up-and-running te zijn met jouw Teams omgeving. Dit is natuurlijk wel afhankelijk van het aantal gebruikers en de huidige staat van jouw IT voorzieningen. De gemiddelde doorlooptijd van deze aanpak is dan ook tussen de 2 en 10 dagen.

Meer weten over een migratie?

Ben je benieuwd naar de volgende blog in de blogreeks over migraties? Bekijk dan eens onze migratiepagina of lees de volgende blog over “Is mijn migratie naar Microsoft 365 100% geslaagd?”. Wil je direct op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen? Laat dan hieronder je gegevens achter en volg ons op LinkedIn.

Wil je de hulp van xtrm inschakelen? 

laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP