Van netwerkschijf naar Teams: Welke uitdagingen brengt dit mee?

In een wereld waarin technologie zich in een snel tempo ontwikkelt, is het voor organisaties van cruciaal belang om hierin mee te gaan. Een veelvoorkomende verandering bij organisaties is het uitfaseren van de netwerkschijf en overstap naar MS Teams en OneDrive. Hoewel de overgang van netwerkschijf naar Teams tal van voordelen met zich meebrengt, is het een grote verandering in de dagelijkse werkwijze van medewerkers. Dit brengt natuurlijk onvermijdelijke uitdagingen met zich mee.

Het succes van een dergelijk project valt of staat met de betrokkenheid van de medewerkers. Het is daarom van groot belang om deze uitdagingen voor te zijn en er effectief op te anticiperen.

In deze blog nemen wij je graag mee in enkele van deze uitdagingen en bieden meteen een aantal tips om hier mee om te gaan.

Uitdaging 1: Onvoldoende duidelijkheid over de noodzaak van de overgang van netwerkschijf naar Teams

Een duidelijke “Waarom?” is het halve werk!

Het is uiterst belangrijk dat medewerkers begrijpen waarom deze verandering nu noodzakelijk is. Hierbij is het belangrijk om te focussen op de voordelen voor de medewerker, omdat de technische noodzaak vaak voor hen niet direct relevant is. Focus je liever op de noodzaak en de voordelen voor de medewerkers zelf.

Tip 1

1. Organiseer informatieve sessies om de organisatie mee te nemen.
2. Betrek Teammanagers gedurende het hele proces. Het werkt goed als zij het goede voorbeeld geven.
3. Stel een groep ambassadeurs samen die de organisatie kunnen enthousiasmeren.
4. Overweeg een leuke activiteit zoals een pub quiz over Teams. Dit kan helpen om de nieuwe werkwijze te laten leven.

Uitdaging 2: Tijdgebrek om nieuwe werkwijze eigen te maken na de overgang van netwerkschijf naar Teams

Een andere uitdaging is dat veel medewerkers al een volle agenda hebben en ze zich vervolgens afvragen of ze wel genoeg tijd hebben om de nieuwe manier van werken onder de knie te krijgen. Ze zijn bang extra tijd te moeten investeren, waardoor ze een achterstand oplopen in hun dagelijkse werkzaamheden en/of waardoor het uitvoeren van hun dagelijkse taken meer tijd gaat kosten.

Tip 2

Deze verandering gaat medewerkers tijd kosten, wees hier eerlijk over. Tegelijkertijd doe je er alles aan om de medewerker zoveel mogelijk tegemoet te komen:

1. Betrek medewerkers gedurende het traject d.m.v. informatiesessies, updateberichten en luister naar hun feedback.
2. Bied trainingen aan op verschillende digitale niveaus.
3. Stel FAQ documenten en korte, gerichte instructie video’s ter beschikking.
4. Stel je proactief op en benader medewerkers actief, direct na de overgang naar Teams, met de vraag of je ze ergens mee kunt helpen.
5. Evalueer bij medewerkers: is er nog behoefte aan extra ondersteuning?

Lees ook: De nieuwe Microsoft Teams. Wat is er veranderd?

Uitdaging 3: Verschil in niveau van digitale vaardigheden

Niet alle medewerkers hebben dezelfde digitale vaardigheden. Sommigen voelen zich wellicht niet op hun gemak bij het gebruik van de nieuwe applicaties of kunnen de applicaties niet zo eenvoudig eigen maken.

Tip 3

1. Bied verschillende niveaus van training aan.
2. Bedenk hoe je medewerkers met minder digitale vaardigheden extra kunt ondersteunen.
3. Vraag medewerkers met sterke digitale vaardigheden of zij andere medewerkers willen helpen als buddy of als ambassadeur.

Uitdaging 4: Overweldigende hoeveelheid veranderingen in korte tijd

Als de medewerkers in een korte periode met veel verandering te maken hebben gehad, kunnen ze overbelast zijn van al deze veranderingen in hun werkzaamheden. Hierdoor is de kans groter dat ze meer weerstand voelen/bieden bij de overgang naar Teams en OneDrive.

Tip 4

1. Als verschillende veranderingen met elkaar samenhangen, communiceer dan het grotere plaatje en de voordelen duidelijk naar de medewerkers.
2. Toon hoe deze overgang in de strategie van de organisatie past.
3. Benadruk vooral de verbeteringen die deze verandering met zich meebrengt.
4. Geef aan dat er ondersteuning in verschillende vormen georganiseerd wordt om medewerkers zo goed mogelijk te begeleiden.

Een overgang van de netwerkschijf naar Teams en OneDrive is dus zeker niet alleen technisch en moet niet enkel door IT opgepakt worden. Het is net zo belangrijk om de medewerkers goed te begeleiden en te ondersteunen tijdens deze overgang.

Alleen als medewerkers zich comfortabel voelen met de nieuwe werkwijze, zich gehoord en ondersteund voelen en begrijpen waarom deze overgang nodig is, kan de overgang een succes worden.

Heb jij hulp nodig met de overgang van de netwerkschijf naar Teams en OneDrive of heb je ondersteuning nodig om dit goed te implementeren binnen jouw organisatie?

Meer weten over de overgang van netwerkschijf naar Teams en OneDrive?

Wil je meer weten over de overgang van de netwerkschijf naar Teams en OneDrive of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen en wij helpen je graag verder.

Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door je in te schrijven op onze nieuwsbrief of te volgen op LinkedIn!

Anderen bekeken ook: