Voordelen voor het gebruik van governance in Teams

Tijdens de coronapandemie hebben we een versnelde uitrol van Microsoft Teams gezien binnen veel bedrijven om z.s.m. aan te passen aan omstandigheden van toen. Hierbij hebben bedrijven zeker genoten van de voordelen die Microsoft Teams te bieden heeft. Maar ook werd het al snel duidelijk dat als er geen governance beleid is opgesteld in je Microsoft Teams omgeving, je zeker tegen problemen zal aanlopen. Zo zagen we bij meerdere organisaties dat er een wildgroei aan teams en kanalen binnen Microsoft Teams ontstonden. Dit resulteerde bijvoorbeeld in een onbeheersbare omgeving, waarbij data onbedoeld verloren ging en er meer miscommunicatie en chaos ontstond.

In deze blog wil ik je daarom meenemen in wat een governance beleid precies is, waarom het zo belangrijk is om dit te implementeren voor Microsoft Teams en welke praktijk voordelen je ervan zal ondervinden bij het gebruik van governance in Teams.

Wat is een Teams governance beleid?

Een governance beleid is een set aan regels, afspraken en werkwijzen voor bijvoorbeeld een organisatie of afdeling. Ook kan het worden ingezet voor een tool/applicatie, dat in lijn staat met de bedrijfsdoelen van een organisatie. Het geeft een organisatie en de mensen daarin afspraken om gestructureerd en beheersbaar te kunnen functioneren. Zo een dergelijk beleid is voor elke organisatie anders, omdat het beleid bij de ene organisatie andere doelen dient dan bij de andere organisatie.

Verder is het beleid ook sterk afhankelijk van de bedrijfscultuur binnen een organisatie. Eveneens is het aan te raden om zo een governance beleid dynamisch te houden zodat het te allen tijde past bij de bedrijfsdoelen en de heersende cultuur. Dit wil zeggen dat je het beleid regelmatig zal moeten evalueren en aanpassen waar nodig is. Maar hoe ziet dit eruit voor Microsoft Teams?

Governance beleid voor Microsoft Teams

De bovengenoemde aspecten van een governance beleid zijn ook van toepassing bij een governance beleid voor Microsoft Teams. Zo ligt de focus op het vaststellen van afspraken, regels en werkwijzen om de applicatie beheersbaar en gestructureerd te houden.

Dit zorgt ervoor dat de applicatie beheersbaar blijft, data veilig is opgeslagen en dat het aansluit op de wensen van de gebruikers. Het beleid valt grotendeels te verdelen in 3 gebieden, namelijk:

• Gebruikersbeheer
• Databeheer
• Applicatiebeheer

Voor elk gebied zul je afspraken, regels en werkwijzen moeten bedenken die passen bij de organisatie en haar specifieke doelen voor het desbetreffende gebied en de heersende cultuur. Elk gebied brengt andere vraagstukken met zich mee:

Gebruikersbeheer: Hoe manage ik mijn gebruiker?

• Welke rollen wijs je gebruikers toe en wanneer
• Wie mag een Team/kanaal aanmaken?
• Wie mag leden toevoegen aan teams/kanalen
• Wie krijgt beheerrechten en waarom?

Databeheer: Hoe manage ik mijn data?

• Hoe en waar sla je data op?
• Hoe ga je om met vertrouwelijke data binnen Teams?
• Hoe wordt data met externe worden gedeeld?
• Hoe archiveer je data of een heel team wanneer deze niet meer actief wordt gebruikt?

Applicatiebeheer: Hoe manage ik Microsoft Teams?

• Hoe richt je een Team of een kanaal in?
• Welke structuur wil ik toepassen binnen de organisatie?
• Welke ondersteunende en derde partij applicatie sta ik toe?
• Waar mag Microsoft Teams wel en niet als communicatie middel gebruikt worden?

Door de vraagstukken van deze 3 gebieden te beantwoorden heb je al een goede start van je governance beleid voor Microsoft Teams. Verder zal je het beleid moeten implementeren in je organisatie. Dit kan veel obstakels met zich meebrengen, maar door gebruikers actief te betrekken bij het opstellen van een beleid creëer je hier alleen maar meer draagkracht voor.  Hierdoor zal het implementeren ervan makkelijker gaan en roep je minder weerstand op.

Aanvullend zal je, net als bij een algemeen beleid, dit beleid regelmatig moeten evalueren om te kijken of het nog steeds haar doel dient en aansluit op de bedrijfsdoelen en de werkbaarheid voor de gebruikers. Als je nu een beleid hebt, wat merk je ervan in de praktijk?

Voordelen van governance binnen je Teams omgeving in de praktijk

Als je je governance beleid goed hebt opgesteld en geïmplementeerd in je organisatie zie je de voordelen terug binnen elk van de 3 gebieden.

Bij goed gereguleerd gebruikersbeheer zie je dat er geen wildgroei aan teams ontstaat, waardoor het overzichtelijk blijft. Hierdoor zijn gebruikers minder snel geneigd om over te stappen op andere applicaties en is je Microsoft Teams app beter te beheren. Verder is het per gebruiker duidelijk wat hij wel en niet kan. En je zal het aanmaken van dubbele teams vermijden, zodat de communicatie plaats vindt in de juiste teams.

Binnen het gebied van databeheer zie je terug dat data nu beter beschermd is, doordat er een beleid is die eenduidig aangeeft hoe je met data en informatie om moet gaan. Hierdoor zal er minder data verloren gaan en wordt er een werkbaar archiefbeleid toegepast.

Binnen het gebied van applicatiebeheer zien we terug dat als de applicatie goed is ingericht, het geniet van een groter gebruikersbasis. Door het samen met de gebruikers in te richten zorg je ervoor dat het aansluit op hun wensen. Hierdoor zullen de gebruikers minder snel geneigd zijn om andere applicaties te gebruiken. Het gebruik van andere applicaties zorgt ervoor dat je te maken krijgt met een moeilijkere te managen IT landschap binnen je organisatie. Dit wil je natuurkijk vermijden.

Al met al, zorgt een governance beleid ervoor dat je een gestructureerde en beheersbare manier van het gebruik van je Microsoft Teams ontwikkeld dat zicht vertaald naar duidelijke communicatie, hogere productiviteit en een overzichtelijk beheer.