Veel voorkomende risico’s bij een migratie

1. Ontbreken business case

Het ontbreken van een duidelijke reden om te migreren is funest voor elk migratie traject. Je verzekert daarmee eerder het falen en maakt het jezelf ongelooflijke moeilijk om succesvol te zijn. Mensen en de organisatie moeten overtuigd zijn van het nut van de migratie. Hiermee creëren we draagvlak voor het project zelf, maar ook de motivatie om ervoor te gaan. Maak daarom een business case en leg vast wat de voordelen zijn. Hoe we deze gaan bereiken en de toegevoegde waarde aan processen, mensen, strategie, etc. Communiceer bij het volledige plaatje continu tijdens het traject de “Waarom” en het “Doel”. Op deze manier blijft iedereen scherp en gefocust.

2. Adoptie is geen training achteraf

We zien het veel gebeuren. Medewerkers tegen het einde of na het einde van de technische implementatie betrekken. Het idee dat met een korte training van de nieuwe omgeving de medewerker direct in staat stelt om zich te veranderen is een illusie. Heel soms werkt het bijvoorbeeld bij een migratie naar een nieuwe versie van dezelfde applicatie. Maar vaker is de migratie en zeker naar Microsoft 365 een grote stap. Het is een verander traject. Mensen dienen anders te werken in een nieuwe andere omgeving. Daar dien je hen tijdens het traject al in mee te nemen. Dit hoeft niet actief als deelnemer, maar wel minimaal met communicatie over wat er gaat komen.

Deel medewerkers in op basis van persona’s en benader hen met de informatie die zij nodig hebben. “Wat verandert er voor mij?” “Waarom doen we dit?”  “Wat kan ik bijdragen?” “Wat is het traject?” Dit zijn vragen waarop je antwoord dient te geven. Een hype op te bouwen hoeft niet. Mensen in staat stellen om naar de nieuwe werkwijze toe te leven en de “Waarom” te weten gaat je succes brengen.

3. “Groene lampje” is geen succes

Wat we vaak gezien hebben is de focus leggen op de technische implementatie. De techniek kan een uitdaging vormen/zijn alleen zien we daar niet de grootste uitdaging in. Het technisch neerzetten is één, maar als het groene lampje brandt en het systeem het doet is het dan gelijk een succesvol migratie traject? Het groene lampje is één van de doelen. Minimaal zo belangrijker is het sturen op acceptatie en adoptie door gebruikers en de implementatie in het bedrijfsproces om zo de volledige business case te behalen.

4. Alles willen migreren

Het fijne van een verhuizing naar een nieuw huis is het opruimen. Kilo’s, zo niet tonnen aan oude troep brengen we naar de stort om ervoor te zorgen dat we minder hoeven te verhuizen. En niet alles past in het nieuwe huis, omdat dit groter, kleiner, lichter, rechthoekiger, etc. is. En toch wanneer we een verhuizing/migratie van een digitaal systeem uitvoeren leggen we eisen op dat alles tot en met laatste stofje mee gaat. Een migratie is een goed moment om alle bestaande data, applicaties en werkprocessen nog eens tegen het licht te houden. Wanneer je dit doet houdt dan het motto “Nothing is true, everything is permitted” scherp. Laat alles bespreekbaar zijn en denk nog eens goed na of je de data die al 5 jaar niet aangeraakt is mee moet. Meer verhuizen levert een hogere kans op fouten op en duurt langer.

5. Assumptions, are the mother of…

Hoe goed kennen we het oude systeem eigenlijk? Of hebben we een idee het weten? Te vaak wordt er aangenomen dat er bekend is hoe groot de omvang van de data is, welke instellingen er gezet zijn, hoe de rechten ingedeeld zijn, welke custom solutions er toegevoegd zijn, met welke applicaties er integraties zijn, dat de documentatie maar iets achter loopt, etc. Deze aannamen zorgen er iedere keer voor dat er tegen verrassingen aangelopen wordt gedurende het traject. Licht daarom je bestaande omgeving goed door. Weet zeker hoeveel bestanden je hebt, of er maatwerk is en hoe dit in Microsoft 365 opgelost moet worden. Het kost tijd en energie vooraf, maar je gaat jezelf dankbaar zijn dat je het gedaan hebt. En als je toch bezig bent voer dan gelijk een health check uit op je nieuwe Microsoft 365 omgeving, zodat deze gezond en veilig is voor de migratie start.

6. Onrealistische verwachtingen

Een migratie is al complex genoeg. Deze verder compliceren met onrealistische tijdlijnen, deadlines, en werkwijze garandeert een stroef traject. We hebben eerder gelezen dat het belangrijk is om medewerkers goed op te lijnen en tijd en energie te investeren voor succes en verwachtingen te managen. Neem liever een langere doorlooptijd die je zeker haalt, zodat mensen daarop kunnen anticiperen. Ook de technische migratie is gebaat bij een gedegen voorbereiding en tijdsinvestering. Het is niet de schuld van de techniek als iets niet werkt of een kopieer slag van data lang duurt. Dit kan allemaal afgevangen worden door een gedegen vooronderzoek en voorbereiding. Het oplossen van issues tijdens een migratie kost elke keer weer meer tijd en geld dan wanneer de extra tijd die vooraf genomen is.

7. We zijn klaar! …

We hebben de vorige 6 valkuilen allemaal ontweken en succesvol traject doorlopen. Medewerkers zijn aan de slag in hun nieuwe werkproces, weten wat ze moeten doen en de lampjes staan op groen. Tijd voor champagne en taart! De taart en champagne zijn zeker verdient. Successen dien je immers te vieren. Maar vergeet niet dat het werk nog niet klaar is. De business case is nog niet afgerond. Om financiële doelen te behalen, dien je de oude systemen uit te schakelen, contracten op te zeggen, etc.  Daarnaast gaan we nu pas in praktijk merken of de theorie en simulaties ook daadwerkelijk zo lopen. Medewerkers gaan ervaren en leren hoe processen wellicht nog beter kunnen of bepaalde keuzes nóg beter/scherper gemaakt kunnen worden.

Zorg voor een plan om de feedback op te halen en te leren van de ervaringen die nu opgedaan worden. Sluit die oude systemen af, zeg de contracten op en ruim op zodat het geen enkel plekje meer heeft in iemands geheugen. Zo kan de volledige focus liggen op andere zaken. Vergeet ook niet om de business case doelen (bijvoorbeeld minder e-mail, meer Teams) te meten en hierover te rapporteren. Hier wordt nog een volledige blogpost aan gewijd “Nazorg na migratie 365“.