De Viva familie groeit en groeit. Deze keer bekijken we de Viva app; Viva Sales. Een tool dat data uit CRM naar M365 Outlook en Teams brengt en wordt ondersteund door A.I. (Artifical Intelligence). Vooral bedoelt dus om zo snel mogelijk relevante klantdata bij de verkoopmedewerkers te krijgen. Wat is het idee van deze app? Hoe werkt het? In deze blog kijken we naar wat Viva Sales is en wat je er nu mee kan. Maar ook lichten we de licentie opties en prijzen toe en eindigen we met wat we ervan vinden.
Ik ben Mark Overdijk, consultant bij XTRM development en dit is de blog “Viva Sales”.
Wat is Viva Sales?
Per 3 oktober 2022 is Viva Sales beschikbaar gekomen op Microsoft en Dynamics 365. Voor de lezer die het zich afvraagt, Viva is een platform waarop op Teams gebaseerde apps draaien en worden aangevuld met A.I. Lees anders ook onze andere blogs over Viva. Het platform is in 2021 gelanceerd om te dienen als verzamelnaam voor apps die het werken vanuit huis verbeteren en daar A.I. aan toegevoegd.
De Viva familie breidt zich continu uit met apps waarbij werk steeds meer ondersteund wordt. De teller staat nu op 8 apps en wordt nog aangevuld met 2 aangekondigde apps. Elk jaar (tot nu toe) worden er nieuwe apps aangekondigd. En nu is dit Viva Sales. Deze app wordt gepositioneerd om relevante verkoop en klantdata just in time (op het moment dat je het nodig hebt) beschikbaar te maken.
Goed, wat bedoelen we hier nu precies mee? Het is een app dat integreert met Outlook en Teams en voornamelijk gebruikt wordt door mensen in het verkoop en support team. Nadat je de app gekoppeld hebt aan je CRM systeem heeft deze toegang tot de data daarin. De app “leest” vervolgens in Outlook of Teams met wie je contact hebt en of daar een match is met data in CRM. Als dit het geval is krijg je deze data te zien. En deze data kan context gevoelig zijn. Hierover vertellen we je meer in het volgende hoofdstuk.
Wat zijn de mogelijkheden van Viva Sales?
Viva Sales integreert dus in Teams en Outlook. Maar hoe werkt de app nu? Waar zit de toegevoegde waarde? Laten we dat bekijken.
Wanneer je in Outlook bijvoorbeeld met een klant mailt over een bepaalde sales order “leest” Viva Sales dit uit. Het ziet aan de hand van het mailadres om welk persoon of bedrijf het gaat en match het sales order nummer. Zo haalt Viva Sales de data op over deze persoon en bijvoorbeeld eerdere contacten over de sales order. Zo weet je gelijk of dit de eerste keer is dat er een aanpassing wordt gevraagd of dat dit bijvoorbeeld de 3e reminder is om te vragen of de order OK is. Dit scheelt tijd en zorgt ervoor dat alle medewerkers direct toegang hebben tot de data.
Het fijne is dat je direct in Outlook aanpassingen kunt maken aan de CRM data. Bijvoorbeeld omdat er een mail binnenkomt dat een bepaalde inkoop manager nu een ander gebied bediend. Of dat iemand een andere functie of nieuw telefoonnummer heeft. Zo maakt het systeem het eenvoudiger om je CRM data direct up-to-date te houden.
Bovenstaande toepassingen kennen we al deels vanuit de eerdere Dynamics plug-in voor Outlook, maar nu aangevuld met het direct bewerken en context gevoelige informatie presenteren. De grootste nieuwe aanvulling is het invoeging in Teams.
In Teams kan Viva Sales uit chats en vooral tijdens (video)calls context gevoelige informatie tonen. Viva Sales “leest” wederom met wie je belt en of hier data in CRM aanwezig is. Viva Sales haalt vervolgens de relevante data bijeen en toont deze aan de medewerker. Dit is een hele fijne toevoeging tijdens chats en gesprekken om direct informatie bij de hand te hebben om aan te refereren. Dit werkt ook in Teams kanalen waar je Viva Sales aan koppelt.
Viva Sales en Azure
In Viva Sales heeft Microsoft ook de Azure Cognitive Services toegevoegd. Deze Azure dienst is de AI met de talenknobbel. Het leest en hoort teksten en laat daar de AI op los om o.a. het volgende te kunnen doen:
- Vertalen
- Emotie herkennen
- Structuur herkennen
- Toonhoogte/stemherkenning
- Nabootsen van stem (deepfakes)
Door deze AI service toe te voegen maakt Viva Sales het mogelijk om een online vergadering terug te luisteren en je direct te vertellen waar je klant bijvoorbeeld positief of negatief over was of een andere bepaalde emotie toonde. Zo kun je leren wat werkt voor welke klant. Ook maakt het automatisch notities van het gesprek en kan deze na het reviewen opslaan in CRM.
Viva Sales release en licentie
Zoals gezegd is Viva Sales voor alle klanten beschikbaar gekomen op 3 oktober 2022. Om Viva Sales te kunnen gebruiken dien je een CRM systeem (SalesForce en Microsoft Dynamics 365 Sales worden op dit moment ondersteund) te koppelen.
Viva Sales is inbegrepen wanneer je een Microsoft Dynamics 365 Sales licentie hebt. Viva Sales is dus niet standaard beschikbaar in de commerciële Microsoft 365 licenties (E1, E3, E5, Business basic, Business standard, Business premium, F1, F3, F5). Mocht je Viva Sales als losse service willen toevoegen, omdat je bijvoorbeeld SalesForce draait dan zijn de kosten ~€40,- gebruiker/mnd.
Viva Sales beheer
Viva Sales zelf behoeft weinig beheer. Het maakt gebruik van data in Outlook, Teams en CRM. Admin dienen de app in te stellen om een correcte koppeling met CRM te leggen en de app toevoegen in Outlook en/of Teams. Veel meer beheer is niet nodig, omdat de data uit de systemen zelf komt en verder wordt bewerkt door de gebruiker. Het maakt slim gebruik van de beschikbare data en de cognitieve service in Azure om op het juiste moment informatie bij de medewerker te krijgen, zonder dat hij/zij moet switchen naar een andere applicatie.
Viva Sales is een handige app. Het laat de kracht zien van de inzet van AI en direct operationeel inzetten van CRM data. Zonder dat je allerlei data op hoeft te zoeken terwijl je in een gesprek zit, levert het je tijd op, komt het professioneel over en houdt de focus op de interactie. En dat levert toegevoegde waarde als app. Het is uiteraard aan te raden om via een business case de kosten/baten voor jouw bedrijf op te stellen.
Viva Sales moet in jouw organisatie passen. Wanneer je veel klantcontact hebt vanuit een verkoop of support oogpunt en een goed onderhouden CRM van Dynamics of SalesForce, dán heeft Viva Sales toegevoegde waarde. En dan heeft het ook direct veel toegevoegde waarde in het hebben van de juiste informatie op het goede moment. Ook doordat je minder focus verlies hebt om data op te zoeken en processen van data updaten verkort. Val je in die categorie, stel dan een business case op.
Vraag XTRM development voor een demo als deze app jouw team/organisatie kan helpen met de focus te houden op meetbare doelen.
Meer weten over Microsoft Viva?
Neem contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief. Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door ons op LinkedIn te volgen!
Anderen bekeken ook:
Viva Goals helpt met het bereiken van doelen
De Viva familie wordt groter en groter. Deze keer bekijken we de Viva app; Viva Goals. Een tool om doelen te stellen voor jezelf/medewerkers en deze te volgen. Wat is het idee van deze app? Hoe werkt het? In deze blog geven we antwoord op deze vragen en kijken we naar...
Maak kennis met Microsoft Viva
Zoals ook al in de vorige blog vermeld is de Viva familie is niet meer weg te denken uit Microsoft 365. Dit keer kijken we naar de Microsoft Viva familie zelf. Waar staat Viva nu voor? Wanneer is het gelanceerd? En welke producten behoren nu tot de Viva familie? We...
Verrijk je kennis en vaardigheden met Viva Learning
De Viva familie is niet meer weg te denken uit Microsoft 365. Dit keer bekijken we de Viva app; Viva Learning. Dit is een tool om intern trainingen aan te bieden. Zowel voor de medewerkers om zelf te volgen, maar ook een organisatie kan trainingen inplannen voor haar...