Microsoft Teams blijft groeien als product, maar hoe groeit het binnen jouw organisatie? Het is soms moeilijk hier goed antwoord op te krijgen. Maar waarom zouden we dit willen? Waarom moet IT nu weer alles in handen hebben en houden van een applicatie. Een applicatie die dat eigenlijk zelf niet wil. Maar ja, chaos in onze data willen we niet. Grip krijgen op Teams, zonder betutteling. Lastig om te behalen, maar het kan zeker. In deze blog leg ik je uit waarom governance nodig is in Microsoft Teams.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is de laatste jaren enorm gegroeid, waarbij de echte “adoptie” tijdens Corona (Covid-19 pandemie) plaatsvond. Een samenwerk tool die zich eerst alleen richtte op het vervangen van Skype for Business (chat, call, video) met de toevoeging van samenwerken (SharePoint Online, kanalen, apps). De adoptie was vooral het zo snel mogelijk aanzetten en ervoor zorgen dat men vanuit huis digitaal met elkaar kan werken.
Dat is tof, maar hoe nu verder? Inmiddels zijn er Teams kanalen zonder eigenaar, dubbele Teams aangemaakt, Teams die hun houdbaarheidsdatum voorbij zij en Teams met documenten die daar misschien niet helemaal horen… Oftewel, er is dringend een stukje governance nodig.
Krijg grip op je Teams met governance
Om weer grip op je Teams omgeving te krijgen dien je eerst vast te stellen waar en vooral waarom je grip op je Teams wilt krijgen. Bij kleine doelen horen kleine maatregelen en bij grote doelen complexere maatregelen. Een voorbeeld (1);
Doel: inzicht in wie Teams gebruikt.
Maatregel: Usage reports in Microsoft Admin center uitlezen over gebruik van Teams.
Benefit: Adoptiegraad bepalen, zien waar adoptie activiteiten plaats moeten vinden.
Ten behoeve van: ICT strategie – uitfaseren Skype en samenwerken op netwerkschijf.
Bovenstaand voorbeeld toont ons dat governance klein en simpel kan zijn. Door het uitlezen van Teams gebruiksrapporten kun je zien in hoeverre Teams gebruikt wordt. Gebruikt iedereen het (video-)bellen of is er een specifieke groep die géén gebruik maakt van Teams kanalen? Antwoorden kunnen leiden tot aanpassing van je beleid. Het geeft vitale informatie over voortgang van beleid. Of dit nu adoptie is, een nieuwe way of working of het volgen van bepaalde veiligheidsstandaarden.
Waarom is governance nodig in Teams?
Microsoft Teams leent zich uitstekend tot het gemakkelijk samenwerken en uitwisselen van informatie. En op een relatief nieuw platform is dit fijn en overzichtelijk. Maar wanneer we vooruit kijken is een stukje grip op het platform wel nodig. De belangrijkste redenen;
- Onoverzichtelijk
- Beveiliging risico’s
Is mijn Teams onoverzichtelijk?
Een Teams met 1000 kanalen, waar men de netwerkschijf indeling 1-op-1 over heeft gezet naar Teams, is een Teams waar je niks kunt vinden. Zo krijg je dezelfde onoverzichtelijk inrichting waar men juist vanaf wilde door Microsoft Teams in te zetten.
De zoekfunctie is verbeterd ten opzichte van SharePoint en Windows Verkenner. Maar in een grote bak zonder labels en dubbele data gaan we het juiste document niet snel vinden. En hoe vind je de juiste Teams om een vraag te stellen of je updates te geven? Was dit het stand-up kanaal of juist het project kanaal? En hoe doet project leider 1 dit ook alweer, aangezien project leider 2 alles doet vanuit het General kanaal?
Consistentie is het toverwoord. Maar ook ontzorging. Zo kun je governance toepassen zonder dat het direct de gebruikerservaring verstoort. Voorbeeld(2);
Stel welk type Teams er zijn; Project, Afdeling, Groep, Algemeen, … En leg vast hoe deze eruit zien, waaruit de standaard opties bestaan en men ermee dient te werken. Dit verwerk je in een Teams Template. Door vervolgens de Templates aan te bieden wanneer men een nieuwe Teams wil aanmaken, krijgt men een consistente look & feel van het type Teams, welke een bepaald werkproces natuurlijk motiveert.
Door gebruik te maken van de slimme inzet van opties van Teams, maar ook bijvoorbeeld Power Automate en Usage Reports (zie voorbeeld 1) hoeven we geen ingewikkelde en tijdrovende goedkeurings werkstromen in te bouwen of dwingende maatregelen in te richten waardoor functionaliteit beperkt wordt. De medewerker is goed in zijn/haar werk en kan daar uitstekend zelf beslissingen in nemen. Door laagdrempelig templates aan te bieden ontlasten we de medewerker om zelf alles te regelen/bedenken.
Het belang van governance bij het beheersen van beveiligingsrisico’s in Teams
Doordat Teams een platform is om te delen en samen te werken kan dit ook een platform zijn waarop razendsnel en onbedoeld data de organisatie uit kan lekken. Ook kan er binnen de organisatie informatie gedeeld worden buiten bepaalde beveiligingskringen. Zonder governance op de data kan de organisatie niet goed vertellen waar de data exact is en wie daar toegang toe heeft.
Gelukkig is het ook hier weer mogelijk om laagdrempelig governance op toe te passen, doordat Microsoft 365 meerdere opties heeft tot geautomatiseerd beveiligen. Bijvoorbeeld via Information Protection, waarbij o.a. ingesteld kan worden dat bepaalde type data nooit extern gedeeld kan worden. Of via life cycle management van Teams. Zo worden Teams eigenaren regulier gevraagd aan te geven of de Teams actief dient te blijven. Op deze manier wordt de Teams omgeving schoon gehouden en maken we echt gebruik van archivering.
Ook verstoort dit het werk niet. Information Protection kan data automatisch labelen (M365 E5) of in combinatie met een Teams Template (zie voorbeeld 2) kan het gebruikt worden om data in een Teams te voorzien van labels. Zo hoeft de gebruiker er niet over na te denken en behoeden we onze mensen voor onvoorziene beveiliging risico’s.
Wat als ik governance niet inricht voor Microsoft Teams?
Die optie is er altijd. Wij zijn er alleen van overtuigd dat het wel een goed idee is om grip op Teams te krijgen. Het risico dat Teams een nieuwe vorm van de netwerkschijf wordt met overal (dubbele) data is enorm. En doordat Teams meer informatie bevat en we steeds sneller meer data creëren, zal Teams heel snel vergroeien tot het platform waar we uiteindelijk niks meer op kunnen vinden. Afgezien natuurlijk van mijn eigen vertrouwde mapje waar ik alles ingooi.
Dat hoeft geen probleem te zijn, maar wel als we kijken naar de kosten van het platform. Het feit dat men er op moet samenwerken vanwege de chat/call/video mogelijkheden (confrontatie) dat een bedrijf sneller data tot kennis kan omzetten, ook een succesvol bedrijf is. Dan kunnen we dus concluderen dat het scenario “niks doen” geen overweging is en duidelijk is waarom governance belangrijk is in Microsoft Teams.
Wat kun je nu zelf al doen?
Begin met het vaststellen van doelen. Waar heb ik nu daadwerkelijk grip op nodig? Zoals we hebben gezien is een wildgroei aan Teams kanalen meestal een eerste. Probeer nu te verwoorden wat je er tegen wilt doen en wat het oplevert. Dit is de informatie die voor de input zorgt wat de vervolgstap is. Richt het proces zo in dat eigenaren regulier gevraagd wordt of Teams gearchiveerd dienen te worden. Zet deze op 3 -6 maanden, zodat de vraag niet te vaak komt. Zo houd je je Teams omgeving relevant en actueel.
Wat ik zou aanraden is om een nul meeting te doen om direct inzicht te geven in het gebruik en deze te toetsen aan het bestaande IT beleid. Wij doen dit voor vele organisaties en kunnen je daarbij helpen. Daarnaast kunnen wij de doelen formuleren en omzetten naar de inrichtingen binnen het Teams platform.
Wil jij zien hoe gezond jouw Teams omgeving is en wat je moet gaan verbeteren? Klik dan op de onderstaande knop.
Meer weten over waarom governance belangrijk is in Microsoft Teams?
Vond je onze ‘Waarom governance cruciaal is in Microsoft Teams’ blog interessant en wil je meer weten? Klik dan hier en bekijk onze pagina over governance in Teams of lees de vorige blog ‘Voordelen voor het gebruik van governance in Teams‘.
Door onderaan de pagina het formulier in te vullen kun je contact opnemen met XTRM development. Wil je direct op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen rondom governance? Volg ons dan op LinkedIn en zet de melding aan of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
Anderen bekeken ook:
Effectief gebruik van Teams met Templates & Policies
Grip krijgen op je Microsoft Teams omgeving is een veel gestelde vraag. Met Teams starten is makkelijk, maar hoe kan grip krijgen op wildgroei en welke mogelijkheden heb ik om mijn medewerkers te helpen met adoptie? Of om een bepaalde “way of working” mee te geven....
Hoe verwijder ik een organisatie uit Microsoft Teams?
Organisaties werken steeds vaker samen via Microsoft Teams. Het uitnodigen van externen is dan ook iets waar organisaties uitgebreid gebruik van maken. Voor jou als externe medewerker kan dit echter nadelige gevolgen hebben bij het schakelen tussen organisaties. In...
Creëer awareness voor Teams governance in je organisatie
Beveiliging is steeds belangrijker voor elk bedrijf in de steeds meer digitaliserende samenleving. De behoefte naar een veilige werkomgeving is alsmaar groeiende. Doordat data in het algemeen en specifieke data, zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens, steeds...