Tips voor SharePoint Online

5 tips voor SharePoint Online

In deze blog geef ik je 5 tips voor SharePoint Online. SharePoint Online is het samenwerkingsplatform van Microsoft. Het is een standaard onderdeel van de meeste zakelijke Office 365-abonnementen. SharePoint startte in 2001 als een uitgeklede documentmanager en is geëvolueerd tot een krachtige tool voor samenwerking, bestandsopslag en contentmanagement.

SharePoint Online biedt gebruikers toegang tot interne sites, gedeelde documenten, documentbibliotheken en andere gegevens die binnen uw bedrijf gedeeld worden. Hierbij maakt het niet uit of werknemers op kantoor of op afstand werken. Dit komt omdat SharePoint Online ‘in de cloud’ zit. Het is mogelijk om met SharePoint Online intuïtieve intranetsites te maken. Dit kan zelfs helemaal gepersonaliseerd voor iedere organisatie!

Een voorbeeld van de functionaliteit zijn Team sites. Een Team site kun je bijvoorbeeld gebruiken voor samenwerking van medewerkers in een project. Ze kunnen op die manier de voortgang van het project bijhouden en hebben alle relevante gegevens op een locatie. Een andere veel gebruikte mogelijkheid is om de interne nieuwsvoorziening te delen via SharePoint Online. Meestal is dit dan een onderdeel van een Social Intranet of een Digitale Werkplek. In deze blog staan tips voor organisaties die SharePoint Online willen gaan gebruiken. Aangezien het een onderdeel is van bijna iedere Office 365 suite ben je wel gek als je het niet gebruikt!

Een nieuwe SharePoint site creëren

Voordat ik tips geef over het gebruik van SharePoint online is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de basis goed staat. Gelukkig is het vrij eenvoudig om een site te maken. De werking lijkt een beetje op het maken van een WordPress site. Het is dus snel aan te leren hoe je via de site-editor van SharePoint je omgeving samenstelt. Je kunt eenvoudig tekst, video, afbeeldingen en andere inhoud toevoegen aan jouw site.

Je begint met klikken op het plus-symbool in het midden van een lege sitesjabloon. Daarna kun je de gewenste add-ons selecteren of zoeken en toevoegen aan jouw site. Als je de opmaak van een tekst vak wilt bewerken, kun je op de bewerkingssectie klikken en de gewenste kolomlay-out selecteren.

Een nieuwe SharePoint site creëren

Op de site staan plus-symbolen die aangeven waar je inhoud op je site kunt toevoegen. Vervolgens kun je mensen toevoegen aan de site of deze delen in de SharePoint-bibliotheken.

Aanpassingen aan standaard SharePoint add-ons

Microsoft SharePoint wordt geleverd met een aantal standaard items die geschikt zijn voor de meeste gebruikers. Mocht je echter willen afwijken van de standaard van deze items is deze tip echt iets voor jou! Ik leg je uit hoe je de weergave van een add-on kunt aanpassen.

Stel je voor dat je een drop-down menu wilt toevoegen aan je site met daarin de mogelijkheid om aan te geven wie aan welk project onderdeel werkt. Of extra informatie wil toevoegen over de levenscyclus van een document waar je aan werkt. Dan ga je naar ‘All documents’ in de toolbar en selecteer daar manage views. Dit is de plek waar je naast het aanpassen van de weegaven nog meer veel meer acties kunt uitvoeren zoals een kolom toevoegen met een speciale functie.

Aanpassingen aan standaard SharePoint add-ons

Maak RSS-feeds voor externe inhoud

In de SharePoint web parts toolbar is er de mogelijkheid om externe bronnen toe te voegen aan je eigen intranetsites. Dit is een mooie manier om bijvoorbeeld nieuws en weer informatie van externe partijen op je pagina te tonen. Denk aan nieuws van NU.nl of weer informatie of de laatste weerinformatie van Buienradar.nl.

Het werkt vrij eenvoudig. Zoek de RSS URL op die je wil gaan tonen binnen je site. Deze kun je vinden op de webpagina van de bron bij een logo dat er zo uit ziet: RSS feed SharePoint

Vervolgens abonneer je jezelf op de feed en kopieer je de link.

Klik vervolgens op bewerken bij de pagina waar je het RSS web part wil gaan toevoegen. Voeg het web part toe aan de site.
Nu kan je klikken op het RSS-viewer web part klikken en vervolgens toevoegen selecteren.
Als laatste stap open je het RSS tool panel en plak je de URL van de RSS in het veld RSS-feed-URL. Kies het aantal items dat je wil tonen en klik op OK om te voltooien.

Dit werkt overigens alleen met de ‘Classic Pages’ van SharePoint. Met ‘Modern Pages’ werkt dit helaas niet. Alternatief is om zelf een web part ontwikkelen die gebruik maakt van een API of RSS feed van de externe partij. Een SharePoint ontwikkelaar kan dit zelf uitvoeren maar wellicht goed om te weten dat we dit als standaard component aanbieden vanuit XTRM development wil je meer weten neem dan contact met XTRM op!

Instellen/verwijderen van waarschuw mij meldingen

Om op de hoogte te blijven van wijzigingen op weergaves, lijsten of items kun je ‘waarschuw mij’ instellen. Dit is erg handig omdat het je veel tijd bespaart op het handmatig controleren van content binnen je SharePoint omgeving. Je stelt ze als volgt in:

Op de toolbar klik je op ‘Waarschuw mij’ om notificaties in te stellen over wijzigingen. Je kunt ook direct klikken op de ellipses knop (de drie puntjes achter een item: …)

Zodra je ‘Waarschuw mij’ hebt geselecteerd komt er een venster dat vraagt om bevestiging voor de notificatie. Hierin kun je bijvoorbeeld de voorkeur voor communiceren aangeven (mail of sms), wanneer je deze wilt ontvangen en wie de melding moet ontvangen.

Als je een Waarschuw mij hebt ingesteld en je wilt dat verwijderen, klik je weer op de ellipses. Daar is de optie ‘Beheer mijn Waarschuwingen’. Met deze optie kun je uitvinken welke meldingen je niet meer wil ontvangen. Daarnaast kun je de waarschuwingen hier verwijderen.

Indien je een waarschuwing wilt verwijderen voor een collega dan moet je naar het tandwielpictogram bij instellingen gaan. Bij Site-instellingen kun je naar het tabje Site Beheerder gaan waar vervolgens weer de optie ‘Gebruikers Waarschuwingen’ aanwezig is. Als je de waarschuwing van een specifieke collega wilt zien kun je die hier opzoeken door zijn gegevens in te vullen. Vervolgens vink je de selectievakjes uit van de meldingen die niet meer uitgevoerd dienen te worden en verwijder je ze.

Maak een overkoepelende agenda

Mijn laatste tip in deze blog gaat over het maken van een overkoepelende agenda. Je kunt maximaal 10 SharePoint agenda’s combineren in een centrale agenda en zo een grote verzamelagenda maken. Om dit in te stellen bezoek je de hoofd SharePoint-site. Dit is de plaats waar de hoofagenda weergegeven gaat worden.

Kies ervoor om een nieuwe agenda te maken of een bestaande aan te passen. Dit kan door op de tab ‘Voeg een app toe’ te klikken. Hier kun je vervolgens kiezen voor agenda toevoegen.

Nu moet je SharePoint wat informatie over je nieuwe agenda geven. Je moet een naam, een beschrijving en de URL opgeven van de site waarop de agenda staat die je wil toevoegen. Opmerking: gebruik de site-URL in plaats van de URL voor de specifieke agenda.

XTRM heeft de SharePoint Health Check ontwikkeld. Hiermee krijg je geautomatiseerd een compleet beeld van de content en of users deze nog actief gebruiken. Je hoeft dan alleen nog maar de eigenaar te bepalen. Dit kan erg veel tijdwinst opleveren. Lees hier meer over de SharePoint Health Check.

Overkoepelende agenda in SharePoint

Als de site-URL die je hebt opgegeven meerdere agenda’s bevat, vraagt SharePoint je welke agenda je als ‘overlay’ wil hebben. Kies de gewenste agenda en klik op het vakje naast Altijd weergeven en druk vervolgens op OK. Doe dit voor maximaal 10 agenda’s. Op deze manier heb je een overkoepelende agenda gemaakt.

Dit zijn handige ‘out-of-the-box’ features van SharePoint die je vandaag nog kunt gaan gebruiken. Mocht je meer complexe features willen toevoegen kun je contact opnemen met XTRM development. Wij hebben een uitgebreide bibliotheek met apps voor iedere Digitale Werkplek en Social Intranet omgeving om op deze manier een omgeving te creëren die past bij jouw wensen en eisen.

Heb je hulp nodig bij deze tips? Dan help ik je graag op weg hiermee. Je kunt mij bereiken via bas@xtrm-dev.com.

Meer Microsoft blog’s
Bas Veenendaal
Bas Veenendaal

Bas is een gedreven consultant en ontwikkelaar gespecialiseerd in Microsoft technologiën. Hij is goed in het analyseren van nieuwe cases en het ontwikkelen van de juiste, gewenste oplossingen voor zijn opdrachtgevers.