De Viva familie wordt groter en groter. Deze keer bekijken we de Viva app; Viva Goals. Een tool om doelen te stellen voor jezelf/medewerkers en deze te volgen. Wat is het idee van deze app? Hoe werkt het? In deze blog geven we antwoord op deze vragen en kijken we naar wat Viva Goals is en waarbij je het kunt inzetten. Maar ook de licentie opties en prijzen zullen we voor je toelichten en geven we onze mening over deze Viva app.
Ik ben Mark Overdijk, consultant bij XTRM development en dit is de blog “Viva Goals”.
Wat is Viva Goals?
Per 1 augustus 2022 is Viva Goals beschikbaar gekomen op Microsoft 365 en opgenomen in de Viva Suite. Voor wie nog niet bekend is met Viva. Viva is een platform waarop op Teams gebaseerde apps draaien. Je kunt er ook meer over lezen in onze andere blogs. Het platform is in 2021 gelanceerd om te dienen als verzamelnaam voor apps die het werken vanuit huis verbeteren. Denk hierbij aan de eerste 4 apps: Insights, Learning, Connections, en Topics. Deze helpen respectievelijk met:
- Inzicht in productiviteit
- Aanbieden van online scholing
- Snel ingericht intranet
- Geautomatiseerd document management systeem voor snel toegang tot info
Sindsdien breidt de Viva familie zich uit met apps waarbij we werk steeds meer kunnen ondersteunen. De teller staat nu op 8 apps en elk jaar (tot nu toe) worden er nieuwe apps aangekondigd. En nu is dit Viva Goals. Deze app wordt gepositioneerd om het proces van team en bedrijfsdoelen te zetten, te volgen en te ondersteunen.
Maar wat houdt het precies in? Het een app die het mogelijk maakt voor een leidinggevende om zogenaamde OKR’s aan te maken en toe te wijzen aan personen of groepen personen. OKR staat voor Objectives & Key Results; Doelen & Resultaten. SMART definiëren van het doel en meetbaar maken van het resultaat is hierbij belangrijk, anders wordt de voortgang bijhouden en meten van resultaat moeilijk.
Welke mogelijkheden heeft Viva Goals?
Viva Goals integreert uiteraard met Teams, maar heeft de mogelijkheid om data te ontvangen vanuit externe bronnen. Het past bij een Angelsaksische bedrijfscultuur en is op de commerciële markt gericht. Binnen die scope heeft Viva Goals zeker mogelijkheden. In een persoonlijk dashboard ziet het team de bedrijfsdoelen en teamdoelen die zij na moet streven. En via kleurgebruik is snel te zien waar het team op schema ligt en waar zij moeite heeft met het op tijd behalen van resultaat.
Wanneer je hier tijd in steekt om de doelen SMART te omschrijven en de voortgang te voorzien van updates is het mogelijk om goed inzicht te krijgen hoe het bereiken van een resultaat verloopt over tijd. Dit kan via een rapportage scherm, met een grafiek over tijd of geflankeerd door de updates. Het kan teams en mensen helpen met het bijhouden van focus op de “juiste” prioriteiten. Zeker omdat het binnen Teams leeft is het makkelijk te benaderen en jezelf te helpen om de focus te houden.
Het is ook mogelijk om Viva Goals te integreren met Azure DevOps. Dit maakt het erg interessant. Zeker omdat naast bedrijfsdoelen vanuit een strategische agenda en taken van Planner, je ook DevOps werk bijhoudt in het overzicht. Zo wordt het een one-stop-shop voor al je doelen/resultaten. Zo komt development, project, test, deployment en andere work items/resultaten op het Viva Goals dashboard. Op deze manier helpen we medewerkers om in één overzicht te zien waar de focus moet liggen in plaats van meerdere Planners, DevOps, Outlook, Intranet etc.
Viva Goals release en licentie
Zoals eerder benoemd is Viva Goals voor alle klanten beschikbaar per 1 augustus 2022. Het is een aanvullende service. Je hebt hiervoor de Viva Goals of de Viva Suite licentie nodig. Viva Goals is dus niet standaard beschikbaar in de commerciële Microsoft 365 licenties (E1, E3, E5, Business basic, Business standard, Business premium, F1, F3, F5). De kosten zijn € 5,10 gebruiker/mnd voor Viva Goals of € 7,60 gebruiker/mnd voor de Viva Suite.
Het Viva Goals beheer
Viva Goals draait als een app in Teams. Het is dus mogelijk voor admins om de app standaard te activeren voor gebruikers. Ook is het net als andere apps mogelijk om deze op te nemen in policies. Bijvoorbeeld voor wie de app beschikbaar is en of de app überhaupt ingezet kan mag worden. Dit is natuurlijk alleen mogelijk als de licentie geactiveerd is voor de desbetreffende gebruiker(s). Vervolgens is het aan de leidinggevende om in de app aangemerkt te worden als leidinggevende, zodat deze de doelen en resultaten kan ingeven. Bij het aanmaken van de doelen wordt er aangegeven of het een team of persoonlijk doel is en hoe de resultaten gemeten worden. Dit kan via handmatige input of via externe bronnen. Dat laatste kan bijvoorbeeld via exports/connectoren uit een ander systeem. Denk hierbij aan Excel, PowerBI, Planner etc.
Voorbeeld: Voor het support team wordt een reductie van responstijd 3 maanden lang van 9 uur naar max. 8 uur als doel gesteld. Dit wordt toegekend aan het Support team dat als groep bekend is binnen Teams. Vervolgens gebruik je een rapport uit je ITSM tool. ServiceNow bijvoorbeeld, om elke week/maand de resultaten te uploaden. De export bevat bijvoorbeeld de gemiddelde responstijd op binnengekomen tickets. Goals leest dan uit of dit minder dan 8 uur was en update de voortgang.
Past Viva Goals in jouw organisatie?
Viva Goals moet in jouw organisatie en cultuur passen. Dit is geen driver om doelgericht te gaan werken, maar een accelerator om dit proces te helpen. Wanneer jouw organisatie die nastreeft of al geadopteerd heeft is dit zeker een goede aanvulling om dit digitaal te ondersteunen.
Vraag XTRM development voor een demo als deze app jouw team/organisatie kan helpen met de focus te houden op meetbare doelen.
Meer weten over Microsoft Viva?
Neem contact op met XTRM development door het formulier onderaan de pagina in te vullen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief. Natuurlijk kun je ook op de hoogte blijven van alle nieuws en ontwikkelingen door ons op LinkedIn te volgen!
Anderen bekeken ook:
Verrijk je kennis en vaardigheden met Viva Learning
De Viva familie is niet meer weg te denken uit Microsoft 365. Dit keer bekijken we de Viva app; Viva Learning. Dit is een tool om intern trainingen aan te bieden. Zowel voor de medewerkers om zelf te volgen, maar ook een organisatie kan trainingen inplannen voor haar...
Viva Engage: de vervanger van Yammer in Teams
Viva Engage, de nieuwe app die gelanceerd is binnen het Microsoft Viva Platform. Zou dit dan wellicht de eerste stap zijn richting het vervangen van Yammer als merk, of aparte app? Dat moeten we nog zien. Maar Yammer Communities bestaat niet meer in Teams… Viva Engage...