We werken inmiddels al meer dan een jaar thuis, dus zijn we erg bedreven in het dagelijks gebruik van Teams. Microsoft heeft in de tussentijd niet stilgezeten, goed geluisterd naar gebruikers, data onderzoek gedaan, en de concurrentie bekeken. Continu voeren ze updates door die het gebruik uitbreidt en/of verbeterd. Hieronder beschrijven we een top 5 van handige functionaliteiten die je misschien nog niet kent.
Eerder schreven we ook een blog over tips voor Teams meetings. Bekijk die blog hier.
1. Scherm delen in Teams-vergaderingen
Wil je PowerPoint-dia’s, een venster, Microsoft Whiteboard of een specifiek scherm op je apparaat delen? Dankzij de vernieuwde delen optie is het nu gemakkelijker om de juiste inhoud te vinden wanneer je deze nodig hebt.
Wanneer je jouw scherm in een vergadering wilt delen, selecteer Inhoud delen in de besturingselementen voor de vergadering. Kies vervolgens om het hele scherm, een venster, een PowerPoint of een whiteboard te presenteren. Wil je ook audio delen? Bijvoorbeeld als je een video laat zien? Zet dan het vinkje met computergeluid aan zodra je je scherm deelt.
2. Maak je presentaties extra interactief met de presentator-modus
Wie vandaag zijn scherm deelt in Microsoft Teams, toont het hele scherm of een specifiek venster aan alle deelnemers zonder extra interactiviteit. De nieuwe presentator-modus plaatst jou voor of naast het gedeelde scherm zodat deelnemers niet alleen het scherm zien, maar ook de presentator. De functie heeft drie opties:
- Stand-out: je silhouet zweeft in de rechterhoek onderaan over de presentatie. Deze modus is ideaal wanneer je veel detail in een presentatie stopt en een groot beeld wenselijk is.
- Reporter: hier ben jij het nieuwsanker en verschijnt er over je schouder het kader met gedeelde informatie.
- Side-by-side: je webcambeeld vult één derde van het beeld, terwijl twee derde het gedeelde scherm is. Beide staan naast elkaar.
De nieuwe manieren van presenteren maken gebruik van de techniek achter ‘Modus Samen’ die Microsoft Teams afgelopen zomer (2020) introduceerde. Stand-out mode is nu al beschikbaar, Reporter en Side-by-side modus volgen later dit jaar (2021).
Hoe zet je de presentator-modus aan? Selecteer inhoud delen , selecteer vervolgens de presentator-modus, en kies vervolgens om het hele scherm of een venster te delen.
3. Beheren wie de camera kan inschakelen
Organiseer je grote vergaderingen, of presenteer je belangrijke informatie? Als je willekeurige ruis en visuele afleiding wilt voorkomen, kun je microfoons en camera’s uitschakelen. Als je wilt dat iemand spreekt of wordt gezien, kun je hem of haar de microfoon of camera weer in laten zetten.
Er zijn twee manieren om te voorkomen dat deelnemers van een vergadering hun camera inschakelen tijdens de vergadering.
- Vóór de vergadering kun je in Vergaderingsopties de optie Camera toestaan voor deelnemers? in- en uitschakelen en vervolgens Opslaan
- Tijdens de vergadering kunnen de organisator en presentatoren de camera van alle of afzonderlijke deelnemers uitschakelen door Meer acties te selecteren, Vergaderopties, het vinkje bij Camera toestaan voor deelnemers uitschakelen en vervolgens Opslaan.
4. Notuleren tijdens Teams vergadering
Vergadernotities zijn een prima plek om notities vast te leggen en te delen voor, tijdens, en na een Teams-vergadering. Enkele dingen waar je aan moet denken:
- Alleen personen in dezelfde eigen organisatie als de organisator van de vergadering kunnen vergaderingsnotities starten of openen. M.a.w. externen kunnen dit niet.
- Vergadernotities zijn beschikbaar in vergaderingen met maximaal 100 personen.
- Alleen personen die worden uitgenodigd voor een vergadering voordat notities worden gemaakt, hebben in eerste instantie toegang tot de vergadering. Anderen kunnen toegang aanvragen en de eigenaar van de notities wordt via e-mail op de hoogte gesteld om toegang te verlenen.
Tijdens de vergadering
Wil je tijdens de vergadering notulen maken, klik dan op Meer acties , selecteer Notities bij vergadering en vervolgens op Notities maken. Gebruik de besturingselementen boven aan het deelvenster om de tekst op te maken en in te delen. Als je een nieuwe notitie wilt toevoegen, selecteer dan hier een nieuwe sectie toevoegen. Gebruik @mentions om iemands aandacht te trekken voor een bepaalde notitie of om een actiepunt toe te wijzen.
Na de vergadering
Als je toegang wil tot notities na de vergadering, ga dan naar het kanaal waar de vergadering heeft plaatsgevonden en selecteer de vergadering. Selecteer het tabje Notulen.
5. Een afwezigheidsbericht instellen voor Teams
Of je deze zomervakantie nu een week op avontuur gaat of ’s middags offline bent, je kunt je afwezigheidsstatus, en automatische antwoorden instellen via de desktop-app of web-app van Teams.
Selecteer rechtsboven je profielfoto en vervolgens Statusbericht instellen > Afwezigheid plannen. Of ga naar Instellingen > Algemeen > Niet afwezig en selecteer Plannen.
Net als in Outlook, kun je jouw automatische antwoord personaliseren en kiezen hoe lang het is ingesteld. En dan… genieten van je vrije momenten! ☀
Lees ook: Hoe kan je je scherm delen in Teams?