Het grote verschil tussen SharePoint, OneDrive en Teams

In elke organisatie is een van de meest gestelde vragen die wij tegenkomen bij het gebruik van Microsoft 365: wanneer moet ik bestanden opslaan in SharePoint, Teams of OneDrive? In deze blog beantwoorden we deze vraag voor je en krijg je een beter beeld van het verschil tussen SharePoint, OneDrive en Teams.

De applicaties SharePoint en OneDrive hebben verschillen en overeenkomsten. Het kan voor de beginnende gebruiker even zoeken zijn wanneer je welke applicatie gebruikt, maar wanneer je de weg gevonden hebt tussen de verschillende applicaties zul je niet meer anders willen!

Wanneer je gebruik maakt van Microsoft Teams en via deze applicatie samenwerkt met je collega’s wordt op de achtergrond SharePoint Online gebruikt. Het tabblad ‘Bestanden’ in elke app is eigenlijk een SharePoint-documentbibliotheek waar je via de Teams interface in werkt. Ook OneDrive wordt gebruikt wanneer je samenwerkt via Teams.

De overeenkomsten tussen SharePoint en OneDrive

Om te beginnen zal ik de overeenkomsten tussen SharePoint en OneDrive voor bedrijven toelichten. De twee applicaties zien er namelijk in de basis hetzelfde uit en beschikken over hetzelfde design en dezelfde features. Sterker nog, OneDrive is een SharePoint document bibliotheek die alleen voor jou beschikbaar is en te herkennen is aan het OneDrive logo. Het is dus ook niet verrassend dat beide veel dezelfde features ondersteunen. Denk daarbij aan: bewerken van bestanden, versie geschiedenis en het delen van bestanden.

Zowel mappen en bestanden vanuit SharePoint als OneDrive kun je synchroniseren met je verkenner. Op die manier wordt het nog eenvoudiger om bestanden te lezen en te bewerken. Het enige verschil tussen SharePoint en Onedrive, is dat het synchroniseren van OneDrive ‘automatisch’ in je werkomgeving is geactiveerd. Wil je een SharePoint bibliotheek raadplegen via de verkenner moet je deze actie zelf handmatig uitvoeren.

Wanneer gebruik je Teams?

Dit is een logische en terechte vraag, maar eigenlijk ook een strikvraag. Wanneer je namelijk Teams gebruikt dan maak je eigenlijk gebruik van SharePoint Online of OneDrive. Je benaderd deze applicaties alleen via een andere interface namelijk die van Teams.

SharePoint is de opslag tool achter een Team/Team kanaal. OneDrive wordt gebruikt wanneer je in een privé chat een document deelt. In OneDrive vind je een folder terug die heet: “Chat bestanden van Microsoft Teams”. In deze folder worden al je gedeelde bestanden geplaatst. Het is aan te raden het delen van bestanden via de chat te beperken. Gedeelde bestanden in OneDrive kunnen namelijk ontoegankelijk worden wanneer iemand de organisatie verlaat.

Lees ook: Inrichten en uitrollen Microsoft Teams

Wanneer gebruik je OneDrive?

Nu de overeenkomsten tussen SharePoint en OneDrive zijn besproken en je weet dat Teams alleen een integratietool is die het mogelijk maakt om deze twee applicaties te benaderen, kunnen we bespreken wanneer je OneDrive moet gebruiken. Maar wat is OneDrive? OneDrive is de Microsoft Cloud opslag locatie voor persoonlijke bestanden: werk gerelateerde bestanden uiteraard. Bestanden die alleen jij kan zien en bewerken. Elk persoon in de organisatie krijgt zijn eigen OneDrive.

OneDrive is perfect voor twee soorten bestanden: bestanden die alleen voor jezelf bestemd zijn. Of bestanden die nog concept zijn en je nog niet kan delen met je team.

Het is mogelijk om samen te werken in OneDrive, maar dit is geen aanbeveling volgens de best practices. Het zorgt voor een slecht overzicht van de rechten op je persoonlijke bestanden. Zeker wanneer er in een groep mensen wordt samengewerkt en de documenten verspreid staan over de verschillende OneDrive folders van de groep. Het samenwerken in Teams en dus SharePoint is in dit geval makkelijker en meer geschikt.

Bovendien, wanneer iemand een organisatie verlaat, wordt zijn OneDrive doorgaans binnen 30 dagen buiten gebruik gesteld. Na deze 30 dagen zijn de bestanden in deze OneDrive niet meer te raadplegen. Hierdoor kun je als team belangrijke documenten kwijt raken. Dus, als je bestanden opslaat die voor jezelf zijn of bestanden opstelt voordat je van plan bent ze naar SharePoint te verplaatsen, dan sla je de bestanden op in OneDrive. Als je niet aan een van deze criteria voldoet, raad ik het gebruik van SharePoint aan.

Wanneer gebruik je SharePoint?

SharePoint kan op twee manieren worden gebruikt: om met andere samen te werken aan bestanden (Teamsites) en om bestanden of andere informatie te publiceren zodat iedereen deze kan zien (Communicatiesites).

Op Teamsites heeft meestal maar een beperkte groep mensen rechten en al deze personen zijn in staat om de documenten te lezen én bewerken. Teamsites zijn bedoeld om werk gedaan te krijgen. Ze zijn ook de bestandsopslaglocatie achter Microsoft 365 Groups en Microsoft Teams. Simpel gezegd, SharePoint-teamsites zijn voor de ‘spullen’ van het team.

Communicatiesites zijn meestal toegankelijk voor bijna iedereen in de organisatie, maar de meeste mensen hebben alleen leesrechten. Communicatiesites zijn doorgaans de basis van het intranet. Het selecte groepje mensen met bewerkingsrechten zullen SharePoint inrichten om de manier die aansluit bij de wensen van de organisatie.

Het verschil tussen SharePoint, OneDrive en Teams samengevat

SharePoint, OneDrive en hun integraties met Teams lijken misschien ingewikkeld. Maar om het heel simpel te zeggen, je stuitert tussen OneDrive, SharePoint-teamsites en SharePoint-communicatiesites: ik, wij, ons.

Anderen bekeken ook: