Tips voor Microsoft Teams adoptie
Als je op zoek bent naar de best practices over de adoptie van Teams dan ben je inmiddels waarschijnlijk overtuigd van de kracht van Microsoft Teams. Mocht dat nog niet het geval zijn, dan adviseer ik je onze blog te lezen over wat Teams voor de eindgebruiker kan betekenen of onze checklist voor Teams te downloaden.
Maar als je dan Teams hebt of Teams wil gaan inzetten, dan ben je er nog niet. Je moet er namelijk voor zorgen dat medewerkers de tool gaan gebruiken. Maar hoe pak je dit aan? Veel organisaties zetten hiervoor een adoptieplan op. Een adoptieplan is een plan dat je helpt bij de introductie van de nieuwe technologie, verandering in gedrag van de gebruikers en structuur voor het neerzetten van de oplossing.
In deze blog geef ik je een aantal tips voor jouw adoptieplan!
Zorg dat de techniek goed functioneert
Wellicht een open deur, maar voordat je de technologie introduceert bij gebruikers is het handig om technisch alles gereed te maken. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de medewerkers ermee aan de slag kunnen. Dit kun je doen door vooraf alles goed te testen. Daarnaast is het verstandig om zelf ervaring op te doen met Teams en de functionaliteit die je beschikbaar stelt aansluit bij de behoefte van de gebruikers. Je maakt als het ware een ‘minimal viable product’ van Teams features. Meestal zijn dat minimaal de functies zoals Chatten, bellen, vergaderen en het gebruiken van kanalen binnen een team. Als dit werkt kun je doorgaan naar de volgende stap. In de meeste gevallen is dat de uitrol naar een pilotgroep met specifieke business scenario’s.
Training en adoptie
De functionaliteit van Teams is intuïtief voor gebruikers. De basis features zijn eenvoudig om onder de knie te krijgen. Echter schuilt hier ook een gevaar in. Veel organisaties vergeten hierdoor dat training nodig is voor gebruikers. Door korte en relevante trainingssessies te organiseren zorg je dat gebruikers de waarde van Teams bij de dagelijkse werkzaamheden gaan ervaren. Het is voor gebruikers lastig om de vertaling te maken van generieke features naar toepassingen binnen het werkveld. Deze sessies kunnen via Teams worden gegeven en tegelijkertijd worden opgenomen. Op die manier is het nog laagdrempeliger. Zo kunnen andere gebruikers ze later terugkijken en bouw je dus ook een bibliotheek aan trainingsmateriaal op. Tijdens deze sessies kun je ook je champions spotten.
Bouw een netwerk aan champions
Champions zijn key users die het evangelie van Teams binnen je organisatie verkondigen. Champions zijn enthousiast en geloven in de nieuwe manier van werken die Teams met zich mee brengt. Zij zorgen dat collega’s gemotiveerd worden om Teams te gebruiken. Ook promoten ze de applicatie binnen de organisatie. De champions weten vaak kansen te ontdekken binnen de organisatie waar Teams kan helpen om efficiënter en effectiever te werken! Overigens moet je de champions in een latere fase niet vergeten. Je kunt ze bijvoorbeeld aan je blijven binden door ze advanced trainingssessies aan te bieden.
Executive sponsors voor Microsoft Teams
Zorg er voor dat je op het juiste niveau (MT of DT) sponsors hebt zitten. Het liefst heb je deze door de hele organisatie zitten. Door vroegtijdig te beginnen met het identificeren van deze sponsors maak je jezelf het lever tijdens de adoptie een stuk makkelijker. Als je bij de sponsor het belang van Teams onder de aandacht brengt en ervoor zorgt dat de sponsor zijn doelen kan behalen met behulp van Teams, dan heb je een krachtige bondgenoot. De sponsor zal er veel aan gelegen zijn om zijn doel te behalen en als Teams hiervoor het middel is dan omarmt hij dit. Dit resulteert er vaak in dat de mensen in zijn of haar team / afdeling op een natuurlijke wijze geconfronteerd worden met de nieuwe tools.
Werk met Business Scenario’s
Een Business Scenario is een volledige beschrijving van een bedrijfsprobleem. Het beschrijft, zoals een user story, de werkzaamheden die een gebruiker heeft en benoemt daarbij de mogelijke problemen die hij hierbij ervaart. Als je in kaart hebt hoe gebruikers werken en welke obstakels ze ervaren, kun je ze vervolgens helpen met het wegnemen van de problemen door de ondersteuning van nieuwe technologie, in dit geval Teams. Door Business Scenario’s te verzamelen krijg je inzicht in hoe Teams jouw organisatie kan helpen. Door de introductie van Teams te koppelen aan een Business Scenario zorg je ervoor dat de gebruiker nieuwe technologie krijgt die ervoor zorgt dat zijn eerdere obstakel niet meer bestaat. Als je een overzicht hebt van Business Scenario’s is het van belang om deze te prioriteren waar je de meeste impact mee hebt. Deze kun je dan vervolgens gaan uitwerken en gebruiken bij de introductie.
Werk met persona’s voor Microsoft Teams
Een persona is een gedetailleerde beschrijving van een gebruiker. Ook al is elke gebruiker anders, het is de bedoeling om de belangrijkste kenmerken van gebruikers samen te voegen en een beschrijving van hem of haar te maken. De meeste organisaties kennen 3 tot 5 verschillende persona’s / type gebruikers. Je kunt aan deze persona’s de uitdagingen die zij in de praktijk ervaren koppelen. Dit helpt je vervolgens weer om de features van Teams te plotten op de problemen van de personas. Op deze manier kun je Teams met specifieke functionaliteiten introduceren bij de gebruiker. Hiermee zorg je ervoor dat de applicatie aansluit op de wereld van de gebruiker.
Een voorbeeld is voor het sales en marketing team. Zij willen wellicht een integratie in Teams met hun CRM systeem. Een fantastische feature voor deze doelgroep. Maar jouw projectmanagers hebben hele andere eisen en wensen aan een applicatie zoals Teams. Als je daar met een CRM integratie aankomt staan ze raar te kijken. Zij hebben veel meer behoefte aan projectspecifieke werkruimten en kanalen zodat ze kunnen samenwerken, relevante documentatie kunnen opslaan en taken prioriteit kunnen geven.
Creëer verschillende content
Gebruikers zijn tegenwoordig verwend. Ze krijgen informatie op veel verschillende manieren tot zich en verwachten dat ook. Daarom is het belangrijk om hier over na te denken in het kader van je adoptieplan. Sommige gebruikers vinden het fijn om naar een filmpje te kijken, anderen zien liever een infographic of gaan zelf op onderzoek uit en weer een andere gebruiker leest liever een ouderwetse handleiding. Als laatste is er uiteraard nog klassikale training die zowel online via Teams gegeven kan worden maar in de vorm van een klas. Je moet wel rekening houden met al deze verschillende voorkeuren.
Wij merken dat over het algemeen video’s bij de meeste gebruikers goed landen. En dan geen video van een half uur, maar korte video bites waarin in 1 a 2 minuten een bepaalde functionaliteit wordt uitgelegd. En ook bij al deze trainingsvormen zijn de Business Scenario’s het uitgangspunt!
Welke activiteiten zijn een must in ieder adoptie programma?
Dit zijn slechts enkele componenten van een goed adoptie programma. XTRM heeft veel sjablonen en templates ontwikkeld om je adoptie programma vorm te geven. Deze geven je een kick start bij de introductie van Teams. Daarnaast kun je ook zelf een plan maken met in ieder geval de volgende componenten:
- Ga aan de slag met executive sponsorship en betrek ze bij je project.
- Zet een netwerk van ‘champions’ op.
- Werk met business scenario’s.
- Ga gestructureerd aan de slag met je adoptie programma.
- Maak content en trainingen die aansluiten bij de werkzaamheden van gebruikers.
- Organiseer kennissessie voor verschillende niveau’s.
- Maak de vraag voor hulp laagdrempelig, zet hier ook Teams voor in.
- Meten is weten, bekijk de metrics in het admin center en stuur bij.
- Creëer een manier van werken om Teams toe te voegen en deel dit.
Als je deze punten verwerkt wordt ook jouw introductie van MS Teams een succes.