Een goede voorbereiding voor een migratie is key voor het slagen van een migratie traject en die voorbereiding begint bij het opzetten van de projectorganisatie en het kiezen van de juiste expertise en tools. In dit deel van de blogreeks worden deze aspecten uitgebreid besproken.

Organisatie en expertise 

Het opzetten van de projectorganisatie voor een migratie traject wordt vaak ad-hoc gedaan, maar het is een belangrijke succesfactor voor het slagen van de migratie. Zeker in grotere en complexere organisaties is het goed opzetten van een goede projectorganisatie van belang. Er zijn hier vaak tegenstrijdige belangen waardoor spanningen kunnen ontstaan. Teams die wel goed op elkaar zijn afgestemd presteren consequent beter. 

De projectorganisatie voor een migratie traject is onder te verdelen in drie onderdelen:  

  • Kernteam  
  • Technische experts 
  • Bedrijfsorganisatie.  

Op deze manier worden fricties in de organisatie voorkomen die vertraging en vertroebeling kunnen veroorzaken. 

Het kernteam bestaat doorgaans uit een projectmanager, netwerkspecialist, migratie specialist en virtualisatie specialist. Zij hebben ervaring met data migratie trajecten en zijn degenen die de dagelijkse werkzaamheden op zich nemen. Ze richten zich op het opzetten van de juiste oplossing en zorgen dat het project op schema en binnen budget blijft. Bij voorkeur zijn zij fulltime beschikbaar gedurende het traject. 

Terwijl het kernteam zorgt voor de continuïteit binnen het project zijn technische experts nodig om de juiste strategie te bepalen. Zij hoeven niet fulltime beschikbaar te zijn, maar kunnen geraadpleegd worden wanneer nodig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan testers of IT beveiliging, Cloud specialisten en server specialisten. 

De rol van de bedrijfsorganisatie is om potentiële risico’s te identificeren en inzicht te geven in de bedrijfssystemen en processen. Ze zorgt voor transparantie en proberen eventuele zorgen binnen de organisatie weg te nemen. 

Op een paar uitzonderingen na is het niet nodig dat zowel het kernteam als de technisch experts hun oorsprong hebben binnen de organisatie. Ze zijn soms niet aanwezig binnen de organisatie en externe specialisten kunnen een nieuw licht schijnen op sommige onderdelen. Het is daarom van belang te inventariseren welke rollen er beschikbaar zijn binnen de organisatie en waar externe expertise gewenst is. Niettemin is het aan te raden minimaal in de eigen organisatie te hebben: 

  • Een projectmanager 
  • Disaster recovery (verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de back-up procedure) 
  • Service beheer (het beheer van de huidige en toekomstige datasystemen) 
  • De opdrachtgever

    Terwijl de rol van eenieder anders is, is het van belang dat deze personen kennis hebben van de bedrijfsvoering. Een data migratie heeft vaak effect op alle onderdelen van de organisatie en soms zelfs externe partijen. Met zoveel stakeholders is goed leiderschap en een goede organisatie een must. 

    Tools

    Een migratie naar Teams is eigenlijk een migratie naar SharePoint Server of SharePoint Online (afhankelijk van hoe de omgeving is geconfigureerd). Hiervoor zijn een aantal tools zeer bruikbaar. Welke tools er gebruikt worden is ook afhankelijk van de bron. Wordt er gemigreerd vanuit een fileshare, een bestaande SharePoint omgeving of een ander DMS (document management system)?

    Treesize
    In het geval dat er gemigreerd wordt vanuit een fileshare is een goede tool om een analyse te maken van de omgeving Treesize. Hiermee kan inzichtelijk worden gemaakt welke mappen en bestanden het grootst zijn en waar eventuele bottlenecks zich kunnen bevinden.

    Er is een betaalde en gratis versie van Treesize waarbij het verschil hem zit in het detail waarmee de verschillen tussen mappen en bestanden wordt weergegeven. Daarnaast heeft de betaalde versie ook wat meer mogelijkheden voor het opruimen van bestanden en de mogelijkheid om te bepalen welke mappen het meest in grootte fluctueren.

    SharePoint Migratie Tool

    De SharePoint Migratie Tool is het meest geschikt voor kleinere migraties en wordt meestal gebruikt in combinatie met SharePoint Migratie Assessment Tool. Deze laatste tool checkt de bron SharePoint omgeving op issues die zouden kunnen voorkomen tijdens de migratie. 

    De SharePoint Migratie Tool is geschikt voor migraties vanaf SharePoint Server 2013, 2016 of 2019 of vanaf een fileshare. Daarnaast kan er een mapping ingeladen worden met verschillende bron en doellocaties. 

    ShareGate

    Bij grotere migraties is ShareGate eigenlijk onmisbaar. Het biedt een uitgebreide UI (user interface) die het migreren een stuk eenvoudiger en overzichtelijker maakt dan bijvoorbeeld bij de SharePoint Migratie Tool. Elke migratie taak kan vooraf geanalyseerd worden om eventuele problemen direct te kunnen verhelpen. Daarnaast kunnen er met ShareGate rapporten gemaakt worden voor bijvoorbeeld site permissies en site gebruik. 

    In principe is ShareGate geschikt om te migreren vanaf SharePoint Server, SharePoint Online of fileshares. Maar door de uitgebreide powershell commando’s die eraan toegevoegd zijn is het ook mogelijk om ShareGate te gebruiken bij de migratie vanaf een ander type DMS.  

    ShareGate_voorbereiding_migratie

    Meer weten?

    Ben je benieuwd naar de volgende blog in de blogreeks over migreren naar de Cloud? Bekijk dan eens onze migratiepagina of lees de volgende blog over “Migratie Fileshares naar M365”. Wil je direct op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen? Laat dan hieronder je gegevens achter en volg ons op LinkedIn.

    Wil je de hulp van xtrm inschakelen? 

    laat je gegevens achter!

    NEEM CONTACT OP